Корпоративный портал для "Корпорации МеталлИнвест"

Кейс по внедрению Битрикс24 и автоматизации процессов для корпорации «МеталлИнвест»

Металлотрейдинговая компания «МеталлИнвест» наладила коммуникацию между сотрудниками и клиентами, ускорила согласование документов, автоматизировала сделки и бизнес-процессы

О компании

Корпорация «Металлинвест» — одна из крупнейших металлотрейдинговых компаний в Центральном Черноземье. Имеет 12 складов в Воронеже и 3 филиала в Москве, Лисках и Старом Осколе. Доставляет товары в 17 областей России, собственный автопарк — более 50 автомобилей. Оборот бизнеса за 2021 год составил почти 3 млрд рублей.

Проблемы клиента

• Не упорядочены коммуникации между сотрудниками и заказчиками.

• Для обмена данными используются разные каналы связи и приложения.

У «МеталлИнвест» 4 направления сбыта: кровля, металл, нержавейка и полимеры. За каждый вид товара отвечает свой отдел продаж. Часто они вели одного и того же заказчика, который закупал разную продукцию компании. Поэтому подразделениям важно обмениваться информацией между собой.

Для внутреннего общения менеджеры использовали «болталку» — чат без мобильного приложения и без возможности прикрепить файлы. Для связи с клиентом - применяли другие системы, для регистрации сделок — третьи, для работы с ними — четвёртые.

Несмотря на разнообразие софта, документы согласовывали вручную. А чтобы обеспечить привычными рабочими инструментами, приходилось устанавливать ПО на компьютер, настраивать его и отправлять в другой город.

Корпорация «Металлинвест» обратилась к Вебфлай в 2019 году. Мы описали бизнес-процессы компании и начали автоматизацию с отдела продаж нержавеющего металла. Заказчику установили облачную версию Битрикс24 на тарифе «Профессиональный».

Запустили систему в тестовом режиме, оптимизировали, затем оцифровали работу других подразделений. Сейчас Битрикс24 пользуются более 220 сотрудников «МеталлИнвест» .

Цели «МеталлИнвест»

Наладить коммуникации внутри компании и с клиентами. В первую очередь, по направлениям, связанным с продажами.

Чем Вебфлай помогли

Перенесли в CRM клиентскую базу

В единый реестр в Битрикс24 перенесли клиентскую базу из разных источников: таблиц Excel и облачных сервисов. Информация хранилась у каждого менеджера отдельно и общей базы не было. Сейчас в реестре «МеталлИнвест» более 13 тысяч контактов и почти 6 тысяч компаний. Доступ к этим данным имеют все сотрудники отделов продаж.

Настроили поля в карточке сделки

В карточке сделки есть поле «Направление продажи»: кровля, металл, нержавейка и полимер. В зависимости от вида продукции, сделка уходит в ответственный за неё отдел продаж. Фильтр позволяет видеть общее число сделок или выводить информацию по каждой группе товаров отдельно.

Фильтр в карточке сделки

Настроили воронки и туннели продаж

У «МеталлИнвест» несколько воронок: продажи, логистика, заявка в отдел снабжения, перемещение и другие. Когда работа на одном этапе завершается, сделка автоматически переходит на следующий по «туннелю». Например, с воронки «Продажи» в «Логистику». Система меняет исполнителя в задаче и уведомляет его о новом поручении.

Каждая стадия внутри воронки соответствует действиям, которые выполняют специалисты. На примере воронки «Логистика» — это сделка, корректировка, заявка в отдел снабжения, перемещение продукции между складами (если требуется), просчёт маршрута, подготовка документов и доставка товара заказчику.

Воронка продаж «Логистика»

Настроили роботов и бизнес-процессы

Робот запускается, когда сделка переходит на соответствующую стадию. На примере ниже робот автоматически поставит исполнителю задачу проконтролировать заявку, в зависимости от того, какое направление продажи указано в карточке. У каждого вида продукции — будет свой ответственный менеджер, которого назначит система.

Бизнес-процесс в Битрикс24

Роботы настраиваются на один тип действий: смену ответственного, создание документа и другие. На одну стадию можно добавить несколько роботов.

Для «МеталлИнвест» создали бизнес-процессы по согласованию договоров и счетов, перемещению товаров между складами, составлению листа доставки заказов и приоритетности погрузки товара в машину. И настроили передачу данных в другие отделы, которые тоже отвечают за сделку.

Автоматизировали работу других отделов

В Битрикс24 настроили стадии сделок в отделе продаж чёрного металла, отделе логистики, который отвечает за отгрузку и доставку товара, и в операционном зале, который выписывает документы экспедиторам.

Воронка «Продажи»

У каждого подразделения своя воронка продаж и стадии сделок.

Воронка «Логистика»

Создали реестр заказов для отдела логистики

В реестре отображается приоритет заявки, список адресов выгрузки и маршрут следования. Перечень нужен и для того, чтобы определить в каком порядке загружать товар в машину. Раньше отдел логистики заполнял эти данные в разных таблицах Excel, а потом выгружал в один документ.

Инструмент позволяет получать аналитику по маршрутам, автомобилям, работе конкретных водителей, и выводить другую статистик.

