Кейс внедрения Битрикс24 в компании «Сбермаркетинг»

1. Краткая информация о клиенте
«СберМаркетинг» предоставляет полный спектр услуг в области маркетинга (агентство полного цикла, система автоматизации маркетинговых процессов, направление Events, GrowthLab и так далее).
«СберМаркетинг» создавался с нуля, чтобы решать задачи экосистемы «Сбер», а впоследствии вышел и на внешних клиентов рынка.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к нам пришел клиент.
В феврале 2021 года к нам поступила задача по аудиту процессов закупа для IT-отдела «СберМаркетинг». Они искали компанию-интегратора, которая со стороны своего опыта правильно подскажет, как внедрить Битрикс24 на несколько подразделений организации. И отдел закупа был лишь одним из подразделений, с которого планировалось начать сотрудничество.
Аудит был проведен по всем правилам IPG, подробнее прочесть о том, как мы проводим аудит бизнес-процессов вы можете по ссылке.
По результатам аудита у нас появилась согласованная карта бизнес-процесса закупки для службы ИТ.
Параллельно с аудитом нам дали небольшую задачу технического характера. Необходимо было сделать макрос в базе в таблице Excel, которая догружала бы информацию о контактных лицах клиентов из базы в Excel в Битрикс24. Мы реализовали её за 11 часов работы и перешли к следующим этапам.

3. Процесс внедрения, особенности проекта.
В процессе аудита и выполнения тестового задания команда IPG подтвердила свои компетенции, и мы получили добро на запуск проекта по автоматизации процесса закупок для IT-отдела в соответствии с согласованной (в процессе аудита) картой процесса.
Ранее процесс в компании работал следующим образом: IT-отдел формируют некую заявку, собранную от сотрудников (к примеру, купить 5 мониторов и 6 клавиатур) и отправляет её по почте в отдел закупа. Однако для новых сотрудников такая схема кажется сложной из-за отсутствия четкого регламента. Кроме того, неудобно было и отделу закупок.
Сотрудник приходит на портал и заполняет там 2-3 поля в форме.
Далее IT-отдел изучает входную информацию и при необходимости запрашивает какие-то данные (например, диагональ монитора). Мы понимали, что не всегда сотрудник, инициирующий заявку на закупку, может знать точные параметры товара. Так что, IT-отдел выясняет необходимые данные и на основании этой заявки формирует уже конкретные товарные позиции.
Они собираются в товарные группы, так как отделу закупок выгодно консолидировать заявки: то есть купить не 5 раз по одному монитору, а собрать заявку на 10 мониторов и получить скидку.
После формирования товарной группы она отправляется в работу в отдел закупок. В зависимости от типа закупки процесс двигается по 1 из 4 преднастроенных веток. Каждая ветка имеет от 33 до 43 шагов. Бизнес-процесс на разных ветках может проходить такие этапы, как:
сбор внутренних документов, необходимых для проведения закупочной процедуры;
сбор предложений от поставщиков и их согласование;
согласование отчёта о выборе поставщика рабочей группой с автосогласованием в случае отсутствия реакции члена рабочей группы в течение N рабочих дней;
формирование печатной формы листа согласования;
заключение договора;
процесс оплаты / постоплаты счета;
указание срока поставки товара (оказания услуг).
Весь процесс заканчивается контролем получения товаров/услуг заказчиком и получением закрывающих документов от поставщика.

4. Работа с решением. Достигнутые результаты.
Когда стало очевидно, что Битрикс24 - одна из ключевых программ для управления бизнес-процессами в «СберМаркетинг», на первый план вышла задача перенести Битрикс42 с облачного решения на коробочное. Коллеги из «СберМаркетинг» поняли, что облачного функционала может быть недостаточно. К примеру, для реализации процесса закупок в IT-отделе была необходимость в создании нестандартных активити. Плюс были пожелания к управлению безопасности данных.
Перенос делали по следующему алгоритму:
мы подали заявку на перенос вендору;
он сформировал копию облачного портала и передал её нам;
мы развернули копию на сервере, предоставленном заказчиком.
Всё получилось сделать довольно оперативно (за пятницу и выходные), и перенос практически никак не помешал текущей работе.
Модуль «Целеполагание» для оценки сотрудников
Следующей нашей задачей в рамках сотрудничества с “СберМаркетинг” была реализация модуля “Целеполагание”.
Суть этого модуля в том, что сотрудник ставит себе цели на период (квартал, год), указывает «вес» каждой (к примеру, 10%), согласовывает их с руководителем. Руководитель может согласиться с целями или отказать в целях, написав комментарий, который уйдет сотруднику, чтобы он скорректировал цели. По окончании периода сотрудник ставит себе оценку по каждой из этих целей.
По итогу каждый руководитель получает цели своих сотрудников с их самостоятельными оценками, первоначальными данными и коэффициентами.
Цели за период формируются в группу целей, и по ней система автоматически считает некий коэффициент, который будет применяться к финансовому вознаграждению.
Руководитель при этом может корректировать данные. К примеру, он изучил цели и видит, что автоматически рассчитался низкий коэффициент, хотя невыполнение задачи произошло по независящим от сотрудника причинам. Депремировать его будет неправильно, поэтому руководитель может исправить коэффициент. Далее всё это уходит в финансовый отдел, который уже видит реальные финансовые показатели. На их основе сотрудникам начисляются зарплаты, премии и другие денежные вознаграждения.

5. Преимущества от внедрения
Благодаря переходу на коробочный Битрикс24 удалось воплотить многие пожелания заказчика по кастомизации интерфейсов корпоративного портала, запустить дополнительный функционал. Использование нововведенных универсальных списков, бизнес-процессов по работе с задачами, документами позволили структурировать большую часть работ пользователей и сократить время на сбор, обработку документов и принятие решения. Что в свою очередь позволило выделить больше времени на работу непосредственно с клиентами.
После выполненного перехода на Битрикс24 и проведенного внедрения сотрудничество СберМаркетинга и digital-агентства IPG продолжается в рамках технической поддержки, выполняются работы по дальнейшему развитию портала Битрикс24.

6. Пример использования системы в коммерческом департаменте
У заказчика в рамках коммерческого департамента функционирует два основных направления: направление продаж и направление сопровождения клиентов. Для оптимизации взаимодействия сотрудников этих двух направлений была введена дополнительная автоматизация на воронках продаж с помощью триггеров, роботов и отдельных бизнес-процессов.
Также руководители направлений просили автоматизировать процессы подготовки и анализа данных по продажам, заключению договоров и подключению клиентов к услугам доставки заказчика. Так, например, для сбора информации по заключенным договорам активно используется функционал универсальных списков.
Для процесса передачи новых клиентов из направления продаж в направление сопровождения было выполнено несколько настроек воронки продаж и разработано несколько отчетов на базе штатного конструктора-отчетов.

7. Отзыв заказчика о проделанной работе
Представители СберМаркетинг остались довольны сотрудничеством с IPG и приняли решение произвести внедрение для ещё одного подразделения – операционного департамента. Данное внедрение запланировано на следующий год. Также будет продолжаться работы в направлении интеграционных решений с внутренними информационными системами СберМаркетинг.