CRM для застройщика "Капитал инвест"

Почему мы?

Клиент выбрал нашу компанию так как мы специализируется на интеграции CRM для застройщиков и агентств недвижимости и имеем значительный опыт в интеграции CRM в этой сфере, знаем процессы и есть собственные наработки в этой нише, что сокращает срок интеграции и стоимость проекта.

О компании

Строительная компания «Капитал Инвест» на рынке недвижимости Краснодарского края с 2003 года и входит в число крупнейших застройщиков Южного федерального округа.

За 16 лет работы — 11 успешно сданных и введенных в эксплуатацию объектов. В портфеле строительной компании не только многоэтажные дома, но и коттеджные поселки, торгово-офисные здания, паркинги. Мы убеждены, что крупная строительная компания обязана соответствовать жестким требованиям современного рынка недвижимости, потому стремимся совершенствовать свой подход, чтобы предоставить клиентам наилучший сервис и качественное жилье.

• сфера деятельности: Строительство жилых многоквартирных домов 
• число сотрудников: 40 человек
• количество офисов: 2
• география: Краснодарский край

Задачи

• Анализ процессов отдела продаж
• Разработка логики реализации квартир: прямая продажа, продажа через агентство, продажа квартир по ипотеке, продажа с рассрочкой.
• Разработка схемы хранения данных о товарном запасе квартир и их история изменений
• Сокращение времени закрытия сделки (от поступления лида до оплаты)
• Снижение нагрузки на юридический отдел  
• Внедрить систему управления продажами (CRM) на базе Битрикс24
• Интегрировать сложную схему телефонии с CRM Битрикс24
• Реализовать, в виде автоматизированных бизнес процессов, сложившиеся скрипты продаж и алгоритмы ведения сделок
• Систематизировать мероприятия, встречи с клиентами и продажу квартир
• Интеграция сквозной аналитики с целью анализа эффективности рекламных каналов
• Реализация сложной схемы распределения звонков и заявок

Особенность проекта:

Особенностью проекта являлась не стандартная настройка очередей при обработке входящего звонка – очереди работали по дням недели через разработанное нами приложение “График дежурств”. Процесс продаж был неконтролируемый, сложно было оценить эффективность рекламных каналов. В этом помогло внедрение CRM-системы в отдел продаж компании с жестко заданными процессами обработки лидов.  Решили основную проблему клиента - стало возможно контролировать работу менеджеров и считать конверсию. Одним из основных особенностей проекта является разработка «Шахматки» на функционале универсальных списков связанных с «товарами» CRM. Шахматка имеет свой уникальный дизайн и гибкую систему фильтрации, а так генерацию договоров на основании характеристик квартиры с фиксацией всех изменений (история каждой квартиры), а так же выгрузка наличия квартир на внешние источники такие как яндекс недвижимость, дом клик, нмаркет и др. Отчеты по проданным квартирам. Презентация объекта с возможность отправки клиенту. Генерация акта осмотра квартиры, генерация ДДУ и другое. Одно из самых ключевых функций это бизнес процесс “График платежей” запуск его происходит автоматически в случае если по условиям договора предусмотрена рассрочка платежей или иные виды получения денежных сумм с отложенными сроками. Также запуск БП можно осуществить вручную в карточке Сделки только юристом. Описание алгоритма: после выбора способа оплаты по договорам инициатору БП формируется задание указать дату и сумму платежей. Изначально предлагается заполнить две строки, при необходимости сотрудник может добавить строку. Данные сохраняются в Сделку и по истечению срока уведомляют ответственного лица о необходимости поступления денежных средств.

Отделы и роли пользователей в CRM

Роль	Описание
Специалист отдела продаж (ОП)	Специалист отдела продаж проводит презентацию объекта, контактирует с Клиентом (с агентом), оформляет соответствующие документы, собирает информацию для составления соответствующих Договоров, проставляет задачи для некоторых ролей.
Дежурный колл-центра (ДКЦ)	Распределение лидов
Специалист колл-центра (СКЦ)	Сотрудник отдела маркетинга, для контроля качества обработки лида.
Руководитель отдела продаж (РОП)	Используется как Постановщик задач и контроля.
Бухгалтер (БУХ)	Используется как “Наблюдатель” задачи на сбор и согласование документов.
Юрист (ЮР)	Используется как “Наблюдатель” задачи на сбор и согласование документов.
Директор (ДИР)	Сотрудник для контроля и анализа.
Маркетолог (ОМ)	Сотрудник для анализа.
Специалист по ипотеке (СПИ)	Используется как Постановщик задач и контроля.
Офис-менеджер (ОФМ)	Постановщик задач и контроль.
Менеджер по работе с агентствами недвижимости (МПРА)	Может являться постановщиком и ответственным задач.

