ООО «Практик-групп»

«Практик»: как автоматизировать три направления продаж в строительной компании?

1. Краткая информация о клиенте:
Клиент: Интернет-магазин «Практик»
Город: Архангельск
Направление деятельности: оптовая продажа строительных материалов (B2B)
Web: https://practic29.ru/about/
Тариф Битрикс24: Профессиональный
Количество сотрудников: 20-50
Компания уже 20 лет на рынке. Интернет-магазин «Практик» —  крупнейший поставщик строительных материалов для крупных сетей и розничных магазинов по всей Архангельской области.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент.
Руководство компании обратилось к нам с запросом улучшить работу с клиентами. Несколько лет назад уже была попытка внедрить Битрикс24, но она не увенчался успехом. Работа с номенклатурой ведётся в 1С: Управление торговлей. В компании развивают 3 направления продаж: опт, розница и отдельное направление —  реализация роллетов, ворот и автоматики. Также есть отдел по работе с входящими запросами. Работу всех этих отделов необходимо было систематизировать.
Вся информация фиксировалась в Excel-таблицах, а заявки на склад или в закупки передавались либо через электронную почту, либо устно. Часто между менеджерами и отделами нарушалась коммуникация, не хватало системности и аналитики.
Всё это приводило к потере информации, особенно в «жаркий сезон»: отдел закупок порой долго реагировал из-за загруженности, или, например, заказ мог застопориться, и склад просто не отгружал товары, а обратной связи по этой проблеме не поступало. Обеспечение, остатки на складе, контроль ассортимента и работа с поставщиками — всё это требовало ручного регулирования и вмешательства руководителей.
Поэтому система управления продажами на базе Битрикс24 стал тем  необходимым инструментом, которого так не хватало бизнесу: его очевидным преимуществом была интеграция с 1С и расширенный функционал по постановке и контролю задач.
Первоначальный список необходимого функционала:

• Выстроить процесс управления задачами
• Автоматизировать постановку задач и контроль сроков их выполнения
• Сохранить историю взаимодействия с клиентами, исключить «мёртвые души».Создать единый портал для коммуникации и обмена данными, чтобы сократить потерю информации.

