Внедрение Битрикс24 для компании "Bergauf"

1. Краткая информация о клиенте

«Bergauf» — компания, активно развивающая направление разработки, производства и реализации строительных материалов. Сегодня «Bergauf» – это крупнейший бренд на территории РФ, имеющий несколько собственных производственных площадок, на которых их опыт и ресурсы позволяют обеспечить максимальную эффективность.

На данный момент в Битрикс24 работают отделы продаж Московской области, Ленинградской области, городов Юга России, Республики Беларусь. В Битриксе работают 61 пользователь.

Филиалы и офисы компании «Bergauf» расположены во всех областных центрах Российской Федерации, а также Белоруссии, Казахстане, Кыргызстане, Монголии.

Сайт: www.bergauf.ru

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

Компания «Bergauf» обратилась со следующими проблемами:

1.    Отсутствие прозрачности в работе полевых сотрудников. Не было возможности проконтролировать и отследить их нахождение на строительных объектах и розничных торговых точках.

2.    Работа сотрудника не была оцифрована. Не было возможности провести аналитику, как повлиял данный сотрудник на точки продаж, с которыми работает сотрудник.

3.    Отсутствие истории взаимодействия и работы с конкретной компанией на строительном рынке или объекте.

4.    Руководители тратили большое количество времени на формирование отчетов и сводной аналитики по итогам месяца, данная работа выполнялась вручную.

Почему был выбран Битрикс24:

1.    Битрикс24 – готовый набор инструментов для совместной работы компании и CRM №1 в России.

2.    Продуктами компании пользуются федеральные розничные сети, банки, страховые и производственные компании, госорганизации, малый и средний бизнес.

3.    Битрикс24 автоматизирует компанию, а не отдельные процессы бизнеса

4.    Функционал Битрикс24 хорошо дорабатывается под потребности компании

5.    Большое количество сервисов, доступных в Битрикс24, для выстраивания взаимодействия и коммуникации как между сотрудниками, так и с клиентами: почта, телефония, чаты (групповые и личные), видеозвонки, календарь, рабочие графики, собрания и планерки и многое другое.

6.    Большой выбор готовых решений, необходимых для реализации проекта и закрытия потребностей клиента

Почему клиент выбрал компанию Bazhal Group?

1.              Команда профессионалов, имеющая многолетний опыт адаптации CRM системы под конкретные требования клиента

2.              Высокая оперативность работы

3.              Интуитивное понимание потребностей клиента

4.              Гибкая настройка интерфейса Битрикс24 под потребности клиента вплоть до смены названий активностей

3. Процесс внедрения, особенности проекта

В первую очередь решались проблемы отдела продаж. В ходе анализа и составления технического задания были выявлены основные критерии, которые должны быть реализованы в CRM Битрикс24:

1.    План-факт по маршрутным листам:

●      План маршрута на неделю в разрезе менеджеров;

●      Факт маршрута на неделю в разрезе менеджеров;

●      Фиксация компаний;

●      Фиксация результатов визита;

●      Сокращение времени менеджеров на планирование визитов;

●      Фиксация целей визита (расширение ассортиментной матрицы, новые объекты, расположение на полках, продажа ассортимента и пр.

2.    Календарь визитов:

●      Дата и время визита;

●      Торговый представитель;

●      Компания;

●      Возможность просмотреть график визитов торговых представителей за разный промежуток времени: день, неделя, месяц.

3.    Система должна формировать следующий план поездок. При завершении текущего визита система запрашивает дату следующего визита, что упрощает работу торгового представителя и делает ее эффективнее.

4.    В системе должна быть реализована ассортиментная матрица. Необходимо это для того, чтоб понимать ассортимент конкурентов, который представлен в торговой точке, и как компания конкурирует с другой продукцией, представленных на полках:

●      Наименование конкурента

●      Объем закупок у данного конкурента

●      Объем закупок у компании

5.    В системе должны быть анкеты, которые заполняется на торговых точках. Необходимо это для понимания перспектив работы компании и анализа направлений развития компании и расширения сотрудничества с торговой точкой.

6.    В системе должна быть возможность вносить адрес компании и указывать свою геолокацию. Необходимо это для понимая, какие точки посещает торговый представитель и где продаются товары на картах.

