Интранет-ресурс помог сотрудникам научной части, а также специалистам образовательных институтов, входящих в состав вуза и тем, кто работает в международных и инфраструктурных службах университета, снять общую проблему, связанную с обменом информацией между подразделениями, начать быстро и просто ориентироваться в сложной структуре СПбПУ, его многочисленных документах, требованиях к тем, кто ведет научную работу, в важных событиях, решениях, информационных потоках и регламентах.

— Андрей, что заставило сотрудников университета использовать корпоративный портал «Битрикс24»?

— Когда в университете больше тысячи активных подразделений, каждый месяц открываются новые или закрываются потерявшие актуальность, на первый план, как и в бизнесе, выходит информационная и организующая роль общего рабочего пространства. Поэтому главная цель внедрения «Битрикс24» - помочь нескольким тысячам специалистов вуза мгновенно сориентироваться и найти подразделения и людей, которые смогут ответить на их вопросы, «двинуть вперед» их задачи и скоординируют работу по определенному направлению или проекту.

В большом учебном заведении у каждого подразделения или специалиста свои потребности. И даже у соседей по кабинету они могут в корне отличаться. Поэтому в вузе должно быть единое информационное поле, в котором все они сразу видны. Мы учли это при проектировании структуры портала и пользовательского интерфейса, при создании основных инструментов и сервисов. Правда, пришлось кастомизировать шаблон продукта.

Еще одна проблема, которая подтолкнула сотрудников университета к работе с корпоративным порталом — невозможность с ходу разобраться во внутренней документации. В требованиях к документам, необходимым для запуска работ по научному проекту и т.д.

И, наконец, СПбПУ хотелось привести в порядок сайты многочисленных научных подразделений – сделать так, чтобы сотрудники регулярно наполняли их уникальным контентом, но по единому образцу.

— Как удалось решить эти вопросы?

— Информационную проблему в СПбПУ помогли решить обновленный шаблон портала, его структура и синхронизация ресурса с кадровой системой. Так, в существовавших до этого бумажных справочниках была информация не более чем о 20% сотрудников университета и не о всех его подразделениях. После выхода из печати данные теряли актуальность с каждым месяцем. Теперь любого специалиста, занятого научной, учебной, преподавательской или другой работой можно найти мгновенно, увидеть, кому он подчиняется, в какой структуре работает. Как и расширенную информацию о подразделениях, их регламентах, требованиях, инструкциях и шаблонах документов.



Привести в порядок веб-ресурсы более 100 разных подразделений университета удалось за счет входящего в лицензию бесконечного количества сайтов и использования «Универсальных списков рабочих групп». С помощью групп, созданных для наполнения конкретных сайтов, сотрудники, отвечающие за эту работу, могут добавлять и редактировать контент в любой момент. Без доступа к «админке», которой многие из них, по понятным причинам, боятся. И без прохождения онлайн-курсов по контент-менеджменту. Еще один плюс этого решения — более простое и привычное (как в социальных сетях) включение новых людей в работу над содержимым нужного сайта. Человека достаточно пригласить в рабочую группу, посвященную соответствующему ресурсу. А вот администратора, который давал бы доступ к «Инфоблокам», где хранится информация, которую нужно менять или редактировать, дергать уже не нужно.



Документооборот в вузе очень большой, бизнес-процессов много и их автоматизация — процесс последовательный. Многое удалось сделать в этом направлении — например, упростить оформление командировок. Сейчас мы «обкатываем» подачу руководителями ведомостей на выплату зарплат сотрудникам с лицевых счетов университета. Автоматизированный процесс должен сильно сократить трудозатраты на составление этих отчетов, их распечатку, подпись и сдачу в бухгалтерию. Если привести цифры — 100 руководителей и 1 000 лицевых счетов — объем сокращения затрат на их подготовку, прием и обработку бухгалтерией становится более осязаемым.

— Вам пришлось столкнуться с «сопротивлением персонала внедрению» — как в бизнесе?

— Да. Одна из самых актуальных проблем при внедрении корпоративного портала — вовлечение сотрудников в работу с незнакомым ресурсом. Понимая, что заставить людей не получится, мы, вместе с руководством университета, решили создать удобные сервисы, которые нужны в ежедневной работе каждого сотрудника научной части. И которым нет альтернативы в других имеющихся в университете веб-ресурсах и системах! Например, сервис записи на прием к проректору по научной работе — с календарем, где видны уже занятые часы и дни, командировки и иные причины отсутствия коллег. И, знаете, у нас получилось привлечь внимание людей и показать им, что портал, действительно, помогает работать.



— Какие глобальные результаты университету дало устранение слабых мест?

— Пока сложно говорить о численных показателях, так как портал еще в начале пути. Но уже сейчас понятна польза общего внутреннего ресурса. Упорядочилось взаимодействие научных и образовательных подразделений университета, сотрудники каждого из них стали более информированными. Рутина, которая «съедала» массу времени, отступила. Работая в «Битрикс24», люди увидели, как технологии могут облегчить работу, упростить контроль над ее качеством и повысить личную продуктивность.



— Как СПбПУ планирует развивать проект?

— Сейчас мы интегрируем портал со сторонними системами (кадрового учета, учета студентов и т.п.), чтобы информация о вновь открывающихся или закрывающихся подразделениях обновлялась автоматически. И чтобы также автоматически на портале создавались и обновлялись профили сотрудников. Кроме того, мы хотим, чтобы у всех пользователей необходимые рабочие инструменты были «под рукой», а не в разных системах. То есть, наша главная цель в том, чтобы взаимодействие разных людей на разных участках работы проходило как можно проще.

Параллельно мы внедряем CRM и автоматизируем обработку лидов, контактов и сделок, для Объединенного научно-технологического института в составе СПбПУ. У них такая же потребность в CRM, как и у любой бизнес-организации: приходят заявки на проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, обработку которых нужно контролировать. Причем, как до заключения договора (запускать задачи на проверку и оценку присланных заданий, отслеживая сроки, исполнительность и загрузку), так и после — чтобы контролировать производство. Также им нужно измерять конверсию в разных «разрезах» — по типу работ, по менеджерам и другим параметрам. Дальше мы планируем внедрить CRM в проектном подразделении, потому что у них иные этапы обработки заявок и другие бизнес-процессы. И им тоже нужно автоматизировать работу, чтобы можно было экономить время и силы на рутине, повышая общую эффективность процесса.

— Ваш совет крупным российским вузам?

— Проблемы большого научно-образовательного заведения мало отличаются от проблем крупных бизнес-организаций: и там, и здесь много разнородных внутренних веб-ресурсов и систем, которые не связаны между собой. Нет удобного единого пространства, где можно получить информацию по рабочим вопросам и понять, кто из коллег может помочь тебе их решить, а кому можешь помочь ты. Единый доступ ко всем рабочим контактам, сервисам и инструментам, который дает «Битрикс24» — это отличный выход и для бизнеса, и для науки, и для образования.



Отдельно я бы отметил неограниченные возможности интеграции портала с внешними сервисами, которых нет в других продуктах на российском рынке. И это тем важнее, чем больше вуз. Поэтому мой совет — переходите на «Битрикс24» и делайте свою работу лучше, приятнее и эффективнее.