CRM для рекрутингового агентства

Внедрение Битрикс24 для компании Ismira Russia 

Краткая информация о клиенте

Ismira Russia является официальным представителем международных круизных компаний в России для трудоустройства на лайнеры. Более девяти лет компания помогает молодым и амбициозным соискателям в получении работы мечты и заработке на путешествиях.

Предыстория

До обращения Ismira к нам сотрудники компании в своих рабочих процессах использовали комбинацию из электронной почты и разнообразных сервисов для коммуникации. С учетом большого объема ежедневных рутинных действий это приводило к существенным потерям во времени, что и стало триггером для перевода работы на новые централизованные цифровые «рельсы».

При согласовании условий сотрудничества клиент выбрал пошаговый подход к внедрению: в частности, было решено на первом этапе отказаться от каких-либо автоматизаций. Это проявило себя позже, в том числе и в негативном свете.

Процесс внедрения

1. Спроектировали работу в системе

Проект стартовал с проведения предпроектной встречи для сбора требований к системе. На этом этапе знакомства с проектом его реализация была оценена и нами, и заказчиком как относительная простая – но, как это часто случается, помехи, отнимающие драгоценное время, поджидали за углом. Правда, они проявили себя не сразу.

После сбора требований мы оперативно подготовили блок-схему в нотации BPMN и согласовали ее с нашим клиентом – проект продвигался семимильными шагами.

Схема основных процессов работы с соискателями, от первичного отклика до завершения сотрудничества.

2. Оцифровали воронки HR и продаж

Воронки Ismira отличаются высокой повседневной нагрузкой: через компанию ежедневно проходят десятки и сотни кандидатов. В связи с этим нам было важно, с одной стороны, максимально облегчить путь заявки по системе, не создавая нагромождений из стадий, а с другой – создать условия для дальнейшей автоматизации процесса.

Главная воронка компании – «Отклики» – объединила в себе интенсивные потоки информации из разных источников.

Так как Ismira не только трудоустраивает соискателей, но и предлагает авторские курсы для подготовки тех, кто пока не готов к работе на лайнере, мы разделили процесс работы в CRM на две воронки: «Отклики» и «Продажи». Как правило, заявка соискателя начинает свой путь по системе в «Откликах», и далее, при наличии необходимости, может перейти и в «Продажи».

3. Перенесли базу соискателей и подключили коммуникации

Основные коммуникации с кандидатами компания ведет посредством WhatsApp и Telegram – с помощью Битрикс24.Маркет мы подключили эти мессенджеры к CRM, что избавило от необходимости перехода из сервиса в сервис: теперь история переписки с кандидатом автоматически сохраняется прямо в его карточке, а общаться с ним можно прямо во встроенном в систему модуле..

Помимо этого, мы интегрировали с системой (вновь прибегнув к Битрикс24.Маркет) сайт на WordPress, а также личный кабинет Headhunter. Все заявки из этих источников отныне автоматически регистрируются в воронке “Отклики” в виде новых карточек.

Еще одним штрихом стал перенос информации о соискателях – речь шла о десятках тысяч записей. Обычно, слыша такую цифру, мы хмуримся и с тревогой просим ознакомить нас с базой: довольно часто записи ведутся бессистемно и в разнобой, что превращает подготовку к переносу в непростое приключение. В случае с Ismira тревожность была безосновательной– база кандидатов оказалась впечатляюще системным и упорядоченным документом, благодаря чему мы смогли быстро и безболезненно её перенести.

4. Оцифровали запись на собеседование

До начала работы с Битрикс24 для записи кандидатов на собеседование использовался западный сервис OnceHub: заявки из этой системы не были с чем-либо интегрированы и просто приходили на почту в виде писем, что добавляло немало хлопот.

Мы предложили альтернативу – модуль Битрикс24 «CRM-формы». После ее запуска в эксплуатацию записи кандидатов на интервью стали автоматически подгружаться к карточке обращения.

Достигнутые результаты и преимущества от внедрения

✅ Перенесена база кандидатов;
✅ Подключены каналы коммуникаций;
✅ Оцифрована запись на собеседования;
✅ Менеджеры и HR-специалисты работают в Битрикс24.