Организация командировок

Согласование, расходы и документы командировок сотрудников в одном приложении Битрикс24


⭐Для кого наше приложение

Организация командировок – это решение для компаний, где сотрудники регулярно ездят в командировки, а HR-, финансовому или административному отделу приходится вручную согласовывать поездки, собирать чеки и считать, кто кому должен по итогам командировки. Приложение помогает организовать весь цикл командировки – от заявки до расчёта расходов – за счёт единой карточки командировки внутри Битрикс24, где фиксируются участники, статус согласования, расписание, расходы и связанные задачи.


❗Проблема и ее решение

Без единой системы данные о командировке – даты, участники, чеки, согласования – обычно разбросаны между чатами, задачами и таблицами, а расчёт долгов ведётся вручную. Наше приложение решает это тем, что все данные командировки хранятся в одной карточке: статус согласования меняется прямо в ней, расходы и чеки прикрепляются участниками, а итоговые суммы задолженности рассчитываются автоматически на основе внесённых расходов.


⭐ Преимущества нашего приложения

1. Прозрачное согласование командировок
Выбранные сотрудники управляют статусами командировки прямо в карточке, а участники, при включённых уведомлениях, автоматически получают сообщение в Битрикс24 о создании, согласовании или отклонении командировки.

2. Автоматический расчёт транзакций по их типам
Участники добавляют расходы и прикладывают подтверждающие документы (чеки), ответственный по финансам утверждает или отклоняет их, а приложение само считает итоговую сумму задолженности сотрудника или компании по командировке – без ручных подсчётов в таблицах.

3. Гибкая настройка прав
Для каждой командировки можно назначить, кто может управлять поездкой, кто согласует саму командировку, а кто отдельно согласует финансовую часть – это разделение полезно, когда решение "ехать/не ехать" и решение "оплатить расход" принимают разные люди.

4. Связь командировки с рабочими инструментами
К командировке можно привязать существующие задачи портала (для контроля рабочих поручений на время поездки) и создать общий групповой чат для всех участников – обсуждение логистики происходит там же, где идёт остальная работа.

5. Заметки об участниках командировки
Создатель командировки или ответственный за нее может добавить заметку об участнике, к примеру, информацию о способах связи, какие-то персональные заметки и тд.

6. Внештатные сотрудники
Если в командировке участвуют не только пользователи портала, их можно также добавить в список участников для корректного ведения расходов.

7. Поддержка мобильного Битрикс24
Просматривать командировки и добавлять расходы можно прямо в мобильном приложении Битрикс24.


⭐ Основные сценарии использования

С помощью приложения вы сможете:

• Оформить и согласовать командировку. Ответственный сотрудник создаёт командировку, указывает даты, город, участников и цель поездки → приложение фиксирует заявку и уведомляет согласующего и участников → руководитель может утвердить или отклонить командировку прямо в карточке, не переключаясь в почту или мессенджер.
  
• Собрать и утвердить расходы по поездке. Участник командировки вносит расходы и прикладывает документы (чеки, счета) → лицо с правом финансового согласования проверяет и утверждает или отклоняет каждый расход → компания получает подтверждённую сумму затрат по командировке без сверки бумажных чеков вручную.
  
• Проконтролировать взаиморасчёты по итогам поездки. После внесения всех расходов приложение автоматически рассчитывает итоговый долг сотрудника перед компанией или наоборот → бухгалтерия сразу видит сумму к возврату или доплате без ручного суммирования по чекам.
  
• Держать команду в курсе через общий чат и задачи. Организатор командировки создаёт групповой чат для участников поездки и привязывает к командировке задачи портала, связанные с целью визита → все рабочие обсуждения и поручения по командировке остаются в одном месте, доступном из карточки командировки.
  
• Анализировать расходы на командировки компании. Ответственный открывает раздел статистики → приложение строит сводки по количеству поездок, среднему бюджету, длительности и распределению расходов по сотрудникам и типам затрат → это даёт основание для планирования travel-бюджета компании.
  

⭐ Расширенный функционал

Приложение имеет два тарифа - Стандарт и PRO. Расширенный функционал предоставляется при активной подписке на тариф PRO.

1. Тариф Стандарт

• Стоимость: бесплатно, включён в подписку Маркетплейс Битрикс24 и не требует дополнительной оплаты.
  
• Доступно:
  • Создание командировок.
    
  • Добавление расходов.
    
  • Загрузка подтверждающих документов
    
  • Согласование расходов.
    
  • Статистика расходов.
    
  • Автоматический расчёт долгов.
    
  • Система уведомлений.
    
  • Согласование самой командировки.
    
  • Чат командировки.
    
  • Привязка задач портала.
    
  • История согласования командировки.
    
  • Виджеты для главной страницы портала.
    
• Недоступно: история изменений расходов, интеграция с «Графиком отсутствий», расширенная аналитика по всем командировкам компании, расписание командировки, заметки к участникам, просмотр и управление через мобильное приложение.
  

• Стоимость: актуальная стоимость доступна на нашем сайте. Там же доступна сравнительная таблица.
  
• Доступные возможности: всё из тарифа «Стандарт», плюс:
  • История изменений расходов.
    
  • Интеграция с Графиком отсутствий.
    
  • Расширенная аналитика по всем командировкам компании.
    
  • Расписание (план) командировки.
    
  • Заметки к участникам.
    
  • Просмотр и управление командировками через мобильное приложение Битрикс24.