И как в любой маленькой компании, ее основные процессы — продажи, работа с клиентами и ведение проектов выстраивались и шли «стихийно». Но в 2014 году фирма начала расти, поток проектов увеличился, а масштаб клиентов изменился — в «Вебпространство» пришел крупный бизнес, проекты стали длительнее и сложнее. Пришлось увеличить число сотрудников — и штатных, и удаленных. И тут стало ясно, что и продажи, и работу с клиентами нужно автоматизировать. А еще нужно наладить взаимодействие внутри разросшейся команды, чтобы не потерять контроль над бизнесом.
«Мы хотели, чтобы все работало как часы. Чтобы и привлечение новых клиентов, и работа с существующими проектами, и оценка полученных результатов шли в единой автоматизированной среде. В итоге, оптимальным инструментом для создания такой среды стала «Битрикс24», — рассказывает Наиль Исмагилов, генеральный директор «Вебпространства».
Команда агентства моментально освоила систему. Отторжения не было вообще — видимо, людям действительно было сложно взаимодействовать, а руководству понимать, как идет работа. Теперь же и постановка задач, и их обсуждение, и выполнение стали происходить очень четко и быстро. Благодаря прозрачности рабочего процесса, пониманию, кто и за что отвечает, постоянной доступности каждого человека в команде — вне зависимости от того, штатный ли это менеджер или внештатный дизайнер — общая эффективность проектной работы в «Вебпространстве» выросла, а затраты времени на ведение проектов и взаимодействие с коллегами, наоборот, сильно сократились. Так, по данным компании, среднее время реакции на запрос клиента снизилось с 10 до 4 минут, а нарушений по срокам выполнения текущих проектов в компании стало на 12-15% меньше уже к концу первого месяца работы в системе.
Кроме того, с помощью «Битрикс24» компании удалось вывести на принципиально иной уровень систему взаимодействия с клиентами.
«Мы создали безопасное рабочее пространство для каждого клиента в «Экстранете» и пригласили их туда. Теперь наши заказчики могут в реальном времени видеть ход работ по своим проектам, оперативно вносить новые предложения, отправлять что-то на доработку, быстро утверждать понравившиеся варианты и контролировать общий результат. С электронной почтой на это тратились недели. Теперь — часы. Естественно, наша открытость и оперативность хорошо повлияла и на лояльность клиентов, и на общие показатели компании», — говорит Наиль.
В ближайшее время агентство планирует перенести в «Битрикс24» продажи, что позволит еще продуктивнее работать с заказчиками: например, начать отслеживать всю работу по новым сделкам и упорядочить взаимодействие по существующим договорам как в организационном, так и в финансовом плане.
«Сейчас большую часть дел наша команда ведет именно в «Битрикс24». Мне, как руководителю, это позволяет контролировать практически все процессы в агентстве и качество работы каждого сотрудника. Для команды преимущества тоже очевидны — все необходимые инструменты и документы находятся на одном портале, задачи ставятся в «один клик», они зафиксированы, сроки их выполнения указаны, ответственные исполнители назначены. Поэтому все процессы идут без суеты, без срывов по срокам, ход и результаты нашей работы понятны не только нам, но и клиентам. Это положительно сказывается на нашей репутации. А хорошая репутация помогает нам привлекать новых заказчиков», — отмечает Исмагилов.
