Объединенная дирекция проектных работ

Объединенная дирекция проектных работ

Краткая информация о клиенте:
Объединенная дирекция проектных работ - компания, занимающаяся проектировкой и реализацией коммерческих и не только объектов по всей стране. Профессиональное объединение специалистов сформировалось в 2014 году. Специалистами компании уже спроектировано множество объектов, расположенных в разных уголках России от Москвы до Камчатки (Москва, Ростов-на-Дону, Краснодар, Ставрополь, Владивосток, Хабаровск, Магадан, Сахалин и т.д.). В компании ОДПР работает более 35 сотрудников.
Необходимость внедрения Битрикс24:
Руководители компании ОДПР захотели, чтобы для них функционирование компании было как на ладони: со всеми показателями, сроками и движением финансов.
У такой большой фирмы данные по проектам постоянно циркулируют между отделами. К сожалению, были нередки случаи, когда какие-то суммы или расходы вводились неверно из-за человеческого фактора: сотрудник устал или был невнимателен.
С помощью Битрикс24 руководители хотели оцифровать бизнес-процессы, чтобы сотрудники не могли сказать, что забыли, пропустили или не поняли задание, повысить их прозрачность и снизить количество ошибок.

Процесс внедрения:
Для начала мы провели предпроектное обследование: На данном этапе мы анализируем бизнес-процессы компании и определяем требования к системе. Затем разработали ТЗ: Мы разрабатываем техническое задание на основе требований заказчика и наших рекомендаций. Далее выбрали и настроили программное обеспечение: Мы выбираем подходящий продукт из линейки Битрикс24 и настраиваем его в соответствии с требованиями заказчика. 
Автоматизацию мы начали настройки воронок. 
1. Воронка коммерческого предложения. Процесс обсуждения коммерческого предложения с клиентом может идти месяцами. По сути он представляет собой продажу и заключение договора. Так как у каждого менеджера своя уникальная манера работы, то ведение сделок шло несистемно. Никто в компании четко не понимал, сколько времени должен занимать каждый этап и какой результат необходимо достичь. Настроенная воронка позволяет соблюдать четкую этапность каждой сделки, контролировать состояние документов и самого клиента. Благодаря полученной из Битрикс24 аналитике по каждой воронке руководители могут вовремя выявлять провалы в сделке и неэффективные действия менеджеров, и таким образом минимизировать затраты.
2. Настроена была воронка реализации, которая работает по принципу воронки коммерческого предложения. В ней специалисты ПТО (проектно-технической организации) рассчитывают расходы на строительную технику и прибыль от её использования.
Далее настроили бизнес-процесс по формированию актов. В строительной фирме акт может понадобиться на любом этапе сделки, кроме того в компании есть несколько видов этого документа. При нажатии на кнопку запуска процесса перед сотрудником всплывает окно, в котором он должен ввести определенные параметры. После этого автоматически заполняется нужный шаблон акта. За пару минут документ полностью готов. Бизнес-процесс минимизирует количество ошибок при составлении документа и делает процесс моментальным.
Затем настроено было 4 реестра, которые выполняют функции хранения и анализа данных. Сотрудники вручную заносят информацию в списки, но необходимые руководителям цифры считаются автоматически. Настроено 5 шаблонов актов, которые используются в бизнес-процессе.
Создали чаты и видеозвонки позволяющие сотрудникам вести общение только на портале Битрикс24 вместо нескольких мессенджеров.
В конце мы настроили единое хранилище данных, которое позволяет сотрудникам работать с информацией удалённо.

Работа с решением. Достигнутые результаты:
Порталом сейчас пользуются 20 сотрудников компании. После внедрения системы Битрикс24 в компании были достигнуты следующие результаты: Созданы
Единый портал для работы всех сотрудников.
Показатели эффективности сотрудников.
Показатели: насколько хорошо идут дела компании.
Четкая структура и порядок выполнениях задач.

Преимущества от внедрения:
Все сотрудники работают, коммуницируют и обмениваются данными на едином портале.
Каждый оцифрованный в Битрикс24 процесс выполняется в соответствии с единым стандартом компании.
Руководителям больше не нужно держать большой объем данных и цифр в голове. Вся аналитика собирается на портале. Остается только посмотреть на нее и сделать управленческие выводы.

Отзыв 
“Спасибо за качественное и оперативное решение. Мы, как строительная компания, всегда стремимся к оптимизации рабочих процессов и повышению эффективности нашей деятельности. Именно поэтому мы решили внедрить систему управления проектами Битрикс24.”