Tramp-Sport

Tramp Sport — компания, занимающаяся оптовой и розничной торговлей снаряжением для туризма, охоты и рыбалки. Отличительной чертой предприятия является то, что его основатели и большая часть сотрудников сами являются заядлыми туристами и рыболовами — это позволяет им предлагать клиентам только проверенные и действительно надежные товары, подходящие для использования в климатических условиях России.

Основной торговой площадкой выступает интернет-магазин. Таким образом получается добиться максимально низкой цены для конечного потребителя: нет необходимости включать в стоимость товаров наценку за аренду торговых залов и заработную плату их сотрудников. Благодаря этому, покупатели могут приобретать нужные вещи по ценам, рекомендованным производителем. Торговля осуществляется по всей России: есть множество вариантов доставки, бесплатной при заказе от 10000 рублей, а в пределах Москва и Санкт-Петербурга — от 5000 руб.

У компании есть собственные склады в Санкт-Петербурге и Москве. Центральный офис расположен в Санкт-Петербурге, а численность его сотрудников около 20 человек. Помимо офиса, к системе Битрикс24 будут подключены некоторые сотрудники складов и логистики.

Какие проблемы предстояло решить

Производство товаров расположено на территории различных стран. Помимо России, товары производятся в Китае, Корее, некоторых странах Евросоюза и Азии. Это означает, что их путь до конечного потребителя довольно сложен и продолжителен, а также включает в себя различные этапы. Поэтому, в первую очередь, CRM-система должна учитывать это, но в то же время не быть узкоспециализированной и сложной, так как в компании было решено сделать один портал «для всего сразу», а не внедрять различные системы для каждого направления: логистики, продаж, управления складами.

Битрикс24 была предложена нами, как универсальная система, которая «из коробки» умеет решать множество задач, что вписывалось в концепцию единого рабочего пространства, желаемого заказчиком. Кроме этого, Битрикс24 подходил и под требование простой системы, с понятным интерфейсом и не требующей для управления специальных знаний.

Так как из логистики для компании нужна была, по сути, только внутренняя логистика, которая бы давала менеджерам ответы на вопросы внутри портала и собирала данные для отчетов, а не управляла самим процессом перевозки и доставки, то универсального решения было более чем достаточно. В остальном задача предстояла типичная: автоматизировать рутинные бизнес-процессы в отделах продаж и маркетинга.

Что именно мы сделали для решения поставленных задач

Мы несколько раз приезжали в главный офис и обсуждали детали проекта. Никаких сложностей не возникало, потому что в компании понимали чего они хотят, а мы понимали как это реализовать. Мы смогли предложить выполнить проект в очень сжатые сроки, благодаря тому, что для его реализации подходил облачный тариф Команда, и разворачивать коробочную версию не было необходимости — это было воспринято положительно.

После покупки тарифа мы приступили к первоначальной настройке системы под нужды клиента: настроили необходимые поля, прописали названия. Затем перешли к настройке структуры компании: создали требуемые отделы, распределили сотрудников, настроили группы и права доступа для них.

Подключили используемые заказчиком каналы связи: телефонию, онлайн-чат, электронную почту, социальные сети и мессенджеры. Теперь общение с клиентами происходит из одного окна программы, а по поступающим заявкам автоматически создаются новые лиды и назначается ответственный менеджер из отдела продаж.

Настроили воронку отслеживания поступления товара от производителя на склады. Там, где это возможно, автоматизировали сбор информации о его передвижении, хранении, прохождении пунктов контроля и так далее — в остальных случаях менеджеры вносят данные самостоятельно. Добавили автоматизацию оповещений о прохождении контрольных точек, а также по определенному событию или времени.

Информация по товарам на складах теперь объединена в общий портал (до этого там использовалась локальная CRM-система) и доступна для менеджеров сразу по поступлению товара на склад, кроме этого, теперь им также сразу видна информация о том, когда именно товар должен поступить на склад и где он находится в данный момент. Это позволяет более точно отвечать клиентам, которых интересуют сроки поступления определенной позиции.

Настроили отчеты — это сильная сторона Битрикс24 — так что легко получилось настроить все необходимые заказчику параметры для срезов. Мы настроили отчеты:

• по лидам, включая стадии;
• по сделкам;
• по ответственному менеджеру;
• по времени: несколько возможных вариантов;
• и еще большому количеству характеристик.

Контроль за продажами и товаром стал прозрачным, а информация доступной в режиме реального времени.

Достигнутые результаты

Все пожелания заказчика были учтены и реализованы. Получилось настроить автоматизацию большинства рутинных бизнес-процессов и объединить все данные в одну систему. Работники на складах видят проданный товар, товар, на который есть заявки, и организуют его хранение с учетом этих знаний. Менеджеры продаж, в свою очередь, теперь знают, когда поступит та или иная позиция, наличие и точное количество товаров на складе.

Также мы запрограммировали автоматику, которая контролирует работу менеджеров с текущей базой клиентов. И на базе этих данных построили отчет, который показывает, как давно и с кем были последние взаимодействия.

Упростилась работа с клиентами, в том числе и потенциальными: карточки лидов теперь создаются и заполняются автоматически там, где это возможно. Напоминания менеджерам не оставляют им шанса забыть о ком-то или пропустить важный звонок.

На обучение персонала потребовалось 6 часов, из которых 1 час — для руководства компании. Обучение провели заочно с сотрудниками и при личной встрече с руководством. Оказываем консультационную поддержку.

Милана Макарова, генеральный директор компании ООО «Трэмп-Спорт»:

«Ребята молодцы, приезжали в офис несколько раз, всё нам рассказали, показали, обучили, настроили рабочие места, включая IP телефонию.»