Мы стали использовать «Битрикс24» как «Планировщик», которого нам долго не хватало: быстро и просто делать заявки клиентов на обслуживание или установку систем мониторинга задачами в рабочих группах. Особенно важно нам было фиксировать сложные или «растянутые во времени» кейсы. Мы начали ставить себе напоминания, подключать нужных сотрудников, а по выполнению отмечать — закрыли мы эту задачу в срок или задержались. Конечно, мы стали анализировать причины задержек, чтобы понимать, как избежать их.

Руководитель, который отвечает за продажи, заносит в систему всю информацию о заказчиках — не только контакты и суммы оплат, но и важные моменты из переписки. Также он оставляет в карточке каждого клиента, соответствующие комментарии для своих сотрудников, которые видят их в «живой ленте». Бухгалтера же берут из CRM информацию о суммах сделок, реквизитах новых клиентов, счетах. Я, в свою очередь, вижу, как идет каждая сделка и весь процесс работы с клиентами. Всем удобно.

Что сказать о результатах? Если кто-то из руководителей в командировке, вживую при временных «разрывах» в 9 часов общаться неудобно, по электронной почте — тоже. А через «Битрикс24» общение у нас идет в комфортном режиме — каждый в удобное для себя время заходит в задачу и оставляет в комментариях всю информацию. И она сразу видна в «живой» ленте. Или по лиду. Еще очень удобно то, что все важное всегда остается в истории работы по конкретному клиенту.

Наша работа сразу стала четкой, понятной и прозрачной. Менеджеры видят, у кого из исполнителей что в работе, когда им нужно сдать тот или иной этап или закрыть весь проект. Я же могу оперативно оценить сделанное, дать обратную связь по небольшим этапам и проконтролировать общий результат. Причем, даже у самой небольшой задачи или подзадачи есть ответственный – композитор, дизайнер и так далее, к каждой прикреплен весь материал, выставлены сроки. Это очень облегчает медиапроизводство, в особенности серий аудио- и видеороликов для крупных заказчиков, сокращает затраты наших сил, времени и средств на них.

Раньше мне, как директору, было сложно понять, кому было отправлено коммерческое предложение, с кем из заказчиков уже проведена встреча, а с кем только запланирована… Как выглядят расчёты для этого клиента и почему они именно такие. Все осложнялось тем, что за встречи и расчёты у нас отвечают разные сотрудники. Поэтому свести всё воедино было невозможно, для этого нужна была масса сил и времени, которых у меня не было. Теперь же мне достаточного одного взгляда в систему, и все процессы, расчёты и договоренности у меня перед глазами.

Сейчас мы используем «Битрикс24», который собирает все рабочие инструменты в едином информационном «облаке». Нам не приходится бороться с инфраструктурными проблемами разных сервисов, чтобы вести нормальное рабочее общение. Это особенно касается удалённых сотрудников – специализированных программистов и дизайнеров из других городов, с которыми было сложнее всего взаимодействовать.

Мы отслеживаем как результаты работы каждого менеджера, анализируя воронку продаж, так и продуктивность технических специалистов с помощью отчетов по задачам. Наладить все это невозможно без правильной автоматизации привычных для компании бизнес-процессов. «Битрикс24» как раз и позволил нам изначально правильно их выстроить.

Один из крупнейших российских вузов, Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого (СПбПУ), в 2010 получивший статус национального исследовательского учреждения, вооружился мощным инструментом для успешной командной работы — корпоративным порталом на «1С-Битрикс24».