Автоматизация продаж и организация работы всех отделов для производственной компании Технокерамика

О компании

ООО Технокерамика – научно-производственная Российская компания, которая с 2010 года занимается разработкой и производством высокотехнологичных абразивных и огнеупорных материалов из белого электрокорунда, табулярного глинозёма, плавленого кварца, диоксида циркония и других материалов.

Одним из основных направлений является комплексное обеспечение авиационных предприятий как своей номенклатурой продукции, так сопутствующими сырьевыми материалами.

Главная цель ООО Технокерамика – стать одной из ведущих компаний по разработке и производству высокотехнологичных абразивных и огнеупорных материалов на территории России и стран СНГ.

Для достижения своих целей в бизнесе мы следуем простой философии – потребности наших клиентов, знания и творческий потенциал наших сотрудников, передовые технологии - рецепт для создания лучших продуктов

Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 34 (тариф на 50 чел).

Необходимость внедрения Битрикс24. Задачи клиента

В июле 2018 года через сайт i-pusk.ru компания Технокерамика обратилась к нам со следующей проблемой:

Работаем в Битрикс24 уже 2 года, систему настраиваем сами. Хотим оптимизировать бизнес-процессы и перенести все наши подразделения (взаимодействующие как между собой, так и с контрагентами) в корпоративный портал.

Предварительно мы помогли с закупкой необходимых серверов.

Затем сформулировали 8 задач по порталу с поэтапным решением:

1. создание структуры отдела продаж и компании;
2. настройка и загрузка товаров;
3. настройка карточки лидов и сделок;
4. настройка стадий воронок лидов и 3х направлений сделок;
5. автоматическая постановка задач в зависимости от стадии сделки;
6. настройка шаблонов документов;
7. написание сложного бизнес-процесса по согласованию документов;
   
8. подключение телефонии.

Процесс внедрения. Особенности проекта

Сначала мы создали структуру компании на портале. В Битрикс занесены сотрудники шести подразделений:

1) Отдел продаж и маркетинга

2)  Склад

3)   Производство

4)   Лаборатория

5)  Охрана труда

6) Транспортные компании

Для каждого из отделов нужен свой сценарий работы с порталом. Достигли этого за счет распределения ролей и прав доступа. Почтовые ящики сотрудников привязали к системе для сохранения истории общения с контрагентами в карточку CRM.

Следующим этапом стала загрузка товаров со средней ценой за единицу, с возможностью наполнения дополнительными позициями. 

Основной объем работ пришелся на настройку модуля CRM и автоматизацию работ в нем.

Настроили карточки Лидов и Сделок. На этом этапе сразу определили и те поля, которые будут использоваться в карточке Контакта и Компании.

Далее перешли к настройке воронок.

Для ведения Лидов создано 7 стадий.

2. Для сделок с постоплатой своя воронка:

3. Для сделок с предоплатой воронка другая:

Мы основательно поработали над автоматизацией, настроили роботы практически на каждую стадию движения сделки и написали несколько сложных бизнес-процессов, с которыми вести клиентов менеджерам стало удобно и просто.

Так, например, при попадании сделки в направлении Предоплата на этап Оплата – менеджер автоматически получает задачу: Проконтролировать поступление средств

Автоматизация настроена и на Лидах, чтобы информация по потенциальной сделке была максимально емкой.

Часть процессов связана с хранением документов, относящихся к сделке. Клиенту было важно размещать информацию в определенной папке на Диске. Мы реализовали это требование через написанный бизнес-процесс.

Еще одна непростая настройка - написание бизнес-процесса по согласованию договора, который можно запустить как из карточки сделки, так и из Живой ленты.

Бизнес-процесс по согласованию договора получился очень большим, т.к. он:

• включает в себя много различных сценариев движения,
• затрагивает несколько отделов компании,
• учитывает важные переменные,
• создает версионность используемых в согласовании файлов и сохраняет их на Диск.

Еще одной удобной особенностью настроенного процесса движения договора по отделам компании стала возможность распечатки итогового листа согласования:

После автоматизации выполнили настройки шаблонов документов для CRM. Теперь менеджеры могут быстро создавать важные для ведения сделки файлы.

Сгенерированный документ сразу содержит данные по сделке. Менеджеру остается лишь отправить готовый файл клиенту.

На финальном этапе настройки портала Битрикс24 для менеджеров отдела продаж Технокерамики проведена интеграция с облачной АТС Билайн.

Теперь все переговоры менеджеров с клиентами фиксируются в карточке CRM. Звонки легко анализировать, прослушивая запись, и детализировать историю общения, возвращаясь к нюансам разговора.

По окончанию работ по первоначально поставленным перед нашей компанией задачам, Технокерамика воспользовалась услугой технической поддержки портала специалистами ПУСК.

 Это дало заказчику проекта:

• быстрые консультации по порталу,

• помощь с настройками,

• доработки системы,

• администрирование коробочной версии Битрикс24,

• обучение пользователей.

Работа с решением. Достигнутые результаты. Преимущества. Примеры использования

Главная задача внедрения Битрикс24 в компании Технокерамика -  перенести все взаимодействия (внутренние и внешние) на портал – была достигнута. Отдел продаж и маркетинг добавляют и ведут клиентов в CRM с сохранением полной истории общения с ними. Сотрудники склада, производства, лаборатории и других отделов имеют быстрый доступ к актуальной номенклатуре товаров и нужной документации на Диске.

Технокерамика на текущий момент имеет высокий индекс активности и хорошую вовлеченность пользователей в инструменты портала.

Обучение пользователей, которое провели специалисты ПУСК при переводе сотрудников на Битрикс24, помогло быстро освоить систему. Выполненная автоматизация освободила руководителей отделов от глубокой вовлеченности в сделки. Вести клиентов менеджерам теперь помогает портал. Постановка задач на ключевых этапах воронки, использование настроенных шаблонов, запись всех общений с клиентом (по почте и телефону) позволили сотрудникам Технокерамики увеличить общую эффективность компании.

По словам куратора проекта, оценить эффект от внедрения Б24 в конкретных цифрах нет возможности. Работа компании была построена на использовании портала с нуля.

В планах у компании Технокерамика:

• интеграция с 1С,

• создание новых бизнес-процессов,

• доработки портала под индивидуальные цели компании.

Отзыв заказчика о проделанной работе

"Шаг за шагом рост компании сопровождался ростом и развитием функционала Б24. В настоящее время очень сложно представить себе работу без этой системы, да и вообще без какой-либо системы.

Система упрощает взаимодействие между отделами и подразделениями компании, ускоряет коммуникацию. Позволяет отслеживать историю, делать аналитику (на базовом уровне).

Профессиональная команда ПУСК, активно развивающаяся и развивающая сам продукт, разрабатывая приложения и расширяя функционал системы. Оперативная реакция на запросы и адекватная стоимость поддержки."

Боровиков Семен, 
Начальник отдела продаж и маркетинга ООО «Технокерамика»