Рассказ компании Notamedia о том, как их интерактивному агентству удалось полностью оцифровать свою работу — вплоть до выписки пропусков.
«Что такое медиапространство? Есть какая-то задача, есть связанный с ней контент. Мы можем придать ему любую цифровую форму (текстовую, аудио, видео, веб-сайт, мобильное приложение, инфографика и т. д.). Потом поместить это в цифровую среду (сайт, мобильное приложение, социальные сети). А затем этот контент донести до целевой аудитории».
Сейчас клиентами Notamedia являются ведущие российские СМИ («Эхо Москвы», «Интерфакс» и другие), крупные корпорации («Евраз», «Ягуар-Лэндровер» и другие), а также государственные учреждения (Правительство Москвы и Московской области, Пенсионный фонд РФ, НАО) и некоммерческие организации.
«Мы гордимся своими проектами. Предмет нашей особой гордости — сайты «Москва, которой нет» (список утерянных памятников архитектуры) и «Энциклопедия нашего детства» (портал для тех, кто родился и вырос в СССР), географический брендинг Ненецкого автономного округа и логотип портала «Горящие головы». Последний собрал множество наград, вошел в мировые тренды. Мы считаем, нам удался также комплекс проектов для Департамента информационных технологий города Москвы (в этом году мы получили за них две «Премии Рунета»)».
Notamedia регулярно попадает в рейтинги ведущих веб-студий Рунета. Количеству и качеству их наград можно позавидовать: лауреаты Московского международного фестиваля рекламы, «Премия Рунета», «Золотая блоха», «Идея!», «Золотой сайт», Identity: Best of the best, Advision Awards, AdStars и другие.
История компании Notamedia началась в 2004 году. Сначала она была подразделением PR-агентства, затем переквалифицировалась в веб-студию и, наконец, доросла до серьезного агентства. Сделать качественный скачок позволило изменение подхода к работе.
На начальном этапе в компании трудились 15 человек. Царил полный «зоопарк» в методологиях и технологиях: сотрудники пользовались теми инструментами, которые казались им удобными. Из автоматизированных систем использовалась только система постановки задач.
Notamedia искала хорошую CRM. Пробовали порядка трех различных продуктов. Но большой поток клиентов обязывал иметь не просто хорошую, а лучшую систему управления взаимоотношениями с клиентами.
Остановились на «Битрикс24». На тот момент в компании работали уже 25 человек. Notamedia перевели в «Битрикс24» внутренний кадровый документооборот. Для таск-менеджмента в это время еще использовали Redmine.
Компания продолжала расти — качественно и количественно. Было решено открыть офис в Краснодаре.
«Мы не работаем с фрилансерами, а в Москве программисты очень дорогие, поэтому мы открыли офис в Краснодаре, где четыре технических вуза», — поясняет Сергей Оселедько. Произошло распределение: в Москве стали базироваться менеджмент, отдел продаж, digital-отдел, правовой отдел, поддержка клиентов, то есть из столичного офиса стали осуществляться руководство и непосредственный управленческий контроль. В Краснодаре начали трудиться программисты, верстальщики, тестировщики — там закипела основная техническая работа.
В «Битрикс24» перевели управление проектами, начали использовать социальный интранет. При этом продолжали использовать Redmine в качестве системы управления задачами.
«У нас большой опыт увязывания разных инструментов в единое целое. Мы написали «прослойку» между Redmine и «Битрикс24», чтобы координировать техническую и проектную работу».
На сегодняшний день Notamedia вышла на количественно-управляемый уровень автоматизации рабочих процессов. Каждый понедельник в Notamedia проводится планерка: руководители производства и проектного офиса распределяют ресурсы агентства.
Каждый новый проект заносится в Redmine, менеджер расписывает по нему задачи, прикрепляет всю необходимую документацию и назначает исполнителей. Это позволяет анализировать эффективность бизнес-процессов.
В компании Notamedia на сегодняшний момент заняты 80 человек и используется порядка 20 различных KPI.
