Экоград
Информация о клиенте
Производственная компания «ЭКОГРАД» предлагает широкий ассортимент продукции собственного производства для оснащения парковых и дворовых территорий, спортивных и уличных площадок. Компания занимается созданием малых архитектурных форм более 5 лет, работает с крупными застройщиками, городскими парками, администрациями городов, управляющими компаниями и частными лицами по всей России.
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент.
В компании есть офис, в котором работают руководители, отдел продаж и производство с конструкторским бюро и инженерами, которое находится в другом районе, далеко от офиса.
До внедрения Битрикс24, работа в компании велась в авральном режиме. Менеджеры, экономисты, конструкторы и производство работали в Excel, WhatsApp, Telegram, не имея качественной коммуникации, а руководители не могли контролировать работу.
Документы по каждому проекту хранились в разных папках на разных компьютерах, что дополнительно усложняет ведение сделки менеджерами и очень сильно осложняло работу с инженерами и производством, фактически делая процесс производства неуправляемым.
Необходимо было продумать и настроить автоматизацию всего процесса работы компании, начиная от общения с клиентами, получения заказа, изготовления и до производства и отгрузки готового изделия, подключив все отделы и каналы связи.
Внедрение, особенности проекта
Мы созвонились с ключевыми сотрудниками, собрав воедино все детали и нюансы работы.
Описали структуру компании, каким отделам необходим доступ к документации, шаблонам, таблицам расчета.
Определили внешние каналы коммуникации с клиентами.
Подключили почтовые ящики корпоративные и сотрудникам, создали стандартные формы Битрикс24 и разместили их на сайте (учитывая соглашение на обработку персональных данных).
Процесс внедрения
Сделка будет дополняться необходимыми данными и документами, которые автоматически запишутся в соответствующие поля.
Первичная коммуникация – общение менеджеров отдела продаж с клиентами, сбор и фиксация требований. Далее менеджер совместно с дизайнерским и инженерным отделом проводит расчет коммерческого предложения, отправляет и согласовывает его с клиентом.
В системе все действия отображаются в виде отдельных заданий.
Менеджер готовит договор, спецификацию по заказу. Здесь подключается экономический отдел. Документы согласовываются сначала с экономистом, после чего направляются клиенту вместе со счетом.
Когда договор заключен, экономист контролирует оплату и отмечает в системе, что она поступила.
После этого начинается подготовка документов по реализации – техническое задание для конструкторов и инженеров-технологов, а сам процесс переходит в другую ветку, с которой теперь будет работать производство.
Конструктору приходит задание подготовить модель, сделать деталировку и отправить на изготовление. Он также выполняет свою работу в Битрикс24 нажатием всего пары кнопок.
На производстве получают задание, всю необходимую документацию и приступают к изготовлению. По готовности изделие передают на склад и сдают его заказчику.
Например, если нарушил Конструктор, то уведомление идет Руководителю конструкторского бюро, если Менеджер по продажам - то Руководителю отдела продаж.
Уведомление настроено так, что его невозможно проигнорировать или пропустить.
В случае, если руководитель не повлиял на процесс работы и не решил проблему, система уведомит уже генерального директора.
Это уведомление реализовано в виде отдельного модуля, который подключен к основному процессу и контролирует регламентные сроки исполнения бизнес процесса на каждом этапе к основному процессу.
Вместо этого, мы создали интерактивную блок-схему, на которой видна вся карта процесса.
Записали видео, на котором пошагово показали весь процесс работы. Прошли вместе с Руководителем отдела продаж по каждому этапу.
Отдельно записали обучающие видео-ролики для каждого отдела компании, в которых объяснили, что и как работает.
Работа с решением. Достигнутые результаты
Автоматизация была сделана с помощью стандартных процессов Битрикс24 (бизнес-процессы и смарт-процессы).
Вся компания – Руководство, Администраторы, Бухгалтерия, Отдел продаж, Отдел кадров, Производство (Конструкторы, Снабжение) работают теперь в единой системе.
