Что такое ЭДО и как с ним работать

Что такое электронный документооборот и как он работает

Электронный документооборот — это способ обмена документами по интернету. С помощью ЭДО легко:

• доставлять и принимать файлы от контрагентов;
• отправлять письма и договоры;
• сдавать налоговые отчеты;
• оплачивать платежи;
• ставить подпись с компьютера;
• хранить архив и предоставлять доступ.

Попробуйте хранить документы в CRM-системах. Одна из самых простых и популярных — Битрикс24. Рабочие файлы собираются в отдельном разделе и удобно сортируются. За пару кликов вы найдете нужный документ, прикрепите к задаче или событию в календаре, отредактируете его онлайн. Система поддерживает html, docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, csv и другие форматы.

Кому подходит ЭДО

В 2021 году некоторые организации в обязательной форме подключили электронный документооборот. Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ, компании и ИП, у которых более 100 сотрудников обязаны сдавать налоговую отчетность через оператора ЭДО: отправлять декларации только в электронном виде.

Часто ЭДО применяют для срочных и конфиденциальных документов. Но еще ЭДО полезен, когда важно получать плату за товар или услуги сразу после отправки файла. Бумажные документы сильно увеличивают срок выплат, а электронные помогут сократить сроки. К тому же многие крупные компании перешли на ЭДО и могут потребовать от партнера того же.

Плюсы и минусы цифрового документооборота

Преимущество электронного документооборота — экономия. Например, на бумаге, распечатке, доставке. В единичных вариантах это небольшие суммы, но в оптовых масштабах — существенные. Другие достоинства:

Часто ЭДО применяют для срочных и конфиденциальных документов. Но еще ЭДО полезен, когда важно получать плату за товар или услуги сразу после отправки файла. Бумажные документы сильно увеличивают срок выплат, а электронные помогут сократить сроки. К тому же многие крупные компании перешли на ЭДО и могут потребовать от партнера того же.

• предотвращение утечки информации;
• удобное хранение;
• экономия времени;
• быстрое устранение ошибок и недочетов;
• подписание документов с любого устройства;
• отслеживание статуса доставки документа до получателя;
• защищенный личный кабинет;
• интеграция с разными системами;
• бессрочное хранение данных.

Минусы ЭДО:

• возможные неполадки программы и сбои;
• сложный процесс сотрудничества с компаниями, которые не перешли на ЭДО;
• траты при переходе на новую систему;
• необходимость обучения сотрудников.

Какие документы можно передавать через ЭДО

Через ЭДО отправляют любые файлы, подписанные электронной подписью. Например, акты и ТОРГ-12, универсальные передаточные документы, счета-фактуры. На последние налоговая обращает пристальное внимание. Поэтому приведите счет-фактуру к формату, который утвердила налоговая. Подпишите документ электронной цифровой подписью и отправьте с помощью оператора ЭДО.

Схема ЭДО

Для разных ниш и объемов бизнеса схема работы с ЭДО одинаковая:

1. Отправитель создает электронный документ, ставит электронную подпись, пересылает контрагенту. Чтобы открыть его, контрагент должен пользоваться технологией ЭДО. Если он ее не использует, то на почту поступит приглашение для регистрации.
2. Контрагент при получении принимает файл или указывает причину отказа.
3. Подписанный документ уходит отправителю.

Если в документ нужно внести правки или дополнительные пункты, контрагент корректирует файл. Генерирует новый или направляет замечания.

Способы работы ЭДО

Самый простой способ — работать через веб-версию. В этом случае не нужно устанавливать новое программное обеспечение, а только пройти регистрацию на сайте выбранного оператора. Этот вариант подойдет тем, у кого небольшой оборот документов.

В веб-сервисе заводят личный кабинет и открывают доступ сотрудникам с правом подписания и согласования документов. Затем ответственный сотрудник загружает файл, согласовывает, запрашивает электронную подпись у руководителя и отправляет контрагенту.

