Автоматизация производства позволила трубной компании увеличить продажи на 43%

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

У Ростовского Трубного Завода был запрос на функциональную и оптимизированную систему CRM, чтобы она могла решить все необходимые задачи компании: контроль сотрудников, автоматизация процессов компании, аналитика и отчетность по сделкам и клиентам, системность и прозрачность деятельности компании – именно с таким запросом клиент обратился к нам.

Ранее руководители подразделений не могли отследить проблемные точки в работе компании, так как информация по клиентам не была структурирована, а также работа сотрудников не находилась в одной системе. Менеджеры теряли клиентов из-за отсутствия систематизации данных. В компании не было возможности анализировать работу в разрезе периодов и сотрудников.

Ключевыми критериями выбора стали возможность автоматизации процессов, интеграция с существующими системами и обеспечение прозрачности всех бизнес-операций. Наш опыт и успешные кейсы по внедрению Битрикс24 стали решающими факторами в выборе нашей компании в качестве партнера.

Процесс внедрения, особенности проекта

Сначала состоялся комплекс аудиторских встреч с руководством компании, нашим бизнес-аналитиком и техническими специалистами. В ходе встреч были определены ключевые пожелания клиента по внедрению Битрикс24 в процессы компании. Также обсудили основные аспекты организации рабочего процесса, что помогло прояснить решение поставленной задачи, сформулировать детально их автоматизацию, простроить техническое задание. Затем были настроены воронки сделок, смарт процессы и бизнес-процессы, проведена интеграция с 1С, а также внедрена автоматизация с помощью роботов, подключен сервис WazzUp, а также настроена интеграция телефонии Билайн.

Особенностью проекта являлась необходимость перевести все отделы в работу в одной системе, с учетом того, что часть сотрудников находится не за рабочим местом, часто на выезде, поэтому было актуально сделать систему, которая позволит работать и на компьютере, и в мобильном приложении. 

Работа с решением. Достигнутые результаты

Входящие заявки от клиентов обрабатываются в воронке продаж. Менеджеры обговаривают с клиентом все потребности для технического задания, согласовывают условия и договор, затем передают заказ на производство, а после получения заказа клиентом, получают от него обратную связь. Для повышения качества работы с клиентами были настроены "роботы в CRM" - автоматические действия системы, которые подсказывают сотруднику какие действия он должен выполнить на каждом этапе сделки. Благодаря настроенной автоматизации с напоминаниями скорость обработки заявок увеличилась на 40%.

Работа с крупными заказами от ключевых клиентов ведется в отдельной воронке продаж. Битрикс24 автоматически распределяет сделки по нужным воронкам по заранее настроенным правилам. Работа с ключевыми клиентами требует особой внимательности от менеджера, поэтому роботы в CRM помогают контролировать сроки, информируют менеджеров о дальнейших шагах по сделке, а также уведомляют руководителей, если сделка "зависла" на каком-либо этапе продажи.

Для работы с "отвалившимися" клиентами была настроена отдельная воронка с названием "Реанимация". В нее автоматически попадают клиенты, которые по каким-либо причинам отказались от сотрудничества с компанией. В ней работают менеджеры по удержанию клиентов. В случае успешных переговоров, сделка автоматически переносится в активную воронку продаж для продолжения работы с клиентом. Данная настройка позволила более 15% клиентов возвращать в работу и не забывать о них.

Для повышения скорости и прозрачности процесса внутреннего согласования договора с клиентом были оцифрован юридический отдел. Менеджер инициирует согласование договора, договор уходит на согласование в юридический отдел и, при успешном согласовании юристом, документ переходит на согласование коммерческим директором. На любом этапе документ можно вернуть на доработку инициатору, чтобы внести корректировки и отправить повторно на согласование. Вся автоматизация настроена через инструмент смарт-процессов, что позволяет всем участникам согласования иметь доступ ко всему процессу согласования.

Работа отдела продаж - только часть всего процесса! После успешного завершения сделки в воронке продаж, формируется заявка на производство, которое тоже подключено к Битрикс24. Начальник производства проверяет обеспечение заказа и в случае необходимости формирует заявку в отдел закупок. Для менеджеров отдела закупок было настроено отдельно цифровое рабочее место, в котором они ведут переговоры с поставщиками, согласовывают закупки, передают счета на оплату в бухгалтерию и контролируют получение сырья на склад.

После выхода заказа из производства, к процессу подключается отдел логистики, для которого также было настроено цифровое рабочее место. Специалисты отдела логистики планируют загрузку транспорта, выписывают необходимую сопроводительную документацию, контролируют доставку товара клиенту и все это в Битрикс24!

Помимо работы с заказами, в Битрикс24 были автоматизированы внутренние бизнес-процессы компании - согласования внутренних документов, HR процессы, работа отдела контроля качества, лаборатории и склада готовой продукции.

Таким образом, все сотрудники компании стали работать в единой цифровой системе, что отразилось как на качестве их работы, так и на финансовых результатах компании, позволив увеличить прибыль компании на 43%.

Компания «Ростовский трубный завод» начала активно использовать Битрикс24 при коммуникации с клиентами, а также внутри компании. Сбор информации о заказах, поставках, закупках стал проще: теперь все заявки хранятся в одном месте и доступны для удобного поиска благодаря фильтрации. В результате проделанной работы компания автоматизировала основные этапы взаимодействия с клиентами. Настроенные воронки продаж и автоматические действия в CRM помогли менеджерам более эффективно работать с клиентами, что привело к снижению потерь клиентов на 25%. Цифровизация юридического отдела и создание цифровых рабочих мест для отделов закупок и логистики сократили время на согласование договоров и управление поставками на 40%. С помощью Битрикс24 стало удобно контролировать результаты работы сотрудников и планировать расписание дня. Эти результаты не только улучшили финансовые показатели компании, но и укрепили ее позиции на рынке как надежного и эффективного партнера.

«Внедрение CRM-системы Битрикс24 стало для нас настоящим прорывом. Все процессы компании были оцифрованы и автоматизированы, что позволило нам значительно повысить эффективность работы. Теперь мы можем оперативно обрабатывать заявки, контролировать все этапы сделок и принимать обоснованные решения на основе актуальных данных. Особенно хотелось бы отметить удобство работы с клиентами и прозрачность внутренних процессов. Мы благодарны команде за профессионализм и внимательное отношение к нашим потребностям. Битрикс24 стал неотъемлемой частью нашего бизнеса, и мы уверены, что с его помощью сможем достичь еще больших успехов.» 
 - Генеральный директор компании.