7.    В системе должна быть фиксация геопозиции полевого сотрудника. Сотрудник отмечается при приезде в торговую точку и выезде, что позволяет понять, в каких точках находился сотрудник и сколько времени у него было затрачено на встречу.

8.    В системе должен выстраиваться план-факт по клиентам, которые закреплены за менеджерами: маржа, выручка, тонны, объему продукции. Данные отчеты позволяют видеть сколько планово и фактически в компанию пришло денег по объектам и менеджерам.

9.    В системе должна быть возможность формировать переводные заказы на клиентов (строительные объекты и розничные торговые точки) и контроль их отгрузки через дистрибьютеров.

10. В системе должно быть удобное мобильное приложение, чтобы менеджеры могли оперативно вносить информацию по своим клиентам в момент визитов в «полях».

11. В системе должны быть интегрированы все каналы коммуникации с клиентами: рабочие и мобильные телефоны, записи разговоров, переписке по почте. Это позволит хранить и отслеживать истории взаимодействия с клиентами.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты

Была реализована система «с нуля» на базе Битрикс24, которая закрывает потребности данного отдела и направления компании Bergauf.

1.    Был проведен аудит и собраны потребности клиентов, Excel-файлы, в которых велись клиенты, отчеты, которые формировались вручную, клиентская база, сформированы задачи, которые необходимо выполнить. На основании ТЗ был сформирован предварительный график и этапы работ по внедрению проекта.

2.    Было развернуто коробочное решение Битрикс24 на серверах компании Bergauf. Были сделаны необходимые настройки и доработки системы в соответствии с ТЗ, заведены тестовые клиенты. Было проведено тестирование системы по каждому сценарию работ и модулю: планирование визитов, занесение ассортиментной матрицы, анкетирование, фиксация геолокации, план/факта и переводные заказы.

3.    Были реализованы доработки Битрикс24, например контент, который отображается изначально в коробке - наименование активностей, которые не соответствуют деятельности компании: сделки были заменены на активности, предложения на ассортиментные матрицы, клиенты – компании и тд.

4.    Были настроены интеграции с телефонией, Яндекс картой, почтовыми ящиками торговых представителей, сервисами геолокации, для хранения и отображения истории работы с клиентами.

5.    Была собрана база контрагентов по Московской области, импортирована из Excel в Битрикс24. Особенность этой базы – связь нескольких объектов между собой. Например: торговая точка относится к определенному рынку и дистрибьютору. Таки образом торговая точка должна быть связана с тремя сущностями для отображения аналитики в разных плоскостях.

6.    Было подготовлено и проведено обучение. На обучение были разобраны основной функционал Битрикс24, регламенты работ, сценарии работ по каждому функциональному блоку. После обучения была проведена аттестация сотрудников в виде тестирования и практических заданий по каждому функциональному блоку и сценариям работ в Битрикс24. После обучение система была запущена в опытно-промышленную эксплуатацию.

7.    Далее проект перешел на этап масштабирования. В систему были подключены другие регионов и города, такие как Санкт-Петербург, Республика Беларусь, Южный регион России. Также в систему начали заводиться другие отделы компании, такие как IT-отдел, Отдел внутреннего контроля, Служба технической поддержки.

5. Преимущества от внедрения

1.    Компания Bergauf за 2021 год показала максимальный прирост по клиентской базе к 2020 году с 300 до 600 строительных объектов.

2.    Все взаимодействия с контрагентами стали фиксироваться в системе, появилась прозрачность в работе сотрудников полевой команды.

3.    Все плановые и фактические визиты фиксируются в системе, видные цели и результаты каждой поездке, что позволяет компании проводить работу над ошибками и достигать поставленных целей.

4.    При уходе сотрудника на больничный или в отпуск есть возможность передать своих клиентов другому торговому представителю, что позволяет добиться поставленных результатов.

5.    Работа торгового представителя оцифрована и систематизирована. Новые сотрудники легко обучаются и есть четкое понимание каких результатов от них ожидают.

6. Отзыв заказчика о проделанной работе

Минимальные сроки внедрения

Возможность оцифровать базу клиентов

Понимание результатов реально проделанной работы менеджеров

Гибкая настройка интерфейса

Техподдержка 24/7