Портал Битрикс24 стал своего рода электронным помощником, который в нужное время ставит нужную задачу нужному человеку и контролирует регламентные сроки. При этом сотрудник отвечает на это задание, загрузив нужные данные, документы, файлы и не держит в голове, что нужно сделать дальше. Битрикс24 помогает сотрудникам в работе и контролирует её выполнение.
Менеджер, работая с клиентом, фиксирует всю информацию, которая агрегированно собирается в сделке.
А сама сделка выполняет несколько функций:
Производственная компания «ЭКОГРАД» предлагает широкий ассортимент продукции собственного производства для оснащения парковых и дворовых территорий, спортивных и уличных площадок. Компания занимается созданием малых архитектурных форм более 5 лет, работает с крупными застройщиками, городскими парками, администрациями городов, управляющими компаниями и частными лицами по всей России.
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент.
В компании есть офис, в котором работают руководители, отдел продаж и производство с конструкторским бюро и инженерами, которое находится в другом районе, далеко от офиса.
До внедрения Битрикс24, работа в компании велась в авральном режиме. Менеджеры, экономисты, конструкторы и производство работали в Excel, WhatsApp, Telegram, не имея качественной коммуникации, а руководители не могли контролировать работу.
Документы по каждому проекту хранились в разных папках на разных компьютерах, что дополнительно усложняет ведение сделки менеджерами и очень сильно осложняло работу с инженерами и производством, фактически делая процесс производства неуправляемым.
Необходимо было продумать и настроить автоматизацию всего процесса работы компании, начиная от общения с клиентами, получения заказа, изготовления и до производства и отгрузки готового изделия, подключив все отделы и каналы связи.
Внедрение, особенности проекта
Мы созвонились с ключевыми сотрудниками, собрав воедино все детали и нюансы работы.
Описали структуру компании, каким отделам необходим доступ к документации, шаблонам, таблицам расчета.
Определили внешние каналы коммуникации с клиентами.
Подключили почтовые ящики корпоративные и сотрудникам, создали стандартные формы Битрикс24 и разместили их на сайте (учитывая соглашение на обработку персональных данных).
Процесс внедрения
- Процесс ведения сделки с момента обращения клиента, изготовления на производстве и до отгрузки заказа
Сделка будет дополняться необходимыми данными и документами, которые автоматически запишутся в соответствующие поля.
Первичная коммуникация – общение менеджеров отдела продаж с клиентами, сбор и фиксация требований. Далее менеджер совместно с дизайнерским и инженерным отделом проводит расчет коммерческого предложения, отправляет и согласовывает его с клиентом.
В системе все действия отображаются в виде отдельных заданий.
Менеджер готовит договор, спецификацию по заказу. Здесь подключается экономический отдел. Документы согласовываются сначала с экономистом, после чего направляются клиенту вместе со счетом.
Когда договор заключен, экономист контролирует оплату и отмечает в системе, что она поступила.
После этого начинается подготовка документов по реализации – техническое задание для конструкторов и инженеров-технологов, а сам процесс переходит в другую ветку, с которой теперь будет работать производство.
Конструктору приходит задание подготовить модель, сделать деталировку и отправить на изготовление. Он также выполняет свою работу в Битрикс24 нажатием всего пары кнопок.
На производстве получают задание, всю необходимую документацию и приступают к изготовлению. По готовности изделие передают на склад и сдают его заказчику.
- Уведомление руководителя о просроченной задаче
Например, если нарушил Конструктор, то уведомление идет Руководителю конструкторского бюро, если Менеджер по продажам - то Руководителю отдела продаж.
Уведомление настроено так, что его невозможно проигнорировать или пропустить.
В случае, если руководитель не повлиял на процесс работы и не решил проблему, система уведомит уже генерального директора.
Это уведомление реализовано в виде отдельного модуля, который подключен к основному процессу и контролирует регламентные сроки исполнения бизнес процесса на каждом этапе к основному процессу.
