Предыстория внедрения

«К 2009 году мы обладали значительным опытом в организации обучающих мероприятий для клиентов и понимали, что это – отличный маркетинговый инструмент. Мы решили, что необходимо масштабировать опыт на регионы. Но внутри компании не хватало спикеров, которые могли бы ездить в регионы, и «рук» для организации мероприятий на местах. Мы придумали использовать для этого «золотой» ресурс – нашу партнерскую сеть, которая на тот момент насчитывала несколько тысяч студий по всей стране. Под нашим четким руководством и при нашей поддержке партнеры взяли организацию мероприятий на себя. Так и появилось направление партнерского маркетинга в компании «1С-Битрикс».

В первый год было проведено 22 семинара, которые посетили 600 слушателей. Уже в следующем 2010 году был запущен цикл семинаров «Формула сайта» для начинающих интернет-предпринимателей.

«Мы были первыми, кто привез в регионы спикеров из ведущих российских интернет-компаний – из Яндекс, Google, RU-CENTER, Mail.ru Group, ВКонтакте и многих других. Кроме того, в мероприятиях участвовали спикеры от «1С-Битрикс». И главное, что для клиентов участие в мероприятиях было бесплатным».

К 2012 году мы поняли, что мы хотим расширять охват региональных семинаров без участия наших спикеров. На тот момент фирма «1С» имела успешный опыт проведения «Единого семинара» - однодневного сетевого мероприятия, когда партнеры компании организовывали и проводили обучающие семинары параллельно в многих городах. Мы позаимствовали формат, и именно в 2012 году отдел партнерского маркетинга провел первый всероссийский «Федеральный семинар». Это однодневное мероприятие проходило одновременно в 30 городах России и собрало 1500 слушателей. Мероприятие было организовано по «коробочному» принципу – отдел партнерского маркетинга предоставил в помощь партнерам-организаторам готовые инструкции и рекомендации, презентации продуктов, программы мероприятий, шаблоны рекламных материалов.

Для справки:

Ежегодно отдел партнерского маркетинга компании «1С-Битрикс» организует и координирует около 500 мероприятий. В 2015 году их посетили более 25 000 слушателей. Слушатели семинаров становятся заказчиками и приобретают сотни IT-решений компании «1С-Битрикс» каждый год.

Подготовка мероприятий – дело хлопотное

Подготовка региональных мероприятий отнимает много сил и времени сотрудников отдела партнерского маркетинга. Например, для проведения «Федерального семинара» отдел планирует рекламные кампании, готовит инструкции и шаблоны материалов для анонсирования, предоставляет готовые презентации и обучающие видео, координирует доставку раздаточных материалов в регионы проведения. Не только контент страниц каждого семинара, но даже ошибки программирования выверяются сотрудниками «1С-Битрикс».

Не менее трудоемкий участок – согласование смет и программ мероприятий, прием бухгалтерской отчетности и отслеживание работы партнеров с целевыми обращениями слушателей семинаров.

E-mail и телефон – не эффективно

Электронная почта и телефон оказались не слишком подходящими инструментами для уведомления и согласования совместных действий. Было сложно координировать переписку, договоренности по телефону могли затеряться или забыться, а напоминания о дедлайнах упускались из виду. Возникали сложности с выполнением регламентов, а также явка на мероприятия была невысокой – порядка 30%. На координацию работы одного партнера уходило от 16 часов работы сотрудников отдела.

«Битрикс24» спешит на помощь

Осенью 2015 года отдела партнерского маркетинга перевел работу с партнерами в сервис «Битрикс24». На 2016 год сервис объединяет партнеров, участвующих в крупных специальных программах. В их числе региональные организаторы «Формулы сайта», «Федерального семинара» и спецпрограммы семинаров по Битрикс24.

Функционал «Задачи» используется для контроля сроков подготовки мероприятий по этапам. Сотрудники отдела партнерского маркетинга ставят задачи региональным партнерам в «Битрикс24», где подробно описывают план работ и отслеживают их статус. Организуют работу с партнерами на основе предыдущих договоренностей, которые доступны в истории переписки. Региональные студии планируют свою часть работы, имея полную информацию о графике подготовки к мероприятию в целом, зная конкретные сроки отдельных этапов. Руководители региональных партнеров делегируют задания подчиненным прямо в задачах «Битрикс24».

«У каждого партнера 12-14 задач по каждому из этапов подготовки мероприятия, то есть за три месяца подготовки одной спецпрограммы мы обрабатываем минимум 1080 задач партнеров, а с начала работы в Битрикс24 мы уже обработали 6.5 тысяч задач! На работу по задачам одного партнера уходит теперь порядка 8 часов, что как минимум в 2 раза быстрее, чем раньше».

С «Битрикс24» региональные организаторы мероприятий получили возможность общаться, а также вести обсуждения в процессе подготовки к мероприятию в «Живой ленте» и чатах групп «Битрикс24». Для обмена информацией используется единое пространство, все вопросы и ответы сохраняются и легко находятся поиском. Теперь оповещения не теряются, по сравнению с электронной почтой.

Группы «Битрикс24» используются для организации одновременной работы по разным проектам с одними и теми же исполнителями. В этой ситуации одновременно исполняются несколько планов действий, применяются различные инструкции, задействуются разные шаблоны и документы. Разнесение оповещений и документов по группам исключает путаницу.

«Битрикс24.Диск» упрощает хранение документов по мероприятиям. Все инструкции, шаблоны, рекламные макеты, презентации, видеозаписи хранятся и передаются через облачное хранилище «Битрикс24».

Срочные обсуждения с непредсказуемым сценарием требуют голосового общения. Но междугородные звонки стоят недешево. «Битрикс24.Телефония» позволяет звонить партнерам прямо из мессенджера без дополнительных расходов на оплату связи.

Профили партнеров положили конец путанице с контактными лицами. Все сотрудники региональных партнеров, задействованные в организации мероприятий, обязательно заполняют личные профили. По ним сразу видно: в какой компании работает человек, какие проекты сейчас ведет, в каких участвовал ранее и как себя проявил. Нужно срочно связаться по телефону? В профилях есть мобильные и городские номера. Недостающие сведения о компаниях и сотрудниках можно собрать на сайтах и социальных сетях. Ссылки на них обязательно указываются при заполнении профилей.

Итоги внедрения

За год через «Битрикс24» организуется 300 мероприятий. Трудозатраты сократились вдвое: на каждого партнера тратится не более 8 часов. Потери информационных материалов и оповещений упали до нуля. Явка на семинары увеличилась с 30 до 60%, в 2 раза. С момента перехода на «Битрикс24» обработано 6456 задач, по 12-14 на партнера и по 1080 на мероприятие – спецпрограмму.

«Обрабатывать такой огромный поток мероприятий, вопросов по ним, контактировать с таким количеством партнеров одновременно стало минимум в 2 раза легче и быстрее. Это отразилось на качестве и нашей работы, и на качестве проводимых мероприятий».