«Адаптация CRM Битрикс24 к процессам оптовых поставок металлопроката»

ООО «Торговый Дом «Меркурий-Металл-Групп Трейдинг» выполняет прямые поставки качественного листового и рулонного нержавеющего металлопроката для пищевой, химической, нефтегазовой, автомобильной индустрии и строительства.

Для эффективной организации продаж мы подобрали заказчику оптимальный программный продукт - коробочную версию «CRM» Битрикс24, сочетающую возможности дополнительных настроек структуры данных и программного функционала при невысокой стоимости для небольшого количества сотрудников.

Также нашими специалистами был подобран оптимальный хостинг, на котором мы развернули корпоративный портал, настроена структуру компании и должностей сотрудников.

На основании анализа потребностей заказчика, нами были подготовлены рекомендации и сценарий использования CRM ,внутренних коммуникаций, в соответствии со спецификой деятельности компании и выполнены следующие первичные настройки CRM:

- Настроены воронки 2 направлений «Подписание спецификации», «Исполнение спецификации» и стадии по ним:

Настроен робот автоматического копирования сделки при успешном завершении подписания во второе направление «Исполнение спецификации».

- Добавлены специфичные для деятельности Заказчика дополнительные поля сделки, такие, как: «Таможня», «Тоннаж», «Наценка», «№ контейнера», «Фрахт», «Пакинг», «Конасамент», «Пошлина» и т.п а также группа полей нормативных, плановых и фактических сроков по стадиям сделки.

- Созданы новые роли, характерные для бизнеса компании (Руководитель отдела продаж, Руководитель отдела снабжения, Менеджер по внешнеэкономической деятельности, менеджер по таможенным операциям, Бухгалтер), и настроены права и ограничения доступа стадиям сделок для этих ролей.

- На различных стадиях сделок настроены роботы (в расширенном режиме бизнес-процессов), которые автоматически высылают уведомления менеджерам об изменениях в процессе продаж, выполняют смену стадий и запись данных в сделки.

Программные (кастомные) настройки в CRM

Важным требованием Заказчика к CRM было разграничение доступа пользователей различных ролей к конфиденциальной информации в Сделке и автоматизация процесса продаж. Для выполнения такого ТЗ потребовались кастомные доработки структуры данных и функционала.

Первоначально нами был создан упрощённый прототип системы, на котором проверили и уточнили возможность выполнения настроек и программных доработок,  после чего проработали полнофункциональное техническое предложение на выполнение всех требований ТЗ, с учётом результатов проведённой опытной эксплуатации прототипа.

В итоге, мы создали следующие уникальные доработки:

- Управление полями и дополнительные закладки в Сделке: 

- В карточке Сделки добавлены новые поля, характерные для деятельности компании, все лишние поля скрыты программно, они видны в зависимости от роли пользователя.

- В карточке Сделки добавлены новые функциональные закладки «Сбыт», «Снабжение», «Заявка на закупку», «Сроки» (доступные в зависимости от роли) и скрыты все лишние закладки и элементы интерфейса.

Таким образом, пользователи получили адаптированный интерфейс работы со сделками, содержащий только необходимую им информацию и блокирующий доступ к конфиденциальным данным для определённых ролей.

- Закладка «Сбыт»: 

Предназначена для ввода и калькуляции данных поставки клиенту. Интерфейс представляет собой табличную форму, в которую построчно вводится поставляемая номенклатура и задаются её количественные характеристики. В верхней части формы вводятся общие данные, такие, как «Курс валюты», «Стоимость фрахта», «Ж/д перевозки» и другие, которые автоматически используются при расчёте калькуляции.

Эта форма - удобный инструмент, который позволяет быстро провести необходимые расчёты и сохранить их в Сделке.

- Закладка «Сроки»: 

Для каждой Сделки менеджеры задают нормативные и плановые (прогнозные сроки по этапам поставки. Для этого мы разработали дополнительную программную закладку в Сделке, доступ и ввод/просмотр данных в которой ограничен только для определённых ролей.

Введённые данные автоматически используются для управления продажами и уведомления менеджерам о фактическом выполнении сроков поставок по стадиям:

- Управление полями в канбане Сделок: 

В карточку сделки в представлении канбана добавлены дополнительны поля («№ контейнера», «Тоннаж», «Таможня», «Наценка») и ограничение видимости данных для различных полей пользователей.

- Канбан Сделок по месяцам и неделям: 

Для просмотра продаж в динамике нашими специалистами были спроектированы и разработаны 2 дополнительных канбан-представления «Год» и «Недели»:

В этом представлении менеджеры наглядно видят, сколько и каких сделок должны завершиться в каждом месяце (неделе).

Розовым цветом автоматически выделяются просроченные сделки, у которых прогнозируемая дата поставки превышает нормативную.

Заключение: 

В результате настроек и программных доработок CRM Битрикс24 Заказчик получил удобную и оперативную систему автоматизации продаж, удовлетворяющую характерные отраслевые потребности его деятельности.