ТЛГ

Город: Ростов-на-Дону 

Сфера деятельности: Логистика. 

Количество сотрудников в компании: 32 человека.

Компания ООО «ТЛГ»  – осуществляет поставки оборудования для производства одноразовой посуды, в частности для производства бумажных стаканов с одно - и двусторонней ламинацией. Также поставляется сырье для данного вида товара и запчасти и комплектующие для оборудования.

Компания обратилась в Пинол, за разработкой бизнес-процессов, с помощью которых работа менеджеров по воронке продаж будет максимально автоматизированной. 

Требовалось разработать бизнес-процесс, с помощью которого сделка будет идти по воронке продаж, переходить на воронку логистика и потом обратно на воронку продаж.

В бизнес-процессе должны участвовать

• Менеджер;

• Финансовый директор;

• Бухгалтер.

При формировании новой заявки ответственному менеджеру, ставиться задача, в рамках которой требуется узнать, есть ли товар, который хочет, приобреcти клиент на складе. Срок на выполнение задачи 3 дня.

Если товар есть – менеджер должен перевести сделку на стадию «Есть на складе»;

Если товара нет – менеджер должен перевести сделку на стадию «Закуп».

На стадии «Закуп», менеджеру ставится еще одна задача, в рамках которой нужно запросить цену на товар у поставщика. Срок на выполнение задачи 3 дня.

После как поставщик озвучил цену на запрашиваемый товар.

Менеджер переводит сделку на стадию «Подготовка КП». 

На стадии «Подготовка КП» требуется перейти в раздел заданий бизнес-процесса.

Далее, менеджеру нужно выбрать:

• Требуется согласование;

• Не требуется согласование.

Если согласование коммерческого предложения требуется. Менеджеру будет поставлено задание бизнес-процесса, в рамках которого необходимо загрузить файл с коммерческим предложением, а комментариях пояснить причину согласования для финансового директора.

После заполнения всех данных, бизнес-процесс переходит на согласование к финансовому директору.

На этом этапе, финансовый директор будет видеть:

• Файл коммерческого предложения;

• Причины согласования.

Далее, финансовый директор, должен либо утвердить, либо отклонить или направить документ на доработку.

Если документ был направлен на доработку, финансовый директор указывает, что необходимо поправить в документе, и направляет его на доработку менеджеру.

Если документ был полностью отклонен, сделка будет закрыта как некачественная.

Если документ был утвержден, менеджеру приходит уведомление, о том, что Коммерческое предложение было согласовано и направлено клиенту. И сделка меняет статус на «КП отправлено».

На статусе «КП отправлено», менеджеру будет поставлена задача, в рамках которой, необходимо уточнить обратную связь от клиента.

После того как менеджер получит ответ от клиента есть несколько развития событий.

Если клиента не устраивает стоимость, и он просит небольшую скидку, менеджер переводит сделку на стадию «Доработка КП».

На стадии «Доработка КП», менеджеру будет поставлено задание бизнес-процесса, в задании нужно будет описать причину доработки коммерческого предложения и направить на согласование финансовому директору.

Если скидка будет согласована, сделка переходит обратно на стадию «Подготовка КП». И процесс выставления коммерческого предложения и согласования повторяется.

Если клиент не согласен с указанной в коммерческом предложении ценой. То сделка закрывается как не качественная на стадии «Доработка КП».

Если клиент согласен с коммерческим предложением, сделка переводиться на стадию «Выставить счет».

На стадии «Выставить счет», ставиться задача для менеджера, в рамках которой необходимо выставить счет на оплату для клиента на основании коммерческого предложения. Коммерческое предложение будет прикреплено в задаче.

После того как счет будет выставлен и направлен клиенту, данную задачу необходимо закрыть. По закрытию задачи, сделка меняет стадию на «Счет и спецификация».

На стадии «Счет и спецификация», менеджеру ставиться новая задача, в рамках которой необходимо уточнить статус оплаты от клиента.

После того, как менеджер связался с клиентом и уточнил статус оплаты, есть два развития событий.

Если клиент оплатил счет, сделку следует перевести на статус «Счет оплачен»

Если клиент не оплатил счет и просит отсрочку платежа, менеджер переводит сделку на стадию «Отсрочка платежа».

На этом этапе, менеджеру ставиться задание бизнес-процесса, в котором менеджеру необходимо загрузить:

1. Спецификацию.

Спецификация автоматически будет загружена на Диск, в папку клиенты.

2. Указать дату отсрочки платежа.

После указания даты отсрочки платежа, бизнес-процесс уходит в ожидание, на тот срок, который был указан в задании бизнес-процесса.

После наступления даты, которая была записана в отсрочку платежа, каждые сутки бизнес-процесс будет напоминать менеджеру, что необходимо уточнить оплату у клиента.

После того, как счет будет оплачен. Если товара нет на складе, то сделка переходит на статус «Ждем поставку».

Если товар есть на складе, то сделка переходит на статус «Товар на складе Ростов».

Далее, после сбора товаров, сделка переходит на статус «Доставка».

На этом статусе клиенту будет направлено письмо, с информацией о том, что груз находится в пути. 

Когда товар прибудет на склад, после отгрузки, сделка переходит в статус «Товар на складе».

Параллельно с этим клиенту, приходит информационное письмо, о том, что груз находится на складе.

После того, как клиент заберет груз, собираются все закрывающие документы и сделка завершается в успешном статусе. 

Преимущества решения 

За счет бизнес-процесса, сделки движутся автоматически по воронке продаж. Учтены все нюансы в работе с клиентом. Убран человеческий фактор, система напоминает сотрудникам, на что им необходимо обратить внимание, какую задачу следует выполнить и какие документы требуются на каждом шаге запросить, сформировать и предоставить для клиента. 

Работы по проекту еще продолжаются.