Много лет подряд компания сталкивалась с одной и той же проблемой: из-за плотности рабочего графика сотрудникам смежных отделов часто сложно было наладить процесс эффективных и своевременных коммуникаций. Постоянно не хватало времени встретиться лично, чтобы обсудить какие-то моменты по общим задачам и потом вовремя дать по ним обратную связь. Страдала эффективность, на согласования и поиск «концов» терялось время, возникало недовольство клиентов затягивавшимися сроками выполнения задач.
На помощь пришел «Битрикс24»: спустя короткое время после внедрения все 10 сотрудников компании стали активно использовать его в работе.
«Мы начали внедрять продукты «1С» одними из первых в Архангельске и наши специалисты сразу стали очень востребованными, даже перегруженными заказами, – рассказывает главный инженер компании «ЛИНК-сервис» Андрей Герасимов. – Это продолжается и сегодня. У каждого очень плотный график, и личные встречи для обсуждения деталей проектов превращались в проблему. В какой-то момент мы стали искать техническое решение этой проблемы – систему, которая позволила бы нашим инженерам вести обсуждение рабочих задач, сохранять его результаты и историю в каждом конкретном случае. И, конечно, просто и быстро планировать совместные встречи, если без них не обойтись. Такой системой оказалась «облачная» «Битрикс24».
До «Битрикс24» команда «ЛИНК-сервис» пыталась управлять проектами, задачами и поручениями руководства в MS Exchange Server. А для коммуникаций внутри компании традиционно использовала электронную почту и самые разные мессенджеры.
«Все это не давало возможности ни сотрудникам, ни их руководителям эффективно взаимодействовать, – говорит Андрей. – Команда, например, не могла привязать историю обсуждения задачи к самой задаче. Необходимо было поднимать переписку из мессенджеров, электронной почты и так далее. А для технических специалистов видеть, как что-то работает, но не так как нужно или недостаточно результативно – смерти подобно!».
«Битрикс24» сделала так, что все заработало правильно. И чтобы проблема эффективного взаимодействия между специалистами отделов сопровождения и внедрения, наконец, решилась. Даже если они не успевают встречаться лично. Теперь, начиная внедрение у клиента, инженеры сразу создают группу в системе. Ее участниками становятся все, кто задействован в проекте. В группе ставятся задачи, тут же определяются ответственные и сроки исполнения. Работая, специалисты ведут активное обсуждение в комментариях. Все рабочие файлы и документы по проекту складываются в ту же группу, что дает всем участникам оперативный доступ к нужной информации. Если же выясняется, что без личной встречи не обойтись и как-то выделить на нее время все же нужно – календари сотрудников и конкретных рабочих групп позволяют спланировать все намного проще, чем раньше.
«Никаких проблем с вовлечением людей в работу в новой системе не возникло, – считает Герасимов. – В первую очередь потому, что всем отчаянно были нужны удобные рабочие инструменты. Они нашлись и коллективу стало легче жить. Во-вторых, все давно привыкли к современным социальным сетям, а «Битрикс24» как раз сочетает в себе привычную простоту социальных сетей и инструменты для работы, которые все мы так искали».
Вообще Андрей отмечает, что обучения пользователей в классическом смысле не было. Потому что все возможности продукта – нужные сейчас и в перспективе – коллектив изучал и обсуждал совместно, в «Живой ленте». Сейчас общий годовой показатель вовлеченности компании в работу с системой – 40 процентов. При этом, показатель вовлеченности в работу с задачами и проектами – 70 процентов!
Коллектив «ЛИНК-сервис» планирует интегрировать «Битрикс24» со своей системой учета на базе «1С:Предприятие», чтобы информация о клиентах, суммах сделок, счетах, которую туда заносят менеджеры и которой пользуются бухгалтера, автоматически попадала в CRM «Битрикс24». С ее помощью менеджеры компании сейчас выстраивают там продажи, чтобы «все было под одной крышей и чтобы ничего не терялось».
