ЛЮКС-СР

Компания «ЛЮКС–СР»  — это рекламно-сувенирная компания, основными направлениями деятельности которой являются продажа сувениров и нанесение на них фирменной символики.

Компания обратилась в Пинол, за автоматизацией при обработке Лидов и Сделок на воронке продаж. Также сотрудникам компании нужно было провести обучение по работе на портале Битрикс24. 

По разработке бизнес-процессов были проведены такие работы:

• Проведение онлайн встреч с клиентом для выявления потребностей по разработке бизнес-процессов;

• Разработка бизнес-процессов;

• Устранение замечаний, внесены пожелания клиента;

• Тестирование бизнес-процессов;

• Все разработанные бизнес-процессы были приняты клиентом.

Описание бизнес-процессов: 

На воронке лидов 5 стадии по работе с клиентом:

• Новый Лид
• Лид в работе
• Ответ получен
• Конвертация лида в сделку
• Конвертация лида в некачественный 

Менеджер переводит Лид на стадию «В работе», ставит задачу, в рамках которой необходимо рассчитать запрос и выставить коммерческое предложение.

После отправки коммерческого предложения клиенту, менеджер переводил Лид на стадию «Ответ дан». На этой стадии система автоматически запросит проставить дату следующего звонка клиенту, для получения ответа по коммерческому предложению. Выбранная дата и время будут отображаться в Делах CRM и за 15 минут до назначенного звонка, менеджеру поступит уведомление, о том, что необходимо связаться с клиентом. 

После того, как клиент свяжется с клиентом, есть два развития событий:

• Конвертация Лида в неуспешный статус, Лид конвертируется в Контакт + Компания с признаком «Не было Сделки» после чего работа по Лиду будет завершена;
• Конвертация Лида в Сделку и выбираем воронку «Новый клиент» где будет проходить дальнейшая работа по клиенту.

На воронке «Новый клиент», сделка попадает на стацию «Новая сделка».

Менеджеру нужно перенести сделку на стадию «Выставить счет» на основании коммерческого предложения, которое согласовал клиент.

На этом шаге, система просит заполнить обязательные поля:

• Вид услуги (Дизайн или Дизайн+Полиграфия);
• Требуется ли подключение дизайнера (ДА или НЕТ);
• Поставщик предоплатый (ДА или НЕТ).

При заполнении всех обязательных полей, сделка переходит в стадию «Выставить счет». В Сделке автоматически ставится задача для бухгалтера на подготовку счета.

После того как бухгалтер выставит счет на оплату, и поместит его в задачу, ее нужно завершить. Параллельно с этим, менеджеру необходимо направить клиенту выставленный счет. После завершения задачи, сделка меняет статус на «Ожидание оплаты».  

В случае если по Сделке в течение трех дней, не пройдет оплата и Сделка не сменит статус, менеджеру придет уведомление о том, что необходимо связаться с клиентом и уточнить когда поступит оплата.

При поступлении оплаты от клиента, нужно перевести сделку на стадию «Счет оплачен».

На этой стадии, если при заполнении обязательных полей было указано, что поставщик работает по предоплате, в этом случае на бухгалтера ставится задача, на запрос счета у поставщика.

После оплаты сета поставщика, нужно перевести сделку на другую стадию Ждем поставку / В работе у дизайнера. Так как мы делаем заказ у поставщика, нужно заполнить обязательные поля которые отвечают за получение заказа:

•  Получение от поставщика (Поставщик заберет сам или Забрать водителю);
• Дата поставки.

При выборе Забрать водителю, в сделке будет сформирована задача, в которой будет указана время и дата когда нужно забрать заказ.

Параллельно с этим, нужно поставить вторую задачу для Дизайнера.

После того, как водитель в назначенный день забрал заказ, который направлял поставщик, сделку нужно подвинуть на стадию «Производство» и заполнить обязательное поле:

• Дата окончания производства.

Далее, по указанному времени об окончании производства, менеджеру придет уведомление, о том, что Сделка требует внимания и нужно перевести сделку на следующий этап, если производство было окончено.

При переходе в сделки на новый этап «Производство окончено» нужно выбрать вид доставки клиенту:

• Если выбираем  Передать в курьерскую службу, автоматически ставится задача, о том, что (необходимо подготовить документы, вызвать курьера для отправки груза). В задаче Поставщик и Ответственным будет ответственный менеджер, а в Соисполнителях будет бухгалтер.
• Если выбираем Доставим сами, то в задаче будет Поставщиком менеджер, а Ответственным водитель.

После этих действий, переводим Сделку на стадию «Груз отправлен клиенту» при получении груза клиентом, по закрытию задач будь то, передали в курьерскую службу или доставляли сам, сделка автоматически перейдет на стадию «Получение закрывающих документов».

На стадии «Получение закрывающих документов» ставиться задача для менеджера и бухгалтера для сбора закрывающих документов по сделке.

После сбора всех документов, сделка закрывается как успешная.

Кроме работ по порталу, для компании было проведено обучение в рамках пакета Пользователь.

Преимущества решения 

Технических трудностей во время работ по проекту не возникло. По окончанию работ, клиент получил готовый к работе портал. 

За счет бизнес-процесса, сделки движутся автоматически по воронке продаж. Учтены все нюансы в работе с клиентом. Убран человеческий фактор, система напоминает сотрудникам, на что им необходимо обратить внимание, какую задачу следует выполнить и какие документы требуются на каждом шаге запросить, сформировать и предоставить для клиента. 

А пройденное обучение позволило быстрее пройти адаптацию работе на портале. Сотрудники активно используют инструменты Битрикс24.