МИТ.ЕК

О КОМПАНИИ 

Компания МИТ.ЕК основана в 2008 г. является поставщиком стеллажных конструкций различной степени сложности, в частности это архивное, библиотечное и складское стеллажное оборудование. Многолетний опыт работы сотрудников нашей компании позволит решить любые проблемы, связанные с проектированием, доставкой и монтажом стеллажей. Компания за время своего существования на рынке зарекомендовала себя как надежный поставщик конкурентоспособного стеллажных конструкций. Оборудование спроектировано с учетом российских ГОСТов, СНИПов, достоинств зарубежного оборудования и наших доработок. 

ЗАДАЧИ

• Внедрить систему управления продажами на базе Bitrix24.

• Провести переход отдела продаж со старой системы на Bitrix24 максимально комфортно.

• Максимально упростить внедрение системы в бизнес клиента путём автоматизации процессов работы со сделками.

• Автоматизировать процессы подсчета маржи и общей суммы сделки по нескольким выставленным счетам.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

Основным требованием клиента является внедрение коробочного решения Bitrix24 в соответствии с политикой компании. Помимо этого, необходимо реализовать последовательное назначение задач по факту завершения предыдущей – работа с документами, взаимодействие бухгалтера и менеджера. Для этого организован бизнес-процесс, который помимо вышеупомянутого функционала включает базовые автоматизации – уведомления и задачи менеджерам – для упрощения адаптации к новой системе. 

Руководству важно иметь доступ к простому и понятному анализу значений суммы и маржи сделок по этапам воронки работы с заказами.

Также необходимо провести обучение и подготовить команду к использованию Bitrix24 без остановки работы компании. Для этого было проведено две сессии, в ходе которых организовали знакомство с основами работы в CRM-системе, обсудили процессы взаимодействия отделов в процессе продажи и познакомили с итогами проектирования автоматизации. Создали чат в мессенджере, куда руководитель мог задать вопрос и получать оперативный ответ. 

ПРОЦЕСС

1. Внедрение блока CRM:

• На сервер компании клиента установлена коробочная версия решения Bitrix24.

• Организована воронка продаж, которая была спроектирована в ходе подробного аудита бизнес-процессов компании.

• Оптимизированы карточки лида, сделки, контакта и компании под конкретные потребности бизнеса.

• В систему добавлены сотрудники, сформирована структура компании.

• Настроены роботы и бизнес-процессы для упрощения и частичной автоматизации работы с потенциальным клиентом.

• Настроены отчеты для анализа общей прибыли по сделкам.

2. Разработаны бизнес-процессы работы со сделкой

• Процесс запускается автоматически на заданном этапе. Первым этапом ставится задача бухгалтеру на подготовку документов, а по факту завершения этой задачи, менеджер получает свою – на передачу документов клиенту.

• Автоматический бизнес-процесс, который по факту изменения значений полей «Маржа» и «Сумма» для каждого из счетов вычисляет новое общее значение.

ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ

• По факту получения заявки руководитель отдела продаж назначает ответственного менеджера, который в свою очередь выявляет потребность клиента и перспективу сотрудничества. 
  
  
• По завершению контакта менеджер имеет представление о том, будет ли продолжаться работа по заявке. И либо бракует лид, либо конвертирует его в сделку.
  
  
• В сделку менеджер заносит более подробную информацию о клиенте, назначает следующий контакт. По мере общения с клиентом, составляется КП, а затем и договор. Выставляется счёт (если нужно, то несколько), сумма/маржа которого автоматически добавляется к общей сумме/марже сделки. 
  
  
• При переходе сделки на этап отгрузки, бухгалтер получает задачу на формирование отгрузочных документов и добавление их в карточку сделки. По факту выставления отметки о выполнении задания бухгалтером менеджер получает свою задачу на передачу документов – счета, акта и других – клиенту. А как только документы отправлены, ставится задача получить подписанные документы от клиента. 
  
  
• По факту получения документов сделка завершается.
  
  
• Руководство может отследить сумму и маржу по сделкам на каждом этапе по специально спроектированному отчету. 

РЕЗУЛЬТАТ

• Установлена и настроена коробочная версия продукта Bitrix24. 

• Осуществлен переход отдела продаж на пользование более современной CRM-системой.

• Организована возможность руководителю просто и наглядно анализировать распределение суммы договоров по этапам сделки.

• Упрощен и ускорен документооборот внутри компании.