Интеграция битрикс24 в компании "Сибирская клетчатка"

Кейс Сибирская клетчатка

Основной задачей компании «Сибирская клетчатка» была систематизация работы с клиентами внутри компании, другими словами автоматизация бизнес-процесса продажи.

«Сибирская клетчатка» — крупнейшее Российское предприятие, выпускающее более 100 видов оздоровительного питания, богатых пищевыми волокнами — клетчаткой.

Производство компании «Сибирская клетчатка» запущено в январе  2002 года.

Сама фабрика по производству продукции расположена в городе Томске, поэтому в большей части продукции используется дикорастущее сырье Сибирской тайги: ягоды, орехи, травы.

Технология изготовления клетчатки и отрубей создана сибирскими учёными и не имеет аналогов в России. В изготовлении используются авторские методики и оборудование, разработанное технологами и инженерами фабрики при поддержке ученых Томского Академгородка.

Как мы решали задачу.

К началу нашей совместной работы у компании «Сибирская клетчатка» уже был приобретён облачный портал «Битрикс24» с тарифом «Команда»: компания сотрудничала с бизнес-аналитиком, с которым они проанализировали бизнес-процессы внутри компании, чтобы их упростить и автоматизировать.  Первым делом мы провели аудит текущей реализации бизнес-процесса внутри компании и имеющихся наработок. При подробном рассмотрения стало ясно, что работа сделанная аналитиком не качественна и в процессе внедрения мы выработали новые оптимизированные процессы внутри компании.

Основными критериями для сотрудничества «Сибирской клетчатки» с нами были следующие:

• мы смогли поставить точные сроки выполнения интеграции;

• у нас есть опыт интегрирования;

• все наши разработчики лицензированы.

В процессе интеграции на портал было добавлено 16 сотрудников, 14 из которых задействованы  в процессах воронки продаж. Основная цель интеграции заключалась в систематизации работы с клиентами внутри компании. А также нужна была наглядность работы менеджеров продаж.

Основная проблема, с которой мы столкнулись в процессе интеграции, заключалась в сопротивлении сотрудников: нам нужно было объяснить сотрудникам, почему их текущий тип работы не даёт прозрачности и возможности эффективного взаимодействия с клиентом. В процессе работы мы находили альтернативные варианты решения вопросов.

Чтобы облегчить процесс адаптации сотрудников к новой системе, под каждый функционал мы написали специальную методичку по работе с «Битрикс24».

В основном мы использовали следующие возможности «Битрикс24»:

• задачи;

• CRM;

• почта;

• календарь

Реализованный бизнес-процесс:

Когда клиента заполняет  онлайн-заявку на сайте (crm-форму), заявка (лид) попадает в воронку продаж и запускается бизнес-процесс, который ставит задачи, планирует сроки назначает ответственных. Бизнес-процесс (БП) запускается автоматически. Менеджеру по работе с клиентами приходит на почту уведомление о создании нового лида и автоматически ставится задача на его обработку. Уведомление о новой заявке также приходит руководителям. Ставится крайний срок для обработки заявки.

Менеджер берет в работу заявку, и если ему не удалось дозвониться до клиента, то он меняет ее статус, и заявка уходит на отложенный шаг. Затем она появится у менеджера в качестве уведомления на следующий день. Такой процесс будет повторяться 5 раз, после чего заявка будет закрыта. Корректность обработки заявки, ее статус может наблюдать руководитель, в том числе просроченность звонка, либо его отсутствие. В завершении бизнес-процесса клиент либо обрабатывается дальше и ему продают продукцию, либо он конвертируется в проигранный статус.

Возможные стадии лидов по созданному БП:
- звонок;
- подготовка коммерческого предложения;
- рассмотрение коммерческого предложения;
- заключение договора.
Успешные стадии:
- качественный лид.
Неуспешные стадии:
- абонент не доступен;
- возврат эл. почты;
- некорректные данные;
- нет данной категории товаров;
- предложение не интересно;
- работают с представителем;
- физическое лицо.
Данные стадии удобны в аналитике и на их основе можно легко разрабатывать мероприятия по улучшению процесса продаж.  

Автоматизировав бизнес-процесс продажи, мы реализовали выгрузку следующей отчетности: воронка по лидам (общее количество лидов, стадия работы с лидом в разрезе менеджеров), отчет по новым лидам за месяц (можно оценить эффективность рекламы и маркетинговой активности), ежедневный отчет по менеджерам (количество звонков, успешных и неуспешных заявок), отчет по задачам (количество назначенных и просроченных до менеджера). Все отчеты доступны руководителям. У менеджеров также есть доступ к отчетам, но в разрезе себя.

Несмотря на то, что интеграция в основном  была рассчитана на отдел продаж, к работе в данной системе присоединились и другие отделы. Также руководителям отделов очень нравится наглядность работы и возможность просматривать деятельность сотрудников.

В результате интеграции «Сибирская клетчатка» улучшила качество работы с клиентами, систематизировала и автоматизировала работу в компании.