Автоматизация процесса работы отдела кадров в компании «Орловский кабельный завод»

Задача

Автоматизировать процесс принятия на работу новых сотрудников. 

Инструменты решения

Настройка Битрикс24

http://orelkabel.ru/

Информация о проекте:

Заказчик: Орловский кабельный завод

Отрасль: производство кабеля и проводов.

Регион предоставления услуги: Россия.

Штат: более 300 человек.

Бизнес-задачи: сократить время на прием нового сотрудника, уменьшить вероятность ошибок в оформлении документов, облегчить работу HR-специалистов с помощью современных инструментов. Настроить автоматическую воронку подбора персонала и отчетность по воронке подбора.

Автоматизировано: процесс принятия на работу нового сотрудника, воронка подбора персонала.

Тариф Битрикс24: Компания.

Срок внедрения Битрикс24: 14 дней основные работы + неделя «шлифовки».

Коротко о предприятии

Орловский кабельный завод производит кабели и провода под собственными брендами ОКЗ®, Камит®, МастерТока®, ГОСТок®, Smart Alloy®, ОМК®, Voltex®.  Общая численность сотрудников составляет более 300 человек, включая высококвалифицированный инженерный состав – 30 человек. 

О проблеме

Принятие на работу нового сотрудника на предприятии – непростой и длительный процесс, т. к. требуется пройти ступени согласования и оформления большого пакета документов. Необходимость в подборе нового сотрудника возникает каждый день.

До автоматизации руководители подразделений завода заполняли форму (заявку) на вакансию в формате Word и отправляли ее руководителю отдела по подбору персонала. Обсуждение, замечания по заявке проходили в переписке, лично или по телефону. Разные файлы, письма, Excel-документы. 

Возникла необходимость автоматизировать этот процесс. В компании уже пользовались системой «Битрикс24», поэтому было принято решение перенести туда и работу отдела по подбору персонала. 

Почему решили обратиться в «Веб-центр»?

"Для выбора подрядчика на новый проект в нашей компании принято проводить мини-тендеры.

Когда у нас наметился очередной довольно сложный и нестандартный проект, я сделала рассылку порядка 10 потенциальным подрядчикам.

Компания «Веб-центр» максимально быстро отреагировала на наш запрос, предоставив предельно подробную информацию по запросу и «вкусные» цены.

Мы ни разу не пожалели о том, что остановили выбор на компании «Веб-центр», которая своим профессионализмом и круглосуточной поддержкой всегда удовлетворяет наши потребности и исполняет самые нестандартные «хотелки».

Васильева Наталия 

Руководитель проектного офиса

Группа компаний

АО «Орловский кабельный завод»

и ООО «Камит-Экспорт»

Что было сделано командой «Веб-центра»?

1. Разработка сценария работы бизнес-процесса. 

Сначала мы провели подробное исследование существующего бизнес-процесса. 

После чего разработали сценарий работы в «Битрикс24». 

Сценарий процесса подбора персонала

Когда сценарий был утвержден, мы приступили к реализации проекта.

2. Результат реализация сценария.

Процесс подачи заявки запускается из живой ленты «Битрикс24».

Форма «Заявка на вакансию» бизнес-процесса в «Битрикс24»

Сотрудник заполняет обязательные поля и отправляет заявку в работу.

Далее форма попадает к руководителю отдела кадров, который может принять заявку и работать по ней сам, или делегировать ее на сотрудника своего отдела. 

Форма ознакомления с «Заявкой на вакансию»

Дальнейшая работа по заявке ведется в CRM «Битрикс24». 

Заявка поступает в CRM как сделка в специально созданное направление (воронку). 

Заявка-сделка первоначально попадает на этап «Размещение вакансии». 

Раздел CRM-Сделки. Заявки на вакансию

Далее менеджер размещает вакансию на сервисах по поиску персонала.

Заинтересовавших его кандидатов он прикрепляет к заявке, при этом при прикреплении первого соискателя заявка переходит на следующую стадию «Подбор персонала».

Раздел CRM-Сделки. Заявки на вакансию

Соискателей реализовали в «Битриксе» как «Контакты». 

Для этого настроили карточку контакта в CRM, создали специальный раздел.

Форма контакта в CRM «Битрикс24». Раздел «Подбор персонала»

Соискатель проходит этапы собеседований и при успешном результате выходит на адаптацию (введение в должность).

При этом менеджер в заявке(сделке) указывает, кто был отобран на вакансию.

Форма сделки(заявки на вакансию). Раздел «Адаптация»

Заявка автоматически двигается по воронке на этап адаптации. 

Раздел CRM-Сделки. Заявки на вакансию

Система напоминает менеджеру, когда до адаптации остается несколько дней.

Уведомление по сроку адаптации

И напомнит, если менеджер не заполнит вовремя эту дату.

Уведомление по незаполненным полям

Успешное прохождение адаптации менеджер отмечает в CRM (закрывает заявку успешно).

Анализ и отчетность

Теперь руководитель может оперативно просмотреть нагрузку по отделу и по каждому менеджеру (сколько заявок у менеджера, как долго они в работе, сколько соискателей обработал менеджер и т.д)

Отчет по заявкам. Конверсионная воронка. Динамика заявок в работе.

Классическая воронка по подбору персонала.

В любой момент менеджер может сформировать отчет по кандидатам из заявки:

Отчет по соискателям на вакансию

3. Обучение сотрудников

После проведенных настроек и тестирования мы провели по Skype обучение сотрудников.

В Skype мы запустили демонстрацию экрана и продемонстрировали все возможности настроенного функционала, разъяснили сложные моменты и нюансы.

В ходе обучения сотрудники задавали вопросы, которые сразу можно было разобрать на примерах.

Обучение сотрудников компании

Через неделю мы провели второй этап обучения, на котором разбирали все возникшие за эти дни вопросы по работе отдела по подбору персонала в системе «Битрикс24».

Результат внедрения:

После внедрения сотрудники проработали по данному сценарию около 3-х месяцев.

В результате они выделили следующие плюсы:

• все данные по заявке фиксируются в системе;

• сократилось время на подачу заявки и запуск ее в работу;

• появилась полная систематизированная база соискателей;

• есть возможность проанализировать заявки, соискателей, а также время на поиск сотрудника. 

Ваши впечатления о работе сотрудников «Веб-центра» и в целом по проекту?

"Впечатления исключительно положительные, сотрудники компании всегда вежливы и доброжелательны, выкладываются по максимуму и работают не просто в рамках тех.задания, а исключительно на результат. Всегда делают больше, чем мы изначально договаривались.

Мы бесспорно можем назвать «Веб-центр» нашим надежным партнером и помощником в любых ситуациях.

Спасибо Вам огромное!"

Васильева Наталия 

Руководитель проектного офиса

Группа компаний

АО «Орловский кабельный завод»

и ООО «Камит-Экспорт»

Благодарность АО «Орловский кабельный завод» компании «Веб-Центр»