Центр гражданских инициатив Югры (Фонд "Центр гражданских социальных инициатив Югры")

1. Краткая информация о клиенте

Центр гражданских инициатив Югры (Фонд "Центр гражданских социальных инициатив Югры")

Цель создания Фонда «Центр гражданских и социальных инициатив Югры» — развитие некоммерческого сектора в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре, а также создание благоприятных условий для расширения участия негосударственных, в том числе социально ориентированных некоммерческих организаций, в предоставлении услуг в социальной сфере.

Сотрудники более 300 человек.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент.

Необходимо было сократить ручной труд и автоматизировать согласование документов.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.

Необходимо было автоматизировать процесс согласования и оплаты счетов в компании. Причем необходимо учесть, что сотрудники, задействованные в процессе (менеджер, руководитель менеджера, исполнительный директор, главный бухгалтер, бухгалтер) могут отсутствовать на рабочем месте. Если кто-то из них находится в отпуске, на больничном или в командировке, то его должны замещать:

• руководителя менеджера - исполнительный директор;


• исполнительного директора - главный бухгалтер;


• главного бухгалтера - бухгалтер;


• бухгалтера - главный бухгалтер (теоретически предполагается, что одновременно не могут отсутствовать главный бухгалтер и бухгалтер).

После установки данного бизнес-процесса на портал Битрикс24, процесс согласования и оплаты счетов работает следующим образом.

І вариант, когда все участники процесса есть на рабочем месте:

1. Менеджер запускает бизнес-процесс.


2. Счет попадает на рассмотрение и согласование руководителю менеджера.


3. Если руководитель подтверждает необходимость оплаты данного счета, то он переходит на согласование к главному бухгалтеру.


4. После согласования у главного бухгалтера документы попадают на проверку к бухгалтеру.


5. Если бухгалтер подтверждает, что документы в порядке, счет возвращается к главному бухгалтеру для совершения оплаты.


6. После оплаты ставится задача менеджеру, запустившему бизнес-процесс, чтобы он собрал закрывающие документы.


7. Когда закрывающие документы собраны, они попадают к бухгалтеру на проверку.


8. Если все документы в порядке, то бухгалтер подтверждает закрывающие документы и бизнес-процесс заканчивает свою работу.

ІІ вариант, когда кто-то из участников процесса отсутствует на рабочем месте:

1. Менеджер запускает бизнес-процесс на утверждение счёта.


2. Руководитель менеджера его согласовывает. Если нет руководителя менеджера, то счёт утверждает исполнительный директор. Если нет исполнительного директора, то счёт попадает на утверждение к главному бухгалтеру. Если нет главного бухгалтера, то утверждение счета переводится на бухгалтера.


3. Далее документы на оплату попадают на согласование к главному бухгалтеру. Если его нет на месте, то вместо него выступает бухгалтер.


4. Следующий этап в бизнес-процессе - это проверка документов бухгалтером. Если бухгалтера нет, то документами занимается главный бухгалтер.


5. Далее главный бухгалтер оплачивает счет. Если главный бухгалтер отсутствует, то счет оплачивает бухгалтер.


6. После оплаты менеджер, инициировавший бизнес-процесс собирает закрывающие документы.


7. Далее закрывающие документы попадают на проверку к бухгалтеру. Если бухгалтера нет на месте, то его роль исполняет главный бухгалтер.


8. После утверждения закрывающих документов, бизнес-процесс прекращает свою работу.
   

Таким образом, данный бизнес-процесс исключает остановки в утверждении и оплате счетов компании из-за отсутствия на рабочем месте кого-либо из участников процесса. Перед тем, как передать на согласование и оплату документы, бизнес-процесс проверит, не отмечен ли данный сотрудник в Битрикс24, как отсутствующий. Если человек находится в отпуске, командировке или на больничном, то бизнес-процесс направит документы на другого сотрудника в соответствие с кадровой политикой компании.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты.

По итогу выполненных работ завершили первый этап автоматизации работы сотрудников, упрощена схема коммуникаций по каждой конкретной задаче на согласования, сокращены сроки согласований необходимых документов

5. Преимущества от внедрения

Клиенту было важно уйти от согласований в компании на бумажных бланках. Уменьшить беготню по кабинетам, напоминать и контролировать по срокам выполнения согласований. Итоги согласований заносятся в универсальные списки, их всегда можно перепроверить контролирующим отделом.

6. Привести примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.

Ранее фонду приходилось сталкиваться с неэффективным ведением работы. После разворота и настройки портала результаты в фонде приобрели положительную динамику и сравнительно увеличились в качестве. Теперь менеджеры будут экономить до 30% рабочего времени с помощью расширенных возможностей.

7. Отзыв заказчика о проделанной работе.

Заказчик доволен работай нашей компании.