Принтекс - типография, рекламное агентство

О клиенте

“Принтекс” - рекламная компания в г. Йошкар-Ола.

Состоит из двух отделов, занимающихся отдельным блоком работ. Отдел продаж занимается приемом заказов от клиентов, согласованием макетов, а также продажей готовой сувенирной продукции.

Отдел производства, занимается печатью заказов. Общее количество сотрудников компании на сегодня более 30 человек.

Задачи

1. Уменьшение затрат времени сотрудников на реализацию услуг (прием заказов, создание макета, производство).

2. Строгая фиксация заявок и задач по заказу, а также счетов и оплат по ним.

3. Аналитика эффективности работы сотрудников и компании в целом.

Решение

CRM:

1. Переориентированы сущность “Лид”, “Сделка”, “Контакт” и “Компания” под специфику компании.

2. Созданы универсальные списки с привязкой к сделке для ведения учета задач по дизайнерам и задач по производству.

3. Переориентирована карточка товара под специфику компании.

4. Настроена интеграция контрагентов и счетов с 1С: Бухгалтерия 8.3

5. Настройка уведомлений по ключевым шагам предоставления услуги.

6. Интеграция почты сотрудников

7. Импорт клиентской базы из двух учетных систем 1С

8. Настройка отчетов по закупкам, задачам, сделкам.

9. Обучение 15 сотрудников компании работе с порталом и постановке задач.

10. Подключение открытых линий.

Бизнес-процессы:

1. Реализован бизнес-процесс создания нового заказа из компании.

2. Реализован бизнес-процесс работы по заказу с последовательным выполнением шагов предоставления услуги от поступления заказа и разработки макета до запуска работы в производство и сдачи работы клиенту.

3. Реализован бизнес-процесс формирования документов по заказу.

4. Реализация бизнес-процесса по созданию и согласованию макета.

Описание процесса “Нового заказа”:

1. Запуск процесса происходит как из карточки Компании, так и из карточки Контакта.

2. При запуске происходит сбор информации по Заказу (Название заказа, Дата сдачи, Описание заказа, Тип работ, Макет от заказчика)

3. В итоге в компании БП создает автоматически Сделку с полным описание заказа.

Сценарии работы клиента с CRM:

Лиды поступают от клиентов на электронную почту, по телефону, или клиенты сами приходят в компанию. Менеджеры проводят беседу, выявляют потребности и особенности заказа, предоставляют и согласуют макеты заказа. 

После выявления потребностей заказчика менеджер заносит Компанию (Контакт) в CRM, полностью заполняет карточку и оформляет Сделку по заказу. В сделке созданы специальные поля по видам услуг, и занесены товары.

Результат

Рабочий процесс и формирование заказов, постановка задач по производству продукции полностью осуществляется через портал Битрикс24. Заказы разделены на типы выполняемых работ, что позволяет формировать отчет в конце месяца. Это дает полный срез информацию по заказам, менеджерам и типам работ.

Интеграция с 1С упрощает совместную работу менеджеров и бухгалтеров. Счета автоматически выгружаются из 1С на портал и с ними далее работают менеджеры, отправляют клиентам на оплату. Так же оперативно из 1С на портал приходят статусы оплаты счетов что позволяет руководству контролировать процесс предоставления услуги, сроки их выполнения и ожидаемую прибыль. Упрощен контроль над поступлениями оплат от клиентов, что позволяет менеджерам своевременно связываться с ними для разрешения текущих вопросов, а руководству планировать дальнейшие работы.