Корпоративный портал для строительной компании «ГлавСтройКомплекс»

Главстройкомплекс — строительная компания в Санкт-Петербурге и Ленобласти, которая работает как застройщик, проектировщик и инвестор.

ЗАДАЧА

Внедрить в работу Битрикс24 в качестве замены существующей системы документооборота, с дальнейшей автоматизацией рутинных процессов.

Необходимо обойтись штатными интерфейсами Битрикс24 и использовать бизнес-процессы, а не модификацию программного кода.

ИТОГ

В рамках этих работ мы полностью создали документооборот, с возможностью контроля поставленных задач, на основе входящих/исходящих документов.

Также, были внесены значительные правки в базовый функционал Задач и созданы отчеты, для лучшего контроля ежедневной исполнительской дисциплины.

ВНЕДРЕННЫЕ РЕШЕНИЯ В БИТРИКС24

Реестр документов

Работа компании завязана на множестве документов — служебных записок, входящих и исходящих писем. Мы упорядочили этот поток с помощью бизнес-процессов в коробочной версии Битрикс24.

рис.1. Процессы живой ленты

Как это работает. Все документы проходят через секретариат, где их вносят в портал, заполняя поля: входящий и исходящий номер, инвентаризационные номера. К бизнес-процессу прикладывают скан документа. Теперь секретариат быстро находит нужные документы с помощью поиска по одному из полей.

рис.2. Регистрация входящего документа











рис.3. Список входящих документов

Отчет исполнительской дисциплины

На основании документов, которые проходят через секретариат ГСК, сотрудники отдела ставят задачи другим работникам компании. Дольщики прислали жалобу — начальник ответственного отдела получает задачу разрешить конфликт. Отличием решения для ГСК стало то, что задачу нельзя закрыть стандартной кнопкой «Завершить». Клиенту важно, чтобы каждая задача имела результат (по умолчанию результат задач в Битрикс24 ищут в последних комментариях). Мы доработали модуль задач, и заменили «Завершить» тремя кнопками:

1. Сдать результат секретариату. Если справился и доволен работой.

2. Попросить об отсрочке. Если по какой-то причине не справился, и нужно разрешение гендиректора закончить работу позже.  

3. Делегировать задачу. Если сделал свою часть работы, а дальнейшие действия не в твоей ответственности.

Как исполнители справляются с задачами, влияет на их зарплату. Раз в месяц данные по тому, как сотрудник справлялся с задачами сводятся в единый отчет для удобства подсчетов. Если человек не выдерживает сроки или просит об перенести дедлайн после его наступления, это идет ему в минус.

рис.4. Внешний вид задач








рис.5. Запуск БП при нажатии на кнопку "Заполнить результат"

рис.6. Отчет исполнительской дисциплины

Простые решения — хорошие решения

Коробочная версия Битрикс24 позволяет неограниченно автоматизировать бизнес-процессы за счет возможности «допиливать» недостающую логику через PHP-код. Улей тяготеет к тому, чтобы решать задачи преимущественно с помощью настроек:

1. Обновления Битрикс24 проходят гладко и не выбивают систему из строя.

2. Там, где можно настроить, лучше настроить, чтобы оставить пространство для развития портала и дальнейших более сложных доработок.

Простые элегантные решения хороши и тем, что с минимальными вложениями показывают ощутимые результаты: секретариат быстро находит нужные документы, а сотрудники выполняют KPI, отчитываясь по каждой задаче.

ПОЧЕМУ УЛЕЙ ГОРДИТСЯ КЕЙСОМ «ГЛАВСТРОЙКОМПЛЕКС»

Приятно, что в результате нашей работы можно было сразу увидеть пользу диджитализации отдела секретариата — они получили в руки инструмент, который ощутимо ускорил и упорядочил документооборот в компании.

Во время разработки мы сразу вносили правки в функционал, ориентируясь на реальных пользователей - это дает уверенность, что получилось действительно удобно.

А доработка задач в портале Битрикс24 дала то, что довольно долго ждали от прошлой платформы (MS Sharepoint) и что на ней реализовать не получалось. 

Конструктор бизнес-процессов плюс интерфейсные доработки — это мощная связка от Битрикс24, потенциал которой мы раскрываем с каждым новым проектом и всегда находим сильные интересные решения.