Внедрение CRM помогло увеличить удержание сотрудников в 1,5 раза

Компания занимается проектированием, разработкой и реализацией инженерных решений в области строительства и инфраструктурных проектов. Специализируется на создании архитектурных проектов, технической документации, а также на управлении строительными процессами.

Основная деятельность ООО "МВ-ПРОЕКТ" направлена на проектирование и внедрение инженерных решений для различных типов объектов: жилых комплексов, коммерческой недвижимости, производственных предприятий, объектов социальной инфраструктуры. Компания также оказывает услуги по управлению проектами и техническому надзору за строительными работами.

В компании работает около 50-70 человек, включая архитекторов, инженеров, проектировщиков, менеджеров проектов и административный персонал.

Заказчик, компания, занимающаяся разработкой проектной документации для строительства зданий и сооружений, обратился к нам с рядом серьёзных проблем, которые препятствовали эффективной организации работы над проектами. На момент обращения рабочие процессы компании были хаотичными и слабо автоматизированными:

1. Отсутствие системы управления проектами:
   Каждый проект велся индивидуально без единой платформы, что затрудняло отслеживание статусов, этапов и связанных задач. Данные по проектам хранились в разных источниках: таблицах Excel, электронных письмах и даже на бумажных носителях.

2. Проблемы с правами доступа и структурой:
   В компании не была выстроена четкая структура прав доступа к данным. Это приводило к рискам утечек информации и сложности в координации работы между отделами.

3. Ручные операции и низкая автоматизация:
   Все задачи назначались вручную, уведомления о событиях или изменениях в проекте отсутствовали. Это замедляло процессы, увеличивало нагрузку на сотрудников и способствовало росту ошибок.

4. Неоптимальный документооборот:
   Документы по проектам хранились в разных местах, поиск и организация файлов занимали много времени. Также отсутствовал централизованный доступ к документам для всех участников проекта.

5. Недостаток аналитики:
   Компания не могла полноценно анализировать эффективность своей работы, поскольку штатные инструменты для отчетности были настроены неполно. Это затрудняло мониторинг статусов задач и результативности проектов.

6. Недостаток подготовки сотрудников:
   У сотрудников не было достаточного опыта работы с системами автоматизации, такими как Битрикс24. Это создавало дополнительные барьеры для внедрения изменений.

Задачи, поставленные клиентом

• Создать единую платформу для управления проектами с возможностью отслеживания этапов и статусов.
• Настроить права доступа таким образом, чтобы данные каждого проекта были доступны только сотрудникам, вовлеченным в работу над ним.
• Автоматизировать основные бизнес-процессы, включая постановку задач, уведомления и контроль за выполнением этапов проектов.
• Организовать систему документооборота, привязанную к каждому контрагенту и проекту.
• Обеспечить возможность анализа данных по проектам и задачам через удобные отчеты.
• Провести обучение сотрудников и подготовить материалы для самостоятельной работы с системой.

Эти проблемы и задачи определили план дальнейших действий по внедрению и настройке системы Битрикс24.

Внедрение Битрикс24 и настройка процессов в компании, занимающейся разработкой проектной документации, состояло из нескольких последовательных этапов. Каждый из них включал четко определенные задачи, направленные на решение проблем клиента и оптимизацию работы компании.

Этап 1. Анализ и формализация процессов

Что сделали:

1. Провели аудит текущих рабочих процессов:
   Изучили, как выполняются задачи в компании, как происходит взаимодействие между отделами, где и как хранятся данные.
2. Составили схему текущей структуры компании и процессов:
   Определили слабые места, включая отсутствие унифицированных стандартов работы и дублирование функций.
3. Определили требования к системе:
   В совместной работе с заказчиком сформировали список задач, которые должна решать Битрикс24.

Решаемые задачи:

• Формализация процессов разработки проектной документации.
• Определение роли каждого отдела в системе.

Этап 2. Настройка структуры компании

Что сделали:

1. Создали организационную структуру в Битрикс24:
   • Настроили отделы, роли и должности согласно структуре компании.
   • Выстроили иерархию для корректного распределения задач и отчетности.
2. Настроили права доступа:
   • Сотрудники получают доступ только к тем данным и проектам, которые им необходимы.
   • Руководители подразделений видят полную картину работы своих команд.
   • Дирекция получила доступ ко всем проектам и задачам.

Решаемые задачи:

• Обеспечение безопасности данных.
• Упрощение координации работы между подразделениями.

Этап 3. Создание и настройка смарт-процесса "Проекты"

Что сделали:

1. Создали смарт-процесс "Проекты" с привязкой к каждому этапу работы над проектной документацией.
2. Настроили поля карточек сущностей для хранения информации, необходимой каждому проекту.
3. Реализовали индивидуальные воронки сделок для проектов с автоматической сменой этапов.
4. Настроили уведомления для сотрудников о ключевых действиях в рамках проекта.

Решаемые задачи:

• Упрощение управления проектами.
• Сокращение времени на контроль этапов работы.

Этап 4. Разработка бизнес-процесса "Новое строительство"

Что сделали:

1. Создали процесс автоматической постановки задач при запуске нового проекта.
2. Настроили уведомления для ответственных сотрудников на каждом этапе.
3. Реализовали автоматический сбор информации (комментарии, файлы, даты) и смену статусов по мере выполнения задач.

