1С-Битрикс24 для IT-компании

В декабре 2018 «ТаскДата» обратилась к нам за покупкой Битрикс24 и внедрением. Заказчик хотел превратить Битрикс24 в единый корпоративный портал и рабочее ПО для HR-отдела. Чтобы обезопасить внутреннюю информацию и иметь больше возможностей для настройки, заказчик приобрел коробочную версию «1С-Битрикс» — Корпоративный портал на 250 сотрудников. Для комплексной настройки инструментов Битрикс24 под заказчика мы сформулировали три основные задачи:

• настроить Битрикс24 как HR-инструмент и единый корпоративный портал;
• создать Личный кабинет в Битрикс24 и доработать механизм запуска бизнес-процессов;
• автоматизировать 14 бизнес-процессов.

Базовая настройка портала

До внедрения в «ТаскДате» информация о внутренних процессах передавалась через узкоспециализированные сервисы или устно. Портал Битрикс24 должен был собрать сотрудников в одном сервисе и упростить взаимодействие, поэтому мы:

• перекрыли модуль CRM;
• интегрировали Битрикс24 с Active Directory;
• создали блоки в разделе «О компании»;
• настроили HR-сервисы.

Модуль CRM

Битрикс24 внедрялся как корпоративный портал, поэтому было решено оставить только нужные инструменты. Для работы с клиентами менеджеры отдела продаж использовали другие сервисы, поэтому мы ограничили доступ в CRM-систему простым пользователям. Доступ предоставили только администраторам, чтобы они изучили инструменты CRM Битрикс24.

Интеграция с Active Directory

«ТаскДата» занимается разработкой, поэтому сотрудники помимо Битрикс24 используют специализированное ПО: 1С, Jira, почту и другие. Чтобы упростить авторизацию на портале, мы интегрировали Битрикс24 с Active Directory — службой, где хранятся учетные записи, логины и пароли.

Администратор создает учетную запись в Active Directory, сотрудник получает единые для рабочих сервисов логины и пароли. При авторизации на портале информация из Active Directory подтягивается в учетную запись Битрикс24. А когда администратор закрывает доступ увольняющемуся сотруднику на стороне Active Directory, зайти в Битрикс24 или другие сервисы не получится.

Блоки в разделе «О компании»

Штатно настроили в информационном разделе «О компании» блоки для публикации фото- и видеоматериалов компании, истории и миссии. Дополнительно написали инструкцию, как заполнять страницы и настраивать права доступа.

HR-сервисы

Для HR-менеджеров настроили права администраторов портала и информационную вкладку в боковой панели меню слева. Информация во вкладке разбивается на тематические блоки: обсуждения мероприятий, база знаний, должностные инструкции, опросники для сотрудников компании, курсы и полезные ссылки. В одной из вкладок мы настроили реестр переговорных комнат, чтобы менеджеры из окна Битрикс24 бронировали время и нужную переговорную комнату.

Дополнительно мы оформили портал по брендбуку компании и доработали статусы чата для десктопной версии портала.

Штатно в веб-версии и десктопном приложении Битрикс24 используются типовые статусы: «Онлайн», «Отошел», «Не беспокоить» и «В отпуске». Заказчик хотел, чтобы сотрудники по значку в веб-версии портала узнавали, в офисе коллеге или нет. Для этого мы разработали дополнительные статусы: «Работаю из дома», «В командировке», «Отгул». Когда сотрудник оформляет заявление на отпуск, отгул, работу из дома или командировку, то статус в десктопном приложении меняется автоматически в соответствии с типом заявления.

На личной странице в Битрикс24 сотрудники указывают информацию и размещают фотографию. Заказчик хотел превратить профиль сотрудников в рабочий инструмент, чтобы каждый из 200 сотрудников запускал бизнес-процессы на свое имя. Мы доработали Профиль сотрудника для Личного кабинета и разместили его в виде отдельной вкладки в меню слева.

Внутри Личного кабинета создали блок «Документы», где пользователи выбирают тип бизнес-процесса, указывают информацию, которую нужно согласовать. Имя, фамилия и департамент отправителя подтягиваются в заявки автоматически. Алгоритм отправляет заявление, заявку или договор нужному согласованту. Ответ приходит в виде сообщения или файла с утвержденным заявлением через Живую ленту.

