Диагностика

О КОМПАНИИ

Компания ООО «Диагностика» входит в группу компаний «Диагностика», которая была основана в 1994 году. Основными видами деятельности компании являются работы по обязательной и добровольной оценке (подтверждению) соответствия требованиям, установленным в технических регламентах, национальных стандартах, документах в области стандартизации, оценка безопасности рабочих мест, проведение испытаний, измерений, исследований оборудования и материалов. Штат компании насчитывает 98 сотрудников в различных областях деятельности. В состав компании входит орган по сертификации оборудования и материалов, лаборатория неразрушающего контроля, лаборатория испытания продукции, аналитическая химическая лаборатория. 

Количество пользователей Битрикс24 - 16 человек

ЗАДАЧИ

·      Внедрить систему управления продажами на базе Bitrix24

·      Настроить отправку заявки на обратный звонок с сайта напрямую в CRM-систему

·      Организовать автоматический сбор заявок из почты.

·      Максимально упростить внедрение системы в бизнес клиента путём автоматизации процессов работы со сделками.

·      Настроить автоматическое формирование шаблонов документов напрямую из модуля CRM Сделка.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Целью компании является - предложение широкого спектра услуг в области обязательной оценки соответствия установленным требованиям. В связи с этим подразумевается работа с большим количеством различной документации(Акт, Договор, Счет, Заявка на проведение сертификации ворот, Решение по заявке на проведение сертификации ворот, Распоряжение по заявке на проведение сертификации ворот, Заявка на проведение испытаний продукции, Распоряжение на проведение испытаний, Решение о выдаче сертификата, Заключение к заявке), а так как их заполнение вручную отнимает огромное количество времени, было принято решение о автоматизации процесса заполнения документов с помощью шаблонов документов Bitrix24.

Помимо этого, необходимо реализовать последовательное назначение задач по факту завершения предыдущей – работа с документами, взаимодействие всех отделов компании(секретариат, коммерческий отдел, бухгалтерия, сметный отдел, технический отдел, и др.) схему сертификации(повторное прохождение всех этапов продаж , по прошествии срока сертификации) Для этого организован бизнес-процесс, который помимо вышеупомянутого функционала включает базовые автоматизации – уведомления и задачи менеджерам – для упрощения адаптации к новой системе. 

Также, одной из задач, была обучение и подготовка команды к использованию Bitrix24 без остановки работы компании. Для этого было проведено несколько сессий, в ходе которых организовали знакомство с основами работы в CRM-системе, обсудили процессы взаимодействия отделов в процессе продажи и познакомили с итогами проектирования автоматизации. Создали чат в мессенджере, куда руководитель мог задать вопрос и получать оперативный ответ. 

ПРОЦЕСС

·       Организована воронка продаж, которая была спроектирована в ходе подробного аудита бизнес-процессов компании.

·       Оптимизированы карточки лида, сделки, контакта и компании под конкретные потребности бизнеса.

·       В систему добавлены сотрудники, сформирована структура компании.

·       Настроены роботы и бизнес-процессы для упрощения и частичной автоматизации работы с сертификацией потенциального клиента.

·       Настроено автоматическое формирование шаблонов документов

ПРИМЕР ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ

При поступлении заявки на обратный звонок с сайта в Битрикс24 создается новый лид. Руководитель отдела продаж назначает ответственного менеджера, если заявка поступила от нового клиента. Менеджер связывается с клиентом, заполняет карточку лида, указывает вид услуг необходимых клиенту, определяет, является ли лид целевым. В случае, если с клиентом будет продолжаться работа, лид конвертируется в сделку. На первом этапе сделки заполняются данные для документов и сертификации предмета договора, по факту его согласования клиенту выставляется счет на выполнение работ.

При переходе сделки на этап выполнения работ, технический специалист получает задачу на назначение даты обследования и его проведение. По факту выставления отметки о выполнении задания техническим специалистом менеджер получает свою задачу на оформление и передачу документов –протокола, сертификата, счета, акта и других – клиенту. А как только документы отправлены, ставится задача получить подписанные документы от клиента. 

По факту реализации сертификации клиенту, через 10 месяцев после сертификации сделка копируется в направление Инспекционный контроль №1, а по прошествии двух лет на основании этой сделки создается новый лид.

После попадания сделки в Инспекционный контроль №1 менеджер связывается с клиентом , если клиент соглашается менеджер получает задачу на оформление и передачу документов –протокола, акта и других – клиенту. А как только документы отправлены, ставится задача получить подписанные документы от клиента. 

На этапе завершения Инспекционного контроля №1 клиенту, через 10 месяцев после контроля сделка копируется в направление Инспекционный контроль №2 и проходит через те же этапы что и в Инспекционном контроле №2.