Облачный портал "Altoprealestate.com"

Altoprealestate – это агентство недвижимости, специализирующееся в области продаж и аренды жилой и коммерческой недвижимости в Турции. Штат компании составляет 10 человек.

В агентство «КИТ» поступила заявка, в которой были поставлены следующие задачи:

1. систематизировать и упорядочить процессы в отделе продаж.

2. настроить систему таким образом, чтобы в режиме реального времени можно было наблюдать за отделом продаж, а также контролировать качество предоставления услуг.

3. необходимо наглядное представление результатов деятельности компании.

4. сократить время работы менеджера на обработку заявок и на работу с клиентами.

Текущий процесс у клиента

- много таблиц Excell с данными, вся переписка с клиентом хранится в почте. Приходилось тратить от 15 до 30 минут времени на поиск данных по клиентам и переписку.

- существовал высокий риск потери клиентской базы.

- при увольнении сотрудника терялась информация, так как его почта блокировалась, а в ней оставалась вся переписка по клиенту. Новому менеджеру приходилось практически с нуля начинать работу с клиентом, при этом тратилось время и снижался интерес клиента к сделке.

- потеря заявок. Менеджеры забывали или не успевали вносить в систему некоторых клиентов.

- забывалась информация, сопровождающая сделку. Руководитель не владел объективной ситуацией какие клиенты находятся в работе и какое состояние по ним.

Что было сделано

Мы составили список необходимых мероприятий и подготовили на основе него техническое задание на внедрение и настройку системы. После согласования с заказчиком мы приступили к работе.

Всю работу можно разделить на несколько этапов:

1.       Базовая настройка – приглашение сотрудников в систему, создание структуры компании, настройка прав доступа в CRM, настройка стандартных и дополнительных полей карточек Лида, Контакта, Сделка, необходимых в дальнейшем как в операционной работе, так и в дальнейшем анализе, адаптировали данные поля под пользователей, подключение электронной почты сотрудников.

2.       Импорт базы данных и интеграция с каналами поступления заявок. Все таблицы заказчика с данными клиентов были импортированы в Битрикс24. Произведена настройка интеграции контактных форм сайта и Он-лайн чата компании. Заказчик пожелал продолжить использование приложения он-лайн чата Jivochat, мы же произвели настройку автоматического сохранения лидов в системе. Подключение открытых линий – Facebook, İnstagram, Вконтакте.

3.       Настройка управленческих отчетов – создание отчетов сегментирующих клиентов и позволяющих произвести мониторинг основных показателей, таких как источники поступления лидов, распределение лидов по странам и городам, запросы клиентов по району, проектировки квартир, бюджету.

4.       Автоматизация процессов – настройка уведомлений ответственным и руководителю по стандартным и нестандартным ситуациям, отправка приветственного письма клиенту, автоматическое планирование встречи/звонка/напоминание менеджеру.

Каждый этап работ сопровождался обучением как руководителя компании, так и сотрудников.

В результате

- информация по клиенту аккумулируется в одном месте – в карточке клиента. Это и почтовая переписка, и комментарии, заявка клиента, все его контактные и другие дополнительные детали по сделке. Кроме того, после закрытия сделки, работа с клиентом может быть продолжена без потери данных.

- вся клиентская база собрана в одном месте.

- при увольнении сотрудника, одним кликом меняется ответственный в карточке, и новый сотрудник за короткий срок может изучить все детали по клиенту и сразу берет его в работу.

- установлен контроль за работой менеджеров. Руководитель отдела продаж в режиме реального времени видит над каким клиентом сейчас работает менеджер и может дать сопутствующие поручения всего за несколько кликов. Это можно делать даже не находясь в офисе. Теперь никто не может сказать, что что-то было забыто.

- общение внутри компании производится также в Битрикс 24, что упрощает работу. Инструкции, документы по сделке и прочая информация сохранена на общем диске внутри Битрикс24.

- было выявлено, что некоторые менеджеры не вносят в систему заявки, подлежащие внесению. В связи с чем руководством были предприняты соответствующие меры и теперь вся информация находится в базе.

Таким образом время работы менеджера с клиентом, а именно поиск и ввод информации по клиенту, ознакомление с перепиской и с деталями сделки, сократилось в 3-4 раза. Благодаря этому количество клиентов, доведенных до сделок, увеличилось на 30 процентов и соответственно выросла прибыль компании.