Руководству хотелось лучше контролировать продажи, прозрачно видеть все процессы, не  упускать важную информацию от клиентов. Битрикс24 — российский надёжный продукт, который имеет полный набор инструментов для решения этих задач. Звонок менеджера INVO Group и рассказ о продукте  укрепил в глазах генерального директора преимущество именно этой CRM, поэтому  сразу же была назначена встреча, а затем старт проекта.
Состав рабочей группы со стороны заказчика:
Соучредитель и коммерческий директор (он же руководитель отдела продаж) предоставляли всю информацию по процессам и вносили корректировки в случае необходимости. Генеральный директор периодически подключался на встречи, чтобы быть в курсе, как проходит внедрение.
Коммерческий директор принимал готовые работы и сопровождал тестирование на реальных данных.
С какими сложностями столкнулись на этапе внедрения:
1. Саботаж. При внедрении новой системы было заметно небольшое сопротивление сотрудников при обучении работе в новой программе. Благодаря решительности и настойчивости руководства и индивидуальной программе обучения, разработанной бизнес-аналитиком INVO Group, уже на тестовой неделе сотрудники постепенно и безопасно начали осваивать систему и привыкать к изменениям.
2. Ограничение интеграции с 1С. К сожалению, не удалось полностью реализовать запрос клиента по полноценному обмену данными в режиме реального времени именно стандартными методами, Требовалась отдельная разработка под индивидуальные бизнес-процессы. Оценив стоимость и сложность интеграции, остановились на настройке минимальной синхронизации, чтобы для начала привыкнуть к работе в CRM Битрикс24, а в будущем уже реализовать сложный обмен данными и документацией с 1С.
Что было сделано во время реализации проекта:
Любой проект мы начинаем с MVP (минимально жизнеспособный продукт), задача которого быстро внедрить самые необходимые инструменты Битрикс24, чтобы получать пользовательский опыт и на его основе планировать следующие доработки системы.
Такой подход позволяет сделать стартовое внедрение относительно быстро и недорого.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.
В рамках MVP было принято решение реализовать следующий функционал:
Стандартные модули Битрикс24:
1. CRM: 
1.1 Настроена воронка продаж.
Воронка разделяет процесс продаж на четкие этапы с задачами: менеджеры понимают, какой результат должны получить и в какие сроки. 
При этом те же процессы становятся прозрачными для руководителей отделов и топ-менеджеров. Если с какой-то сделкой возникла проблема, то руководство незамедлительно на нее отреагирует.
2. Задачи (группы/проекты):
2.2 Настроена группа «Отдел продаж».
2.3 Настроена группа «Розница».
2.4 Настроена группа «Опт».
2.5 Настроена группа «Закупки».
2.6 Настроена группа «Бухгалтерия».
Это позволяет хранить все задачи конкретного отдела в одном месте. То есть сотрудники подразделения могут их видеть и этими задачами управлять.
3. Контакт-центр:
3.1 Подключена телефония «Билайн», которая позволяет принимать и совершать звонки прямо в Битрикс24, записывать разговоры и прослушивать записи.
3.2 Подключён WhatsApp*, что позволяют принимать и отправлять сообщения прямо в Битрикс24, а также сохранять историю переписки в чате с клиентом.
4. Аналитика:
4.1 Настроены базовые отчеты Битрикс24, которые позволяют просматривать объем сделок по компаниям и менеджерам, конверсию, просроченные сделки и причины провала.
5. Маркет-плейс:
5.1 Подключено приложение ChatApp, которое позволяет отправлять и принимать сообщения из WhatsApp*, а также создавать групповые диалоги с клиентами в Битрикс24.
5.2 Установлено приложение для телефонии «Билайн».
5.3 Подключено приложение «Расширенный отчет по задачам», которое позволяет контролировать сроки и организовать работу сотрудников в задачах и проектах.
6. Интеграция с 1С:
6.1 Проведена интеграция с 1С, запланированы дальнейшее расширение интеграции.
7. Облачное хранение данных:
7.1 Настроено единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.
8. Чат и видеозвонки:
8.1 Чат позволяет сотрудникам вести рабочую переписку только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
8.2 Видеозвонки позволяют сотрудникам оперативно выходить на связь через портал Битрикс24. 

4. Работа с решением со стороны клиента. Достигнутые результаты
Систематизирована работа отделов продаж по трём направлениям. Теперь ни один клиент не будет потерян и есть возможность контролировать сделки.
Повысилась прозрачность процессов, руководство видит работу каждого отдела и может повлиять на улучшение результатов. 
Автоматизированы задачи, их постановка, напоминания и контроль выполнения.
Коммуникация сотрудников внутри и между отделами ведётся на едином портале.

5. Преимущества от внедрения.
В итоге, получилось быстро реализовали универсальное решение (MVP), которое сразу можно начать использовать. INVO Group по авторской технологии поэтапно выполнило внедрение CRM Битрикс24 и провело обучение. Всё было сделано в короткие сроки и с учетом важного требования со стороны клиента не усложнять работу менеджерам.
Сложная интеграция 1С и Битрикс24 потребует дополнительной разработки. Поэтому было принято решение синхронизировать важнейшие функции по работе  с контрагентами и заказами, где подтягивается номенклатура и номер заказа, а документацию вести в 1С. Уже на следующих этапах внедрения комплексной системы управления на базе Битрикс24 клиент планирует расширить интеграцию. 

6. Отзыв заказчика о проделанной работе.
Оценка сотрудничества с INVO Group по 10-балльной шкале: 10
Что клиенту больше всего понравилось в нашей работе:

• подход к внедрению;
• точность и организованность.

«Понравилось ваша мобильность и то, что вы всегда чётко соблюдаете договорённости с точки зрения сроков, изменения согласовываются. Нормальная профессиональная работа», — отметил  коммерческий директор OOO «Практик групп».
Что клиент рекомендует нам улучшить?
В рамках одного проекта очень сложно советовать что-то улучшить. Все, что мы задумали, мы осуществили.