Топ-Медиа

О КОМПАНИИ

Рекламное агентство «Топ-Медиа» – более 10 лет на рынке рекламы. Агентство базируется в Калининграде, имеет более 2300 активных клиентов по всей России.

На данный момент 19 сотрудников компании используют Битрикс24 для решения ежедневных задач.

ЗАДАЧИ

·      Внедрить CRM-систему Битрикс24 для управления продажами.

·      Организовать долгосрочное хранение информации о работе с клиентами и накопленной за годы работы базы.

·      Спроектировать систему уведомлений, напоминаний и автоматических задач для оптимизации работы в течение всего цикла сделки.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

·      Автоматизация согласования документов.

·      За годы работы накоплена обширная база клиентов.

ПРОЦЕСС

Этап 1. Аудит бизнес-процессов.

В качестве первого этапа работы был проведен подробный аудит бизнес-процессов компании, регламента работы отдела продаж с потенциальными и текущими клиентами. Результатом онлайн встречи стало техническое задание по настройке Битрикс24 и, в качестве приложения, ментальная карта для настройки CRM-системы.

Этап 2. Настройки функционала Битрикс24.

Основным этапом стала настройка CRM-системы по техническому заданию.

Персонализация модуля CRM Битрикс24 включила в себя настройку воронки работы с потенциальными и текущими клиентами. В каждой из воронок созданы подходящие поля и этапы для хранения в системе информации о проделанной работе. Вкупе с настроенными отчётами это позволит руководителям иметь хорошее представление о том, на каком этапе находится работа с тем или иным клиентом, а также в целом об эффективности выполнения задач сотрудниками.

Спроектированные и внедренные шаблоны бизнес-процессов призваны значительно упростить вход в работу новых сотрудников. Автоматизация согласования документов внутри компании значительно ускорит работу по сделке.

Произведена тонкая настройка прав доступа сотрудников к элементам CRM-системы для исключения вероятности удаления или экспорта информации из базы клиентов.

Для автоматизации попадания обращений клиентов напрямую в Битрикс24 интегрированы корпоративные почты сотрудников.

Этап 3. Обучение и техническая поддержка.

В ходе обучения сотрудников компании были продемонстрированы наиболее частые сценарии работы с CRM-системой.

После обучения техническая поддержка в течение месяца отвечала на все вопросы клиентов по настроенному функционалу системы, если такие возникали.

ПРИМЕР ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ

На корпоративную почту одному из сотрудников поступает заявка от клиента. На основе письма создается лид, который ответственный сотрудник проводит по воронке работы с потенциальным клиентом, получая уведомления, подсказки и задачи. Перед успешным завершением работы с лидом система требует прикрепить в карточку файл коммерческого предложения. Без него лид в сделку сконвертировать невозможно. Для продолжения работы с потенциальным клиентом в случае неудачи по причине неактуальности задана особая причина отказа. При помещении лида в этот статус, робот напомнит менеджеру через заданное время, что следует повторно связаться с клиентом.

Работа со сделкой – успешно сконвертированным лидом – включает в себя несколько автоматизированных согласований: как внутри компании, так и с клиентом. Согласования организованы в CRM-системе Битрикс24, а документы для согласования хранятся в карточке сделки, что заметно ускоряет процессы. После согласования менеджер получает автоматические задачи на формирование документов, получение оплаты и доведения сделки до завершения.

РЕЗУЛЬТАТ

·      Структурирована и регламентирована работа сотрудников отдела продаж с клиентами.

·      Загружена действующая база клиентов.

·      Поступающие на электронную почту обращения попадают сразу в CRM-систему, где незамедлительно начинается их обработка.

·      Настроенные автоматизации своевременно подсказывают сотрудникам о следующем шаге работы с клиентом.

·      Согласования документов автоматизированы и выполняются в CRM-системе Битрикс24.