Казанская компания «Матрица» с 2002 года занимается созданием, управлением и продвижением веб-сайтов в Интернете. За 10 лет работы в портфолио «Матрицы» вошло свыше тысячи успешных проектов, а сама компания успела стать сертифицированным партнером компаний «Яндекс», MasterHost, RU-Center, аккредитованным дилером системы «Бегун» и, конечно, «Золотым» сертифицированным партнером «1С-Битрикс». Сегодня Дмитрий Демидов, генеральный директор «Матрицы», рассказал, почему его команда начала работать в «Битрикс24» - первом российском «облачном» сервисе, в котором объединены классические рабочие инструменты и социальный формат коммуникаций» и к каким изменениям в «Матрице» это привело.

– Дмитрий, какие факторы и события в компании привели к решению перейти на использование онлайн-сервиса для совместной работы «Битрикс24»?

– Когда в компании начался этап роста, и нас стало больше пятнадцати человек, мы поняли, что обмениваться информацией в команде, а также подключать к работе фрилансеров и партнеров, чтобы решать задачи совместно с ними в разумные сроки, стало тяжело. После годового поиска решения, которое бы объединило наших специалистов, клиентов и партнеров в общем – простом, понятном и безопасном пространстве, мы услышали о «Битрикс24». Харизматичный Сергей Рыжиков убедил меня в том, что этот продукт поможет нам развиваться дальше, в правильном направлении и «закроет» все вопросы, касающиеся нашей совместной работы с клиентами, удаленными сотрудниками и партнерами.

– Расскажите, какие сервисы «Битрикс24» помогают Вашей компании в работе уже сейчас?

– «Битрикс24» - многогранен, там масса функций и мы пока работаем не со всеми. Но я уже сейчас могу отметить несколько важных и удобных для команды инструментов. Это решение задач с помощью экстранета, благодаря которому мы можем работать слаженно не только внутри своей компании, но и с внешними пользователями.

«Битрикс24» позволяет объединить всех в рабочие группы по проектам с разной степенью сложности. Причем, особенно удобно то, что можно регулировать степень участия каждого сотрудника в проекте. Рабочей группе ставится задача, скажем, на создание сайта или разработку медиаплана и проведение рекламной капании в Сети, и ее выполнение «всегда на виду». При этом «группы» - структура очень живая. Например, их руководители могут по мере надобности включать туда новых сотрудников, ставить им задачи, переназначать их – и вот так, поэтапно, проект движется и это движение абсолютно «прозрачно».

Кстати, нам очень помогают активные обсуждения в рабочих группах, которые можно вести тут же, «без отрыва от работы», и фиксация результатов всех обсуждений в системе. Зафиксировали, поставили дополнительные задачи, взяли на контроль их выполнение наряду с уже имеющимися. Ни одна идея или решение не пропадают.

– Как внедрение «Битрикс24» повлияло на эффективность сотрудников?

– Коммуникации, которые идут с помощью привычных каждому механизмов из социальных сетей, позволили команде сэкономить очень много времени при работе над сложными и срочными проектами. Также просто нам стало работать с партнерами, которые находятся в других городах.

Если говорить о конкретных примерах - раньше у меня один сотрудник мог работать над 5-6 проектами одновременно, это был «потолок», теперь он может параллельно вести до двадцати проектов разной сложности и продолжительности. Ведь время, которое он затрачивает на один проект, уменьшилось за счет более быстрого и четкого прохождения всех этапов, а качество работы не потерялось. Это позволяет нам брать в работу гораздо больше заказов, чем раньше. Соответственно, рост количества отработанных проектов ведет и к росту прибыли всей компании.

Кроме того, наша команда смогла использовать «Битрикс24» как общую базу знаний компании. Сотрудники теперь всегда знают, где находится информация по тому или иному проекту. Если кто-то заболевает, уезжает в отпуск, проект ни в коем случае не останавливается.

– Помогает ли «Битрикс24» упростить обмен документами внутри компании?

– Конечно. Все партнеры и клиенты очень быстро осваиваются и начинают работать с документацией - так как этот функционал, по их мнению, очень прост и понятен. Главный плюс здесь в том, что менеджеры, ведущие проект напрямую, «без посредников» и «лишних звеньев», обмениваются документами, тут же видят мнение клиента и реагируют на него.

– Как клиенты оценивают изменения в вашей компании?

– Эти изменения, естественно, ощущают те клиенты, сайты которых мы постоянно обновляем или дорабатываем. Приведу в пример крупную косметическую компанию. В их группе всегда присутствует несколько сотрудников со стороны клиента, идет бурное обсуждение новых идей, последних изменений, только что стартовавших проектов и то, что вся активность сконцентрирована в одной точке, им очень помогает. Они чувствуют, что проекты идут, с ними есть постоянная связь.

– Что изменилось в деятельности линейных и высших руководителей компании?

– Лично мне, а также руководителям проектов и отделов стало намного проще планировать активность подчиненных. Открывая общие календари, они видят загруженность каждого. Если случается форс-мажор, об этом сразу становится известно в общей ленте. Если кто-то перегружен или не справился с определенным участком работы, это сразу видно, и руководители могут «перебросить» задачи или целые проекты на других специалистов в течение 5 минут. То есть, ничего не «подвисает», что очень важно в условиях сжатых сроков.

– Сам процесс внедрения занял много времени? И что планируется дальше?

– Мы внедрили «Битрикс24» за месяц. А вот процесс «освоения пространства» и отказа от других систем работы идет до сих пор – что-то уже отлично освоили, а потенциал каких-то других инструментов только начали раскрывать. Проше всего, наверное, команде было с задачами, группами, комментариями, подкрепленными мгновенной отправкой нужных файлов, внутренним мессенджером, потому что это – социальный формат работы и общения. Он всем знаком, привычен и не вызывает вопросов.

С «Учетом рабочего времени» – тяжелее. Пока не все понимают, что это такое. «Бизнес-процессы и «CRM» мы уже сейчас собираемся полноценно осваивать. Еще есть планы, согласно которым, «Битрикс24» будет интегрироваться с другими продуктами и решениями, используемыми нашей компанией. После завершения всех интеграционных работ любой сотрудник сможет быстро и оптимально включиться в бизнес-процессы компании и ее среду, а дальнейший рост и развитие компании пойдут гораздо проще и быстрее. Все это, в свою очередь, приведет нас к освоению новых рынков в онлайн-пространстве.