1. Краткая информация о клиенте
АО «Корпорация развития Севастополя» – институт регионального развития, созданный Правительством Севастополя в целях формирования благоприятного инвестиционного климата, выявления и поддержки основных и перспективных точек роста региона.
Корпорация руководствуется принципом конструктивного взаимовыгодного партнерства и ориентирована на выстраивание эффективных сбалансированных коммуникаций с инициаторами проектов и потенциальными инвесторами с целью стимулирования экономического развития региона.
Корпорация:
- Выступает управляющей компанией государственного индустриального парка «Гераклид», создаваемого в городе Севастополе
-
Является функциональным участником городских проектов
-
Осуществляет сопровождение крупных коммерческих инвестиционных проектов
-
Оказывает услуги финансового и инвестиционного консалтинга для бизнеса
-
Предоставляет услуги переговорных комнат и коворкинга
2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент.
Предпосылками проекта стали:
- отсутствие единого рабочего пространства для взаимодействия сотрудников;
-
необходимость оптимизировать работу с обращениями в корпорацию;
-
потребность наладить работу с клиентами
-
потребность автоматизировать внутренние процессы.
Цели и задачи проекта
Цель проекта - создание единого информационного и рабочего пространства для сотрудников АО «Корпорация развития Севастополя»
Задачи проекта:
автоматизировать процесс постановки и выполнения задач;
автоматизировать процесс ведения проектной деятельности;
автоматизировать процесс работы отдела продаж;
реализовать возможность сотрудникам совместно работать с документами локально на своих ПК;
реализовать оперативный доступ к данным, с разграничением прав доступа для сотрудников;
реализовать фиксацию входящих обращений из разных каналов коммуникаций в CRM
3. Процесс внедрения, особенности проекта.
Проведено предпроектное исследование посредством интервьюирования ключевых пользователей. По результатам интервьюирования: цели и задачи не изменились; было принято решение о внедрении 1C-Битрикс24 Корпоративный портал - 50; состав команды внедрения - 3 человека и определена технология реализации - работа по заданиям от заказчика.
По внедрению корпоративного портала были выполнены следующие работы:
- установлена коробочная версии 1C-Битрикс24 Корпоративный портал - 50 на сервер заказчика
-
подключена система "Инспектор сайтов", которая автоматически проверяет доступность и работоспособность корпоративного портала и сообщает обо всех неполадках через E-mail
-
проведены работы с Общим диском: создана структура папок; настроены права доступа к папкам, в соответствии с функциональными обязанностями сотрудников;
-
настроена работа с блоком CRM
-
переведены в CRM коммуникации с клиентами: звонки, онлайн-чат, формы обратной связи
-
автоматизированы бизнес-процессы:
- согласование договоров;
-
оформление доверенности;
-
согласование отпуска, командировки;
-
согласование бухгалтерских документов;
-
разработка и согласование нормативной документации;
-
подготовка к совету директоров.
-
проведено обучение по работе с корпоративным порталом
4. Работа с решением. Достигнутые результаты.
В результате внедрения повысилась эффективность работы сотрудников:
- все входящие обращения фиксируются в CRM - исключена возможность потери клиента, минимизированы ошибки входящей информации;
-
единое рабочее пространство позволяет избежать избыточности информации, исключает необходимость переключаться между разными интерфейсами и оптимизирует внутренние коммуникации;
-
автоматизированные бизнес-процессы позволяют ускорить процессы согласования договоров, оформления доверенностей, разработки нормативной документации, оформления отпуска/командировки;
-
сотрудники могут работать с документами совместно, управлять рабочими документами локально со своего компьютера и в корпоративном портале Бизнес-процессы.
5. Преимущества от внедрения
Особую ценность внедрения корпоративного портала Корпорация развития Севастополя отметила с переходом на удаленку.
Удалось обеспечить бесперебойность деятельности компании, перевести всех сотрудников на удаленку с сохранением эффективности и безопасности работы. Корпорация использует таск-трекер для постановки, выполнения и контроля задач; чат и телефонию для внутренних коммуникаций; общий диск для безопасного, оперативного и удобного использования документов. Для сотрудников обеспечили постоянный доступ и с телефона, и с компьютера в любое время и в любом месте.
6. Привести примеры использования системы в рабочих ситуациях конкретного отдела/департамента.
Клиенты Корпорации развития Севастополя - это крупные инвесторы и корпоративный портал дает ряд преимуществ по взаимодействию с ними:
- есть возможность подавать документы через чат, они сразу попадут на портал и будут обработаны;
-
есть возможность оперативного доступа к истории взаимодействия с клиентом: телефонные звонки, письма, обращения в чате.
С помощью внедрения 1C-Битрикс24 Корпоративный портал удалось обеспечить бесперебойную работу предприятия.
7. Отзыв заказчика о проделанной работе.
Решая задачи отсутствия единого рабочего пространства для взаимодействия сотрудников; оптимизации работы с обращениями в корпорацию; оптимизации работы с клиентами и автоматизации внутренних процессов, было принято решение о создании единого информационного и рабочего пространства на базе 1C-Битрикс24 Корпоративный портал.
В ходе проекта была установлена коробочная версии 1C-Битрикс24 Корпоративный портал - 50 на сервер заказчика. Проведены работы с Общим диском: создана структура папок и настроены права доступа, в соответствии с функциональными обязанностями сотрудников. Коммуникации с клиентами централизованы и переведены в CRM. Также, были автоматизированы процессы согласования договоров, оформления доверенности, согласования отпуска (командировки), согласования бухгалтерских документов, разработки и согласования нормативной документации, подготовки к совету директоров. По завершении проекта проведено обучение по работе с корпоративным порталом.
В результате внедрения повысилась эффективность работы сотрудников, единое рабочее пространство позволяет избежать избыточности информации, исключает необходимость переключаться между разными интерфейсами и оптимизирует внутренние коммуникации. Сотрудники могут работать с документами совместно, управлять рабочими документами локально со своего компьютера и в корпоративном портале Бизнес-процессы. Автоматизированные бизнес-процессы позволяют ускорить процессы согласования договоров, оформления доверенностей, разработки нормативной документации, оформления отпуска/командировки. Все входящие обращения фиксируются в CRM, то есть исключена возможность потери клиента, минимизированы ошибки входящей информации.