Второй вариант — локальное программное обеспечение. Операторы ЭДО разработали систему, которая интегрируется с программами. Через нее можно моментально передавать документы внутри компании и другим организациям.

Внедрение ЭДО в работу компании

Чтобы начать использовать ЭДО:

• определитесь с оператором;
• создайте электронную подпись;
• внесите изменения в учетную политику;
• пройдите регистрацию на сайте или установите локальное программное обеспечение.

Как работает электронная подпись и как ее получить

В 2022 году электронную подпись юридические лица, индивидуальные предприниматели и нотариус получают в налоговой или в специальных центрах. Чтобы сделать это бесплатно:

• купите защищенную флешку операторов ЭДО или производителей;
• соберите необходимые документы;
• заполните заявление в личном кабинете или в офисе;
• придите в инспекцию федеральной налоговой службы и поставьте подпись в документах;
• отдайте флешку представителям и получите электронную подпись.

Электронная подпись действует 15 месяцев. Использовать ее смогут только руководитель или доверенное лицо. Копировать запрещено.

Как выбрать оператора

Налоговая служба обновляет список операторов на официальном сайте. При выборе обязательно обратите внимание на безопасность документов и интеграцию с разными учетными системами. Оцените удобство интерфейса, чтобы сервисом было легко пользоваться даже с мобильного устройства. Уточните о наличии и графике работы техподдержки, чтобы можно было в любой момент получить ответы на вопросы или внести изменения.

Интеграция с другими учетными системами

Объединение учетной записи с разными площадками необходимо для:

• автоматической передачи электронных документов на подпись внутри системы компании;
• доступа сотрудников с разных рабочих мест;
• экономии времени и денег на распечатку, своевременного выявления недочетов.

Как хранить электронные документы

Папка на компьютере с архивами всех документов. Это удобно, потому что можно открыть доступ к документам, но выставить ограничения. Например, чтобы редактировать или удалять документы могли только модераторы.

Хранение данных у оператора на серверах. Это более надежный вариант, но он требует постоянного доступа в интернет, чтобы зайти в облачное хранилище.

Хранение в системе ЭДО. Все документы расположены на внутреннем сервере компании. Доступ будет у выбранных вами сотрудников. Интернет в этом случае не нужен.

Что изменится при переходе на ЭДО

Все основные изменения после перехода на ЭДО отразите в учетной политике. Укажите:

• документы, которые в компании теперь формируют электронно для бухгалтерского учета и налоговой;
• список документов в новом формате;
• тип ЭП руководителя компании;
• доверенных лиц с правом подписи цифровых документов;
• способы отправки и получения;
• правила хранения архивов электронных документов;
• метод предоставления документов для государственных проверок.

Проблемы внедрения систем цифрового документооборота

Работа с электронным документооборотом сэкономит много времени и денег. Но минус в том, что не все компании перешли на ЭДО. Поэтому придется договариваться с партнерами о переходе или обмениваться бумажными документами. То есть вы сможете работать с электронными документами только с контрагентами, которые тоже ввели ЭДО.

С теми, кто еще не перешел на ЭДО, работайте в CRM. Например, в Битрикс24 можно оформить документ и поделиться ссылкой с партнерами, у которых он не подключен. Редактируйте договоры, отчеты и акты онлайн вместе с вашими сотрудниками в задаче или во время видеозвонков. Новая версия автоматически сохранится в системе. В режиме реального времени увидите, кто и что делает в документе, комментарии и правки, историю изменений.

Еще одна проблема ЭДО: не все государственные сервисы усовершенствовали прием электронных документов. Поэтому иногда этот процесс вызывает трудности. Например, чтобы отправить акты в налоговую, их нужно выгрузить из бухгалтерской программы, а потом добавить в сервис отчетности. Но сервис не рассчитан на большие объемы, поэтому вы потратите несколько часов, чтобы загрузить все акты.