Реестр заказов для отдела логистики

Выполнили интеграцию Битрикс24 и 1С

Сделки выгружаются из 1С в Битрикс24 в пару секунд. Всё, что создаётся в 1С доступно в системе: контрагенты, заказы, счета и номенклатура.

Интегрировали телефонию «Asterisk»

Система автоматически записывает и хранит разговоры. В Битрикс24 доступна подробная статистика входящих/исходящих звонков, удобно отслеживать их динамику и нагрузку на менеджеров. Отчеты формируются в пару кликов и легко выгружаются в Еxcel.

В системе можно прослушать беседу менеджера и клиента, провести «работу над ошибками», или уточнить данные, которые заказчик озвучил в разговоре.

Детализация звонков

Интегрировали сайт с Битрикс24

Настроили передачу заявок с сайта в CRM и подключили форму обратной связи: заявку на обратный звонок, онлайн-чат с менеджером, возможность написать в ВК или WhatsApp. Когда клиент заполняет поля и начинает общение с сотрудником, то в Битрикс24 автоматически создаётся лид по этому контакту.

Подключили корпоративную почту, e-mail-рассылки

Из заявок, поступивших на почту, в Битрикс24 автоматически создаются лиды. Потом специалист конвертирует их в качественные или некачественные, и открывает сделку.

Когда кнопка «в CRM» рядом с письмом — голубого цвета, то значит сделка по этой заявке уже есть и она откроется в системе, если на неё кликнуть. Если кнопка «в CRM» — серого цвета, то нажав её, менеджер создаст в системе новую сделку. В карточку перенесутся все данные из письма: ФИО, e-mail, суть заявки.

«МеталлИнвест» также использует корпоративную почту для e-mail-рассылок по базе клиентов. Заказчикам отправляют информацию об акциях на тот товар, которые они покупали ранее, сообщают о новых поставках и делают персонализированные рассылки к праздникам. Сейчас вносят в систему дни рождения клиентов, чтобы с помощью генератора продаж отправлять поздравления.

В системе видна статистика по рассылке: сколько писем ушло, сколько было прочтений, переходов на сайт и так далее.

Настроили корпоративный портал

Это внутренняя соцсеть компании. Сотрудники используют портал для общения, публикации важных сообщений, опросов, новостей о жизни «МеталлИнвест» и работе отделов.

Корпоративный портал легко адаптировать под фирменный стиль заказчика, создать в нём базу знаний для адаптации новых сотрудников, использовать инструменты автоматизации найма и другие возможности.

Сопровождали и поддерживали

Наши специалисты корректируют бизнес-процессы, отвечают на вопросы сотрудников, рассказывают об обновлениях системы и об их пользе для компании.

Будущие интеграции

«МеталлИнвест» — одни из образцовых клиентов, которые мыслят стратегически и развивают Битрикс24, чтобы упростить себе работу.

• В этом году мы подключим к системе несколько аккаунтов на «Авито», чтобы в Битрикс24 автоматически собирать заказы с сервиса объявлений.

• Для экспедиторов настроим автоматическую загрузку данных о местоположении, маршруте, дистанции, расходе топлива.

• Подключим статистику очереди со склада. Это позволит анализировать, как быстро сотрудники оформляют заказ и отгружают товар клиентам.

Результаты «МеталлИнвест»

• Объединили все коммуникации в одном окне: почта, мессенджеры, чат Битрикс24, группы, задачи, документы, мобильное приложение. Для работы в системе достаточно подключиться через браузер.

• Сократили сроки согласования документов.

• Оцифровали ведение сделок: сделка уходит в нужный отдел в зависимости от вида товара и двигается по воронке продаж. В CRM видно статус заявки, её стоимость, спецификацию, крайние сроки и комментарии по заказу.

• Автоматизировали бизнес-процессы в каждом отделе.

• Снизили нагрузку на IT-департамент. Специалистам не нужно поддерживать большое количество софта и устанавливать на компьютеры сотрудников отдельные программы.

• Улучшили контроль: в Битрикс24 есть несколько видов отчётов и аналитики: статистика звонков, данные по логистике, информация по сделкам, загрузке менеджеров, водителей и так далее.

• Увеличили вовлечённость сотрудников с помощью корпоративного портала. Они активно пользуются живой лентой, общаются, публикуют новости, опросы, фото с мероприятий.

Стоимость работ

Основные этапы интеграции выполнили за 2-3 месяца. 

• Настройка Битрикс24 под бизнес-процессы «МеталлИнвест» — 92 тысячи рублей. 

• Сопровождение и доработки — 35 тысяч рублей. 

• Лицензия «Битрикс24» тариф «Профессиональный» — 281 тысяча рублей за 3 года.

«В Битрикс24 очень сильные механизмы для внутренних коммуникаций. И обмен данными и автоматизация – это всё огромные плюсы. Мы настроили некоторые рабочие процессы и уже не представляем, как бы обходились без них. Сейчас активно начинаем использовать CRM, но пока объективную оценку дать сложно. На данном этапе могу сказать, что есть запись переговоров, история взаимодействия с клиентом и другие инструменты.

А ребята из Вебфлай - молодцы! Всегда реагируют оперативно, никогда не отказывают, отвечают и помогают по любому вопросу, даже если это очень глупые вопросы. Самое важное – оперативность!».

Елена Крицина, руководитель отдела розничных продаж ООО «Корпорация МеталлИнвест