Портал компании по конструированию, производству и продаже спецодежды оптом

Портал компании по конструированию, производству и продаже спецодежды оптом «Ивановская текстильная компания»

Сфера деятельности: Производство и поставка.

Число сотрудников, работающих в Битрикс24: 83.

Кол-во офисов/филиалов: 1.

Тип проекта, тариф: Облачная версия Битрикс24, тариф «Компания».

Ситуация на момент обращения:

• Общение сотрудников происходило в разных мессенджерах или устно;
• Терялись и забывались важные сведения и распоряжения;
• Непрозрачная работа менеджеров отдела продаж – в процессе обработки заявок данные терялись, из-за этого терялось время - компания могла просрочить подачу заявки на участие в тендере, менеджеры забывали связываться с клиентом;
• Неудобная работа менеджеров в разных местах: в почте, по телефону, по обработке заявок – в Excel-файлах;
• Отсутствие реестров документов в единой системе и быстрого доступа к ним и их истории;
• Неэффективный контроль над сотрудниками.

Клиент выбрал нашу компанию «Cтудию Profi» по рекомендации.

Что требовалось:

• Объединить всех сотрудников компании на портале Битрикс24 для удобной работы и общения;
• Настроить CRM-систему под нужды заказчика;
• Создать реестры документов с историей по согласованиям участников;
  
• Настроить контроль над менеджерами тендерного и коммерческих отделов.

• В Битрикс24 есть все для работы: задачи, CRM, почта, телефония, соцсети, реклама, сквозная аналитика;
• Битрикс24 объединяет всех сотрудников в одной системе;
• Возможность сохранения всей истории по клиентам;
• Быстрый доступ к нужной информации;
• Эффективный контроль над сотрудниками;
• Электронные реестры документов с возможностью просмотра истории.
  

• Развернули и сделали базовую настройку портала

Подготовили структуру компании. Организационная структура помогает сотрудникам ориентироваться: понимать, к какому отделу относится тот или иной коллега. Особенно это полезно для новых сотрудников. Также орг. структура используется для настройки отправки отчётов руководителям и для некоторых бизнес-процессов.

• Настроили карточки лида, контакта, компаний и сделок под компанию заказчика

Настроили возможность заполнения необходимых полей в карточках, например, в тендерном направлении: сумма конкурса, даты подачи заявки и окончания, условия и срок поставки, сроки исполнения и оплаты. Есть возможность прикрепления ТЗ, договора и других документов. Т.е. теперь в одном месте хранится вся информация по тендеру: руководитель или другой менеджер в отсутствие куратора (в отпуске, на больничном, уволился) могут получить доступ к данным по тендеру.

• Автоматизировали работу менеджеров в CRM

1. Настроили воронку продаж для тендерного, коммерческого направления и для направления по мониторингу тендеров;
2. Настроили автоматические задания, уведомлений для менеджеров;
3. Настроили контроль сроков обработки лидов и сделок;
4. Настроили автоматический запуск согласований по сделке и ее документам;
5. Автоматизировали расчет по сделке с отображением статусов по ответам и самих ответов от участников.
   

• Настроили отчет по сделкам в работе
  

Это быстрый отчет, который показывает сумму сделки, ответственного, даты подачи и окончания тендеров, статус сделки. Здесь можно отфильтровывать сделки по необходимым параметрам. Очень удобный инструмент для руководителя отдела продаж, чтобы вовремя отслеживать работу сотрудников по продажам и тендерам.

• Автоматизировали основные процессы

Для удобства работы сотрудников и их руководителей по ведению реестров в системе Битрикс24 и для быстрого доступа к истории документов были настроены следующие автоматизированные процессы:

• Согласование договора.
• Проверка контрагента.
• Заявка на командировку.
• Оформление отпуска.
• Запрос справок.
• Заявка на контроль качества пошива изделий.
• Согласование документов с генеральным директором.
• Отправка корреспонденции.
• Рацпредложение.

• Разграничение прав на реестры документов

"Свои" документы видит только автор и его руководитель. Актуально, к примеру, для договора: сотрудник составляет документ и отправляет его на согласование непосредственному руководителю. Остальные сотрудники не смогут просмотреть этот документ.

• Настроили рабочее время и еженедельные рабочие отчеты необходимым сотрудникам

• Обучили сотрудников компании по работе в Битрикс24
  

Обучение сотрудников работе с Битриксом24 очень важно на начальном этапе, т.к. часто всё новое отторгается и вместо эффективного инструмента может получиться "ненавистное Б". Мы познакомили с Битрикс24 всех сотрудников, показали "куда нажимать", как работать с Чатом, Лентой, где смотреть Новости, как пользоваться Диском, Календарем и Почтой. Начало удобной и эффективной работы положено!

Наиболее востребованный функционал Битрикс24 у сотрудников Ивановской текстильной компании:

• Задачи
• CRM (лиды, сделки, контакты, компании)
  
• Чаты
  
• Новости
  
• Бизнес-процессы

• Сотрудники могут общаться между собой, делиться новостями, приглашать на события в единой системе Битрикс24.
• Удобная работа менеджеров со сделками, просмотр сделок по стадиям. Внутри сделки в любой момент можно посмотреть все статусы и ответы по согласованиям сделки, контрагента, по расчету от участников процесса, согласования участия в тендере и необходимых документов по сделке от экономического, юридического отделов, отдела бухгалтерии и руководителей.
• Автоматические задания и уведомления помогают менеджеру не забывать вовремя выполнять свою работу.
• В любой момент всю историю работы по клиенту можно посмотреть внутри карточки этого клиента, история не потеряется.
• Контроль руководителей позволяет вовремя реагировать на просроченные дела сотрудников.
• Просмотр руководителем отчета по сделкам в работе, внутри которого по выбранным сотрудникам можно посмотреть текущие суммы сделок и их стадии.
• Руководитель узнает, если сотрудник не вовремя начал или завершил рабочий день, а также получит еженедельный отчет по работе, который может посмотреть в любое время – отчет сохранится в системе.
• Теперь не нужно ходить за личной подписью нескольких руководителей – электронные согласования договоров, заявок на командировку и отпуск, запросы справок и других документов позволяют сотрудникам работать в более удобном формате и экономить время.
• Реестры со всеми согласованными документами и историей хранятся в Битрикс24.