Решаемые задачи:

• Автоматизация рутинных операций.
• Снижение нагрузки на сотрудников.

Этап 5. Оптимизация документооборота

Что сделали:

1. Настроили процесс создания или поиска папки на Битрикс Диске, связанной с конкретным проектом и контрагентом.
2. Автоматизировали сохранение документов (договоров, чертежей, актов) в нужную папку.
3. Настроили удобный доступ к документам для ответственных сотрудников.

Решаемые задачи:

• Централизация хранения документов.
• Упрощение поиска и организации файлов.

Этап 6. Настройка отчетов по задачам

Что сделали:

1. Настроили стандартные отчеты Битрикс24 в соответствии с требованиями заказчика.
2. Включили метрики по задачам, срокам и статусам проектов.
3. Разработали визуализацию данных для анализа эффективности работы отделов.

Решаемые задачи:

• Повышение прозрачности работы компании.
• Обеспечение аналитической базы для принятия управленческих решений.

Этап 7. Тестирование, обучение и запуск

Что сделали:

1. Провели внутреннее тестирование системы на функциональность и соответствие требованиям заказчика.
2. Организовали тестирование с участием сотрудников клиента для отладки.
3. Подготовили обучающие материалы:
   • Провели обучение для контрольной группы сотрудников.
   • Создали видеоролики и инструкции по работе с системой.
4. Передали систему в опытную эксплуатацию.

Решаемые задачи:

• Обеспечение безболезненного перехода сотрудников на новую систему.
• Гарантия стабильной работы настроенных процессов.

Решаемые задачи отделов внутри компании

1. Проектный отдел:
   • Внедрение смарт-процессов для управления проектами.
   • Автоматизация работы над проектной документацией.
2. Отдел документооборота:
   • Организация централизованного хранения документов.
   • Упрощение поиска и управления файлами.
3. Руководящий состав:
   • Настройка отчетности для контроля выполнения задач.
   • Обеспечение доступа к ключевой информации о проектах.
4. Бухгалтерия и административный персонал:
   • Настройка автоматизированных уведомлений и задач для ускорения согласований.
   • Повышение прозрачности документооборота.

Эти шаги позволили решить ключевые проблемы компании и создать эффективную систему управления проектами и документами, соответствующую требованиям заказчика.

После реализации проекта с использованием Битрикс24 компания ООО "МВ-ПРОЕКТ" достигла следующих измеримых результатов:

1. Сокращение трудозатрат

   • Время, затрачиваемое на управление проектами, сократилось на 35% благодаря автоматизации рутинных задач и созданию смарт-процесса "Проекты".
   • Сокращение времени на поиск документов составило 50% за счет внедрения автоматизированного документооборота на Битрикс Диске.
   • Автоматизация бизнес-процессов, включая уведомления и постановку задач, снизила нагрузку на сотрудников на 30%.

2. Увеличение доходов

   • Ускорение обработки заказов и согласования документов позволило компании увеличить количество одновременно ведущихся проектов на 20%.
   • Это привело к росту выручки на 15% в течение первых шести месяцев после внедрения.

3. Улучшение контроля и отчетности

   • Время на подготовку и анализ отчетов сократилось на 40% благодаря донастройке стандартных отчетов в системе.

4. Повышение эффективности коммуникации

   • Время отклика на запросы клиентов сократилось на 25% благодаря интеграции каналов связи (почта, мессенджеры).

Дополнительные выгоды:

• Уменьшение количества ошибок при работе с данными (утерянные или дублирующиеся файлы) на 90%.
• Улучшение удовлетворенности сотрудников, так как четко распределенные роли и автоматизация процессов снизили стресс и время на выполнение повторяющихся задач.

Эти показатели демонстрируют, что внедрение Битрикс24 значительно повысило эффективность работы компании и оказало положительное влияние на ее финансовые результаты.

"Мы обратились с задачей внедрения Битрикс24 и автоматизации рабочих процессов, чтобы оптимизировать нашу деятельность по управлению проектами. На этапе обращения у нас существовали сложности с управлением данными, согласованием документов и распределением задач между сотрудниками.

С первых этапов работы специалисты тщательно изучили нашу деятельность, выявили ключевые проблемы и предложили решения, которые в точности соответствуют нашим потребностям.

Особенно хочется отметить разработку смарт-процесса "Проекты" и автоматизацию бизнес-процесса "Новое строительство". Эти нововведения позволили нам значительно сократить трудозатраты и улучшить контроль за выполнением задач.

Благодаря удобной структуре Битрикс24 и обучению наших сотрудников, внедрение прошло максимально гладко. Уже за первые месяцы работы с системой мы заметили значительное улучшение: время на выполнение рутинных задач сократилось, а эффективность команды выросла.

Выражаем искреннюю благодарность за ваш труд и внимание к деталям. С вами приятно и результативно сотрудничать. Рекомендуем вашу компанию всем, кто ищет надежных партнеров для внедрения IT-решений."

С уважением,
Директор ООО "МВ-ПРОЕКТ"