ООО «Эрмитаж»

ООО «Эрмитаж»
Сфера деятельности: Услуги управляющей компании для объектов недвижимости
Дата основания: 11.11.2015
Число сотрудников: 70
Компания работа г.Санкт-Петербург
Основной целью компании ООО «Эрмитаж»- было создание благоприятных условий для проживания. За сравнительно короткий срок компании удалось сделать немало: компания создала современную производственно-техническую базу, которая позволяет справляться с работами любой сложности. 
Для удобства обслуживания компания используем расчетный центