Агентство развития бизнеса - внедрение корпоративного портала 1С-Битрикс24

Краткая информация о клиенте

Ресурс: Коробочная версия Битрикс24

Город / филиалы: Красноярск

Сфера деятельности: государственная организация

Число сотрудников: 150-200

Какие задачи были у клиента

Основные проблемы в организации заказчика:

1.     Не было единой платформы для обработка заявок от граждан

2.     Не было корректной отчетности и аналитики

3.     Не было контроля за коммуникациями с гражданами в мессенджерах и социальных сетях

4.     Потеря заявок, звонков, договоренностей

Критерии, которые сыграли ключевую роль при выборе в пользу Битрикс24:

1.     Возможность интеграции со всеми модулями и сервисами

2.     Возможность максимально автоматизировать рутинные процессы для сотрудников

3.     Возможность быстро внедрить необходимые бизнес-процессы по согласованию и утверждению заявок, документов

3.     Возможность получать быструю аналитику в организации

Почему клиент выбрал именно нашу компанию: сарафанное радио, клиент пришел по рекомендации

Процесс внедрения, особенности проекта

Клиент заказал следующий набор услуг:

1. Аудит бизнес-процессов, сбор требований и разработка Технического задания
2. Внедрение Битрикс24 для всей организации и отделов
3. Интеграция офисной АТС
4. Интеграция с сайтом на базе 1с-битрикс + личный кабинет пользователя на сайте
5. Интеграции: с 1С, со СПАРК, с соц сетями, с мессенджерами
6. Разработка и внедрение бизнес-процессов и документооборота
7. Настройка автоматизации (роботы, триггеры)
8. Проведение учебного курса «Пользователь Битрикс24» для всех отделов

 Основным и самым продолжительным этапом был первый: Аудит бизнес-процессов, сбор требований и разработка Технического задания. Наша организация провела порядка 15 встреч с сотрудниками организации, со всеми отделами. Зафиксировали все требования к Порталу, описали бизнес-процессы и разработали Техническое задание на внедрение на 110 страниц. 

После согласования всех бизнес-процессов и документа мы взялись за базовую настройку Портала. Основной задачей здесь была четкая регламентация всех касаний сотрудников по этапам ведения заявок от граждан. Проведя интеграцию со всеми системами организации заказчика: сайт и личный кабинет сайта, АТС телефония, онлайн-чат, соц сети, мессенджеры - все заявки начали появляться автоматически на Портале, ответственные назначались автоматически, ставились автозадачи и напоминания. Плюс, сделав интеграцию с сервисом СПАРК, ушла необходимость ручной проверки контрагентов - в Карточку заявки автоматически подгружается необходимая информация для первичного анализа контрагентов и граждан, которые обращаются в организацию.

Следующим и довольно сложным по реализации был этап внедрения разработанных ранее бизнес-процессов. В связи с их объемом (22 бизнес-процесса) отшлифовка их на практике оказалось технически сложным моментом, приходилось работать вне рабочего времени, т.к. поток заявок в рабочее время не позволял отвлекать сотрудников для прогона процессов и их отладку. Но в связи с тем, что мы были в одной лодке в течении пару недель процессы были внедрены и сейчас пользуются успехом у всех сотрудников организации.

Были ли сложности с вовлечением в работу с Битрикс24: сложности были, все-таки это государственная организация с уже внедренными регламентами и хорошо обученными сотрудниками. Оптимизация процессов обработки и ведения заявок пришелся по душе всем сотрудникам, но обучаться новой системе было не просто. Мы провели помимо онлайн обучения - внутренние обучения на местах, это позволило быстрее вникнуть в проблематику и адаптироваться к системе и новым знаниям.

Преимущества от внедрения

Система. Появился системный подход ко всем основным процессам организации. Сотрудники теперь не открывают несколько десятков окон - а открывают только одно - БИТРИКС24. 

Скорость ответа на заявку - увеличилась втрое!

Обработка и ведение заявки по воронке, также, ускорилась в разы!

С документами также порядок. А что может лучше системного порядка в государственной организации? :)