Автоматизация бизнес-процессов

До внедрения Битрикс24 запросы на доступ к внутренней информации и заявления на отпуск и отгулы сотрудник оформлял на бумаге, согласовывал вручную по отделам и затем относил в HR-отдел. Если руководитель не утверждал даты отпуска, то сотрудник заново заполнял заявление. Такая организация внутренних процессов сильно замедляла повседневные внутренние процессы и взаимодействие между отделами.

Мы изучили взаимодействия внутри компании и автоматизировали 14 бизнес-процессов с помощью инструментов Битрикс24 и настроили запуск из Личного кабинета, а для HR-менеджеров и из Живой ленты. Мы расскажем только о некоторых, наиболее типовых.

Бизнес-процессы с запуском из Личного кабинета

При запуске бизнес-процессов из Личного кабинета инициатор, департамент и руководитель подтягиваются автоматически. Сотрудники согласуют заявления, заявки и запросы у разных отделов. В соответствии с адресатами согласования бизнес-процессы распределяются по 4 вкладкам в блоке документы: HR-отдел, бухгалтерия, ит-отдел и офис-менеджер.

При согласовании «Заявления на отпуск» сотрудник указывает лишь желаемые даты начала и окончания — остальная информация указывается автоматически.

Когда даты отпуска одобрены, сотруднику приходит уведомление и заявление на отпуск в файловом формате. Даты отпуска автоматически загружаются в график отсутствий в Битрикс24, чтобы HR-отдел анализировал внутренние процессы.

По этому же принципу оформляются заявления на отгул и работу из дома. Если руководитель согласовывает заявление, информация поступает в график отсутствий в HR-отдел. Запрос на количество оставшихся дней отпуска, копию трудовой книжки и справку 2НДФЛ сотрудник также оформляет через Личный кабинет, а ответ получает в Живой ленте.

В «ТаскДате» сотрудники часто летают на встречи с клиентами или презентации, поэтому в Личном кабинете мы настроили согласование командировок. Когда руководитель утверждает даты и цель поездки, офис-менеджер получает задание «Купить авиабилеты».

Запрос на новое оборудование согласуется у руководителя, а затем — у ит-отдела. Они выясняют, есть ли нужное оборудование. Если такой техники нет, то запрос автоматически переходит в процесс закупки оборудования: вид, модель, марка и количество подтягиваются в задачу на закупку из запроса а получение оборудования автоматически.

Бизнес процессы для HR-менеджеров

Битрикс24 в «ТаскДате» внедрялся как HR-инструмент, поэтому для HR-менеджеров мы настроили запуск следующих бизнес-процессов из Живой ленты:

• подготовить рабочее место для нового сотрудника;
• завести учетную запись в Active Directory и открыть доступ к сервисам;
• закрыть доступа увольняющемуся сотруднику.

Заявки на подбор персонала формируют руководители департаментов. Указывают название вакансии, требования к кандидатам и другую обязательную информацию. Система отправляет заявку на согласование к генеральному директору, после — в HR-отдел.

Бизнес-процесс «Подготовка рабочего места» запускается отдельно, когда находят нужного сотрудника. HR-менеджер заполняет форму, указывает информацию по новому сотруднику, необходимое ПО и оснащение рабочего места — ИТ-отдел получает задачу, подготавливает оборудование и создает учетную запись в Active Directory. Доступ в другие рабочие систему сотрудник запрашивает самостоятельно.

Менеджер заполняет форму, указывает ответственных и Фамилию и Имя увольняющегося сотрудника. Задание выгружается в Живую ленту. Автоматически в него подтягивается инициатор процесса и дата обращения. Ответственные принимают задание и, если нужно, оставляют комментарии.

Результаты

Сотрудники «ТаскДата» используют Битрикс24 не только для оформления запросов: они общаются на портале, обсуждают в комментариях обновления, которые публикуют администраторы в Живой ленте, реагируют на поздравления, просматривают уведомления о приеме нового сотрудника и анонсы мероприятий.