Внедрение корпоративного портала в ГБУ МФЦ г. Москвы

ГБУ МФЦ города Москвы — многофункциональные центры, в которых ежедневно получают услуги 12 млн граждан. Основная задача организации — упростить горожанам доступ к государственным или муниципальным сервисам.

У ГБУ МФЦ 20 отделений в 11 округах, более 10000 сотрудников в штате. Чтобы персонал работал слаженно, руководство центров решило запустить внутреннюю соцсеть и развить корпоративный портал.

Рассказываем, как «Битрикс24» помог офисам «Мои Документы» оптимизировать бизнес-процессы и еще быстрее решать задачи жителей Москвы.

О заказчике

Государственное бюджетное учреждение «Многофункциональные центры предоставления государственных услуг города Москвы» (ГБУ МФЦ города Москвы) «Мои Документы». Это посредник между физическими и юридическими лицами и органами власти.

Центры помогают:

• упростить доступ к государственным и муниципальным услугам
• сократить количество документов и путь горожанина от заявления до результата
• информировать граждан: что и в каком порядке органы власти могут предоставить
• ускорить процессы: предоставлять услуги быстрее, чем если бы москвич обратился напрямую в ведомство

О ситуации

У МФЦ не было единого пространства, в котором сотрудники могли бы общаться и решать текущие вопросы.

Отсутствовала база знаний для консультаций жителей. Информация для ответов на запросы хранилась разрозненно: у некоторых сотрудников в Excel-таблицах, у других — в файлах Word. Кто-то предпочитал хранить их в виде распечаток.

Еще одна нерешенная задача — работа с персоналом:

• не хватало инструмента для автоматизации HR-процессов — чтобы разгрузить специалистов отдела кадров
• отсутствовала система мотивации для персонала — чтобы справиться с высокой текучкой

Руководство МФЦ решило это исправить: создать единое информационное пространство, чтобы оптимизировать работу сотрудников.

Задачи

Разработчикам предстояло:

• создать и внедрить доступный для всех работников корпоративный портал с прозрачной организационной структурой, телефонным справочником, новостной лентой
• реализовать раздел «Мои добрые дела», где сотрудники могут делиться позитивными историями из жизни центров госуслуг
• внедрить единую базу знаний для консультации граждан и подключить к ней 10 000 работников
• разработать «Карьерную траекторию» сотрудника, учесть в ней KPI для 20 территориальных отделений центров госуслуг

При этом портал должен был соответствовать брендбуку организации.

Выбор платформы

Для создания интранета ГБУ МФЦ разработчики использовали решение «1С-Битрикс24:Энтерпрайз».

Критерии выбора:

• объемный функционал, который закрывает все задачи компании
• оптимальная стоимость
• высокая скорость работы системы
• надежный уровень безопасности
• гибкая платформа для адаптации разработанного решения
• удобный интерфейс для управления контентом

«1С-Битрикс24:Энтерпрайз» полностью соответствует этим требованиям.

Ход работ

Проект стартовал в 2016 году. Им занялась команда ООО «Хоппер ИТ».

Работа проходила в несколько этапов. На первом разработчики закупили лицензии и внедрили корпоративный портал.

Ключевые модули:

• коммуникация
• хранение информации
• администрирование
• настройка профиля
• мобильная версия

А также «Чат и видео», «Сервисы», «Списки».

На финальном этапе разработали и внедрили дополнительные решения:

• изменили главную страницу портала
• завели раздел «Мои добрые дела»
• разработали «Базу знаний» и «Вакансии»
• кастомизировали «Контакты» и «Оргструктуру»
  
  

Решения

Агрегирует новости компании:

• ключевые события
• важные объявления
• информация, приуроченная к знаковым датам

Сотрудники могут комментировать новости, ставить лайки. В верхней части страницы представлен блог директора — обращение к коллегам от первого лица. На главной также отображается лента событий. На экране есть виджет для входа в личный кабинет, календарь мероприятий, список новых сотрудников и уведомления о днях рождениях коллег.

Это рейтинг отделений, сотрудники которых совершили добрых дел больше, чем коллеги из других МФЦ. О своих достижениях работники рассказывают в свободной форме. Остальные сотрудники голосуют за истории, которые понравились им больше других. Самые популярные выходят в финал. В этом разделе публикуются брошюры с материалами, которые помогают повышать качество обслуживания в центрах.

Содержит информацию об услугах, которые москвичи получают в МФЦ. На странице представлены разделы с названиями органов исполнительной власти. Статьи группируются по услугам.

Это телефонный справочник, в котором указаны:

• ФИО
• телефон
• адрес электронной почты
• подразделение
• отдел
• должность

Нужного сотрудника можно найти в поисковой строке или отсортировать по фильтрам.

Оргструктура стала прозрачной — специальное меню с блоками и отделами помогает сориентироваться в списке коллег и понять, кто за что отвечает.

В этом разделе есть структура филиалов — видно, кто из коллег в каком округе работает.

Результаты

Разработчики «Хоппер ИТ» создали для московских центров госуслуг удобный корпоративный портал.

• С его помощью сотрудники 20 отделений в одиннадцати округах работают сообща: обсуждают дела и личные достижения. Решение помогло им стать ближе друг к другу
• Корпоративный портал позволяет собирать обратную связь, которая помогает улучшать работу центров, и оптимизирует бизнес-процессы
• Общение с горожанами, которые обращаются за услугами, теперь проходит более гладко — благодаря «Базе знаний», в которой уже свыше 200 статей