Процесс и план внедрения CRM

Аренда VDS, настройка сервера, установка Битрикс24, конфигурация ПО.

Делегирование поддомена, установка SSL-сертификата на поддомен, активация лицензии, обновление ядра Битрикс24, настройка создания резервных копий.

Регистрация пользователей, настройка прав доступа и структуры компании.

Настройка отображения карточки лидов, сделок. Настройка справочников, полей, источников, статусов, стадий, направлений Сделок. Настройка “Открытых линий”.

Внесение корректировок в интерфейс добавление кнопок. Настройка шаблонов договоров для генерации внутри CRM.

Настройка отчетов

Интеграция приложения. Создание таблиц товаров и разделов (квартиры и их ЖК, литеры). Доработка дополнительного функционала приложения. Связь со Сделкой.

Разработка бизнес процесса "Предбронирования и бронирования квартиры. "

Разработка бизнес процесса "Распределение лида среди дежурных." Интеграция приложения “График дежурств”.

Разработка бизнес процесса "Создание Лида от агентства недвижимости."

Разработка бизнес процесса " Создание Лида по прямой сделке, когда Клиент пришел в Отдел продаж на объекте."

Разработка бизнес процесса "Заявка на создание договора юр.услуг в Сделке направления «Прямая продажа»

Разработка бизнес процесса "Сделка по Ипотеке"

Разработка бизнес процесса "Регистрация договора"

Разработка бизнес процесса "График платежей"

Интеграция телефонии Мегафон

Интеграция сайтов Заказчика на получение лидов

Интеграция ройстат (Сквозная аналитика)

Интеграция оператора SMS.ru

Результаты работ по автоматизации продаж

• Автоматическая генерация новых клиентов в CRM с использованием различных каналов: корпоративный сайт, лендинги, входящие звонки, обзвон (исходящие звонки), социальные сети и мессенджеры. 

• Обработка поступивших заявок в соответствие с установленным регламентом. 

• Стандартизация бизнес-процессов компании: каждый сотрудник знает, что и в каком порядке необходимо делать.

• Повышение скорости взаимодействия с клиентом, сокращение времени его обслуживания.

• Снижение нагрузки на сотрудников отдела продаж. Простые и прогнозируемые действия CRM должна совершать за сотрудников сама: отправлять e-mail и СМС-уведомления клиентам по заранее предопределенным событиям.

• Накопление статистической информации о клиентах и продажах, которая послужит базой для построения системы лояльности и увеличения повторных продаж существующим клиентам.

• Введение сквозной аналитики продаж. Выявление эффективных источников рекламной кампании и устранение «узких» мест в продажах.

• Повышение точности прогнозирования продаж и прибыли компании.

• Внедрение единой базы информации наличия товарного запаса квартир и коммерческой недвижимости компании (единые «шахматки»).

• Подготовка презентации для клиента о объекте недвижимости на основании товарного запаса 

• Снижение затрат на рекламу, увеличение ROI. CRM должна фиксировать источники поступления клиентов, а также оборот, который приносит тот или иной рекламный канал и предлагать аналитические отчеты, показывающие эффективность каждого из них.

• Увеличение конверсии лидов (рост количества выигранных сделок), снижение количества упущенных клиентов.

• Повышение конкурентоспособности на рынке, контроль и безопасность конфиденциальных данных компании.

• Приток клиентов благодаря автоматической выгрузки не проданных квартир на площадки объявлений (Cian, Дом клик, Яндекс недвижимость, НМаркет и др.)

• Корректировка или внедрение новых систем мотивации для сотрудников компании на основании полученных данных из CRM.

• Развернутая аналитика по продажам и маркетингу на всех стадиях работы компании в любых разрезах данных в любой временной отрезок.