- Обучение сотрудников новому процессу работы
Вместо этого, мы создали интерактивную блок-схему, на которой видна вся карта процесса.
Записали видео, на котором пошагово показали весь процесс работы. Прошли вместе с Руководителем отдела продаж по каждому этапу.
Отдельно записали обучающие видео-ролики для каждого отдела компании, в которых объяснили, что и как работает.
Работа с решением. Достигнутые результаты
Автоматизация была сделана с помощью стандартных процессов Битрикс24 (бизнес-процессы и смарт-процессы).
Вся компания – Руководство, Администраторы, Бухгалтерия, Отдел продаж, Отдел кадров, Производство (Конструкторы, Снабжение) работают теперь в единой системе.
Портал Битрикс24 стал своего рода электронным помощником, который в нужное время ставит нужную задачу нужному человеку и контролирует регламентные сроки. При этом сотрудник отвечает на это задание, загрузив нужные данные, документы, файлы и не держит в голове, что нужно сделать дальше. Битрикс24 помогает сотрудникам в работе и контролирует её выполнение.
Менеджер, работая с клиентом, фиксирует всю информацию, которая агрегированно собирается в сделке.
А сама сделка выполняет несколько функций:
-
Справочная информация – проверка стадии, документов и других данных, которые пополняются в процессе работы. Все документы также хранятся на Битрикс24.Диске.
-
Планировщик – поставить напоминание о созвоне с клиентом, внести правки в документы и др.
-
Постановка задач сотрудникам – любой сотрудник всегда знает, какую задачу нужно выполнить, сроки и детали.
Преимущества от внедрения
-
Решился вопрос безопасности. Ранее работа велась в файле Excel, доступ к которому нужно было расшарить только тем сотрудникам, кто непосредственно работает с данным заказом. Это отнимало время и требовало дополнительного контроля. Теперь все это делает система.
-
Больше не нужно тратить время на переписки, передачу работы, файлов, объяснения. Это все делает электронный помощник, а сотрудники полностью сосредоточены на выполнении своей работы.
Компания работает более прозрачно, можно отследить все процессы и не терять клиентов.
Руководители контролируют все этапы, а в случае задержки выполнения заказа, сразу получают уведомление и могут оперативно решить вопрос.
Отзыв заказчика о проделанной работе
Все сотрудники очень положительно восприняли переход на работу в Битрикс24.
Они были заинтересованы научиться работать в новой системе, активно подключались во время внедрения.
Нам удалось протестировать работу с сотрудниками отдела продаж еще до момента запуска процесса на портале.
Внедрение Битрикс24 заняло около двух месяцев и сейчас сотрудники активно ведут новые сделки, некоторые из которых уже переданы на производство.
Мы продолжаем работать с компанией «ЭКОГРАД» и планируем в ближайшем будущем добавить новые процессы, стадии взаимодействия менеджеров с клиентами, дополнительные уведомления для сотрудников и др.
Руководители контролируют все этапы, а в случае задержки выполнения заказа, сразу получают уведомление и могут оперативно решить вопрос.
Отзыв заказчика о проделанной работе
Все сотрудники очень положительно восприняли переход на работу в Битрикс24.
Они были заинтересованы научиться работать в новой системе, активно подключались во время внедрения.
Нам удалось протестировать работу с сотрудниками отдела продаж еще до момента запуска процесса на портале.
Внедрение Битрикс24 заняло около двух месяцев и сейчас сотрудники активно ведут новые сделки, некоторые из которых уже переданы на производство.
Мы продолжаем работать с компанией «ЭКОГРАД» и планируем в ближайшем будущем добавить новые процессы, стадии взаимодействия менеджеров с клиентами, дополнительные уведомления для сотрудников и др.
Название проекта
Экоград
Проект партнера
GARNET
Сфера бизнеса
Строительство, ремонт и благоустройство
Тип проекта
Облачный Битрикс24
Год публикации
2023
Узнать стоимость внедрения
