CRM для работы с тендерными заказами в компании Энектис

О компании

Акционерное Общество Энектис — российская компания, оказывающая содействие в проведении масштабных технологических преобразований, усовершенствовании и модернизации существующих производств и новых мощностей с 2016 года. Компания является официальным представителем российских и зарубежных производителей промышленного оборудования, поставляет товары для предприятий нефтяной, химической и других отраслей промышленности.

Территориально офис расположен в Москве. Основной штат сотрудников - 13 человек.  Для работы выбрали коробочную версию Битрикс24.

Необходимость внедрения и задачи клиента

Клиент обратился в ПУСК для решения проблемы правообладания порталом. Мы помогли восстановить доступы к ранее приобретенной коробке и приступили к реализации задач.

Энектис требовалось наладить учет всех тендерных заявок на закупку оборудования, которые берутся в работу. Если заявка по тендеру выигрывается, то создается контракт с клиентом. По контрактам может вестись несколько сделок с поставщиками (изготовителями продукции) и транспортными компаниями, которые доставляют готовую продукцию до клиента.

Необходимо было реализовать реестр счетов и платежей внутри портала: менеджеры формируют реестр счетов, далее автоматически должна создаться запись в реестре платежей с той же суммой с добавлением возможности частичной оплаты. После получения резолюции директора на определённую сумму платёж выполняет бухгалтер, а остаток платежа по счету переходит на следующий день и так далее, пока вся сумма по счету не будет отплачена.

Заказчик проекта также планировал получить механизм проверки поставщиков внутри Битрикс24.

Выявить ключевые моменты, специфику внутри компании и подготовить подробную схему реализации помог предпроектный анализ, который провел аналитик компании ПУСК. Заказчик сделал правильное решение и начал работы с написания технического задания, а не c поспешного внедрения системы.

В результате предварительных работ сформирован следующий блок задач:

1.       Общая настройка портала (меню, пользователи, права)

2.       Настройка воронок CRM и карточек сущностей

3.       Создание универсальных списков для работы

4.       Комплексная программа обучения сотрудников

Ключевая задача -  настройка блока CRM Битрикс24 для ведения детальности по учету заявок на тендер, контрактов, сделок с поставщиками и транспортными компаниями.

Процесс внедрения и особенности проекта

Настройку портала начали со структуры компании. Завели пользователей в созданные отделы.

Доработали меню Битрикс24 для быстрого перехода к основным рабочим инструментам пользователями портала.

Чтобы обеспечить безопасную работу с данными CRM  – настроили доступы для сотрудников.

Управлять ролью может администратор портала.

На Лидах в CRM наша команда реализовала воронку для работы с тендерными заявками. Данный модуль вынесен в основное меню.

В Сделках создано 3 направления:

1. Контракт
2. Сделки с поставщиками
3. Сделки с ТК (транспортными компаниями)

Для каждого направления создана своя воронка продаж. Самым коротким по количеству стадий получилось направление Сделки с ТК.

Из автоматизации на Сделках с поставщиками настроили автопостановку задачи менеджеру, чтобы он не забыл связаться с заказчиком и подтвердить готовность продукции.

На следующем этапе настроили карточку Контакта. Оптимизация полей сущности делает удобным фиксацию и использование данных, что ведет к существенной экономии времени менеджеров при работе с клиентом.

Провели настройку обязательных полей в карточке Сделки, чтобы ответственный менеджер не забыл внести важные данные.

Следующий блок работ включал настройку списков. В Энектис сотрудники работают с большим объемом данных:

1. Номенклатура товаров
2. Поставщики
3. Спецификации
4. Контракты
5. Реестр счетов
6. Реестр платежей

Всю номенклатуру занесли в соответствующий раздел списком:

Перечень поставщиков аналогично сделали на списках. Менеджер теперь видит список нужных поставщиков и выбирает подходящего по условиям его работы:

В Сделках мы решили уйти от стандартного списка товаров, т.к. имелся ряд требований, которые нельзя было реализовать стандартными инструментами:

• каждая позиция спецификации (товара) должна иметь следующие поля: цена покупки, наценка, цена продажи;
• менеджеры могут видеть только те спецификации, которые заводили сами;
• по одной позиции спецификации необходимо хранить несколько поставщиков со своими ценами.

Проблему с ограниченным просмотром менеджерами только своих спецификаций решили с помощью настройки прав доступа к спискам.

Реестр счетов и платежей реализовали так же на списках с привязкой к конкретной заявке или контракту.

Реестр счетов требуется в первую очередь для бухгалтера.  Плательщиком могут быть 2 компании, входящие в Энектис. Возможна частичная оплата, в интерактивном режиме можно видеть, какая сумма оплачена и сколько осталось доплатить по счету. Данная информация доступна и менеджерам непосредственно из карточки Сделки, для отслеживания ситуации по оплатам.

Реестр платежей требуется для руководства.

Работа с решением и преимущества внедрения

По окончанию настроек наша команда внедрения провела серию выездных обучений для сотрудников Энектис. По итогам сделали тестирование для пользователей портала на знание настроенной системы. Тест включал в себя 10 вопросов с учетом специфики работы на портале. Аттестация сотрудников помогла закрепить полученные знания и повысить эффективность использования сделанных настроек и доработок системы.

Заказчик проекта остался доволен результатами проделанной нами работы.

Теперь менеджеры грамотно распределяют свое время и результативнее ведут клиентов в каждом направлении. До CRM учет велся в файлах excel, сейчас в Битрикс24. Работа с контрагентом в Энектис начинается с Заявки на тендер – Лида. После успешной проработки конвертируется в Контракты - Сделки. В сделке может быть несколько товаров, которые берутся у разных поставщиков и доставляются рядом транспортных компаний. Со всем этим менеджеру помогают работать настроенные списки. Из сделок организован быстрый переход к спецификации и разделу счетов, что существенно отражается на актуальности используемых в работе сведений и скорости получения информации.

У вас похожие задачи? Требуется оптимизация текущей работы? Обращайтесь по контактам компании, наши менеджеры подберут оптимальное решение i-pusk.ru