Битрикс24 в сфере строительных и отделочных услуг

Битрикс24 в сфере строительных и отделочных услуг

Краткая информация о клиенте
Компания занимается строительством – отделкой различных помещений (от гаражей до крупных производственных зданий).
Число сотрудников, работающих в Битрикс24 - до 12 пользователей.
Количество офисов - 1 офис г. Иваново.

Необходимость внедрения Битрикс24
До обращения в нашу компанию вся работа велась в Excel, внутри которого менеджеры терялись в большом количестве информации по заказам – не было понятно на каком этапе находится проект и что необходимо для продвижения заказа дальше.
Руководство компании еще до обращения к нам попыталось внедрить Битрикс24 с другими подрядчиками, которые не смогли закрыть их проблемы и по итогу ничего не поменялось в их работе – менеджеры так и работали в Excel и далее терялись в объеме не сконструированной информации.
Руководителей не омрачил тот факт, что другой подрядчик настроил им не совсем то, чего они ожидали и зная, что продукт Битрикс24 им все же может помочь, решили обратиться к нам в Студию Profi.
Какие стояли задачи:
Настроить этапы ведения проектов (заказов), начиная с замера и заканчивая получением полной оплаты и закрывающих документов;
Настроить автоматизацию для каждого этапа – сбор информации с участников, автоматический перевод по стадиям, когда вся нужная информация собрана;
Настроить удобное отображение сотрудников, от которых ожидается информация на каждом этапе;
Настроить возможность просмотра замеров, планируемых и фактических графиков работ на календаре;
Настроить отправку бригадиром ежедневных отчетов по работе на объекте и сохранение этих отчетов в Битрикс24;
Реализовать процесс по закупке необходимых материалов для работы на объекте – планирование закупки, уведомления о поставке.
Разработать индивидуальный отчет по плану затрат, факту затрат и автоматическому вычислению плановой и текущей рентабельности.

Процесс внедрения
1. Настройка коробочной версии Битрикс24 и базовая настройка портала
Развернули коробочную версию Битрикс24 – она позволяет выполнить максимальную автоматизацию бизнеса и кастомизировать систему «под себя».
2. Ведение заказа по этапам
С учетом специфики работы настроили воронку по ведению заказов – от выявления потребностей и записи на замер до получения полной оплаты и актов.
3. Настроили карточку заказа
Каждой роли (менеджер / замерщик / сметчик / юрист / финансовый директор / бригадир / директор) настроили свою карточку, где каждый видит только те данные, которые должен видеть или обязан заполнять – все лишнее скрыто.
При этом каждый участник, который должен заполнить данные, получает «дело», в котором расписано что ему нужно заполнить для продвижения заказа далее по воронке.
4. Возможность записи на замер
Настроили запись на замер, где удобный планировщик покажет какие замерщики и в какое время уже заняты и какое время у них свободно.
5. Занесение данных по замеру с телефона
Замерщик получает задание на замер, в котором обязательно заполняет нужные данные и фотографии объекта.
6.  Карточка данных замера
Все заполненные замерщиком данные попадают в отдельную карточку, к которой в последствии обращаются и другие участники процесса.
7.  Видимость карточки замера из заказа
Замер хранится в карточке самого заказа – это удобно для дальнейшего быстрого поиска данных.
8.  Календарь замеров
Все замеры можно увидеть на календаре с указанием вида работ и адреса.
9.  Занесение данных по графику
Менеджер заносит плановый и фактический график работ в карточку заказа. Сами графики аналогично можно увидеть в последствии на календаре.
10. Данные на отправку в работу
При отправке проекта в работу, специалист заносит все нужные данные – график, объемы работы, комментарий.
Бригадир до начала работ, в свою очередь, проставляет информацию о проверке оборудования, инструментов.
11. Ежедневный отчет бригадира с телефона
Бригадир отправляет ежедневно отчеты с мобильного телефона с возможностью отправки запроса на доставку материалов.
12. Карточка отчета бригадира
Все заполненные бригадиром в отчете данные попадают в отдельную карточку, к которой в последствии обращаются и другие участники процесса.
13. Видимость всех отчетов из карточки заказа
Какие работы выполнила ваша бригада в течение дня? Теперь это можно просматривать прямо внутри заказа.
Ежедневно, еженедельно или в любой другой момент менеджер проверяет заполняемость и контролирует процесс.
14. Внесение данных по оплатам
Участники подтверждают наличие подписанного договора и сканов, получение аванса а при закрытии работ – актов и постоплаты.
15. Процесс по закупкам
Сотрудники могут вносить данные о требуемых закупках в рамках заказа и далее вести закупку по воронке.
На этой воронке они планируют, далее ожидают и указывают о доставке требуемых материалов.
Аналогично замерам и отчетам бригадира, теперь менеджеры и руководители просматривают все новые, планируемые и доставленные закупки внутри заказа.
Бригадиры получают автоматические уведомления о планируемой и фактической доставке. А также видят все доставки у себя на календаре.
16. Финансовый отчет
Реализовали с нуля индивидуальный отчет по планируемым и фактическим доходам и расходам (на материалы, ЗП сотрудникам и т.д.).
В этом же отчете автоматически рассчитывается планируемая и фактическая рентабельность.
17. Обучение работе с Битрикс24
Внедрение новой системы невозможно без обучения сотрудников. Для начала мы познакомили всех сотрудников с основным функционалом Битрикс24 (работа с лентой новостей, задачами, чатами и звонками, диском, календарями, группами).
Далее провели обучение для по работе с CRM для менеджеров, замерщиков, сметчиков, бригадиров, юриста, финансового директора.
Наша компания Студия Profi успешно работает с данным заказчиком по сей день. Сейчас осуществляем техническую поддержку портала: консультируем по любым вопросам, реализовываем новые доработки и автоматизации.

Достигнутые результаты

• Наглядная картина по проектам
• Автоматический переход проекта по этапам
• Сокращение времени на сбор информации
• Работа с финансовым отчетом

Преимущества от внедрения
После внедрения Битрикс24 менеджеры ведут свои заказы по воронке, начиная от замера и заканчивая получением полной оплаты и актов – заказы не теряются, имеется полная картина.
Руководители, менеджеры, бригадиры и др. участники могут на календаре просматривать графики замеров, работ, закупок.
Бригадир отправляет ежедневно отчеты о своей работе с мобильного телефона.
Все участники процесса: менеджер, замерщик, сметчик, юрист, финансовый директор, бригадир вносят каждый свои данные на всех этапах – при этом удобно смотреть от кого и на какой стадии ожидаются данные.
Заказ автоматически меняет стадию с уведомлением, как только все нужные обязательные данные внесены.
Все данные по оплатам от клиента и затратам на проект можно вносить в финансовый отчет, который прикреплен к каждому заказу. Рентабельность рассчитывается автоматически.

Отзыв заказчика о проделанной работе
Отзыв управляющего компанией:
Проводили внедрение Битрикс24 для нашей компании. По окончанию проекта провели обучение. Сейчас работаем с ними по услуге техподдержки портала – делаем нужные доработки, проводим автоматизацию бизнес-процессов. Сама система CRM устраивает, с ее помощью удалось решить нашу главную проблему по организации последовательности этапов – у сотрудников появилось понимание правильности поэтапного выполнения действий.
Студию Profi выбрали по рекомендации. Вопросы решаются достаточно оперативно. С ребятами планируем работать и дальше. Рекомендуем их как надежного партнера!