Так, одним из ключевых показателей эффективности является учет рабочего времени сотрудников. В Notamedia действуют 2 типа учета: дисциплинарный (работники в «Битрикс24» отмечают количество часов, проведенных в офисе) и производственный. Последний ведется через связку Redmain + «Битрикс24». К примеру, дизайнер после планирования ресурсов получает конкретные задачи на неделю, он должен соблюдать дедлайны и отмечать потраченное время в Redmine. А в конце месяца в «Битрикс24» собирается полная картина по всем сотрудникам. При этом Notamedia исходит из принципа: 80% рабочего времени — на коммерческие проекты, 20% — на некоммерческие.
Еще один интересный инструмент — план распределения ресурсов компании. Когда проект поступает в производство, он создается в Redmine и разбивается на логические релизы. После этого данные из Redmine поступают в «Битрикс24», где отображается вся необходимая информация для оперативного управления — прогресс по проекту, рентабельность, количество затраченного времени (с разбивкой на конкретных специалистов) и т.д.
При этом Notamedia распределяет кадровые ресурсы не по часам, а по неделям. В «Битрикс24» создается план загруженности сотрудников на ближайшие неделю и квартал. Он фиксирован и не предполагает оперативной «перекройки».
Таким образом, все задачи по действующим проектам равномерно распределены; видно, когда будет избыток или дефицит сотрудников и на что потрачены деньги. При помощи «Битрикс24» Notamedia сводит воедино всю информацию по проектам: менеджер сразу видит, сколько временных и денежных ресурсов тратится на проект (сколько тот или иной сотрудник должен отработать по данному проекту и сколько уже отработал; сколько клиент уже оплатил и сколько еще оплатит). Это позволяет оценивать, на какой стадии реализации находится проект и является ли он прибыльным.
«Битрикс24» также позволяет оценивать рентабельность работы менеджеров: их качественную и количественную загруженность и полученный результат. Это нужно не для того, чтобы кого-то поощрять или наказывать. Это позволяет формировать систему KPI и прогнозировать загруженность в зависимости от различных ситуаций.
Кроме того, благодаря «Битрикс24» Notamedia удалось внедрить в коллективе эффективную систему мотивации. Каждый месяц выбираются лучшие идеи и сотрудники, а за проступки работникам выдаются желтые и красные карточки. Желтые накапливаются и превращаются в красные. Две красные карточки означают увольнение.
В «Битрикс24» осуществляются все внутренние коммуникации (обсуждаются важные вопросы, хранятся протоколы совещаний, регламенты и т. д.) Notamedia.
Notamedia, как и многие другие компании, на начальном этапе автоматизации сталкивалась с сопротивлением сотрудников, не желавших отказываться от привычных рабочих инструментов. Проблема решилась, когда был написан регламент, в котором объяснили, почему нужно отмечаться в календаре, как различные KPI влияют на заработную плату и т. д.
К примеру, было зафиксировано, что 20% прибыли от конкретного проекта делится между менеджерами и производственными отделами (по 10%). Заработная плата конкретного сотрудника складывается из ставки и бонуса, наличие или отсутствие которого зависит от показателей KPI.
Кроме того, Сергей Оселедько использует мобильный клиент «Битрикс24».
«Я много рабочего времени провожу в поездках и на встречах — мне не хватает расширенного функционала мобильного приложения «Битрикс24». Есть база — все контакты под рукой, можно просматривать задачи и документы, но пока это не очень дружелюбный инструмент».
Сергей Оселедько говорит, что Notamedia использует практически все инструменты, предлагаемые «Битрикс24». Через него осуществляется управление почти всеми процессами, даже биллингом и бухгалтерией. К примеру, аккаунт-менеджер нажатием одной кнопки запускает бизнес-процесс и выписывает счет, а курьеры получают пропуска через систему электронных заявок.
«Мы оцифровали все».
В агентстве Notamedia считают, что автоматизация ради автоматизации не имеет смысла. Однако по мере роста компании в ней появляется реальная необходимость — нужен простой и стабильный инструмент для обратной связи.
Всего за 3 года оптимизации рабочих процессов Notamedia удалось совершить качественный скачок в работе и стать одним из ведущих интерактивных агентств Рунета.
Notamedia — интерактивное агентство по разработке интернет-проектов. Специализируется на производстве, продвижении и поддержке медийных проектов в цифровой среде, а также на качественной визуальной коммуникации брендов. Член Ассоциации интерактивных агентств (АИА) и Российской ассоциации электронных коммуникаций (РАЭК).
Миссия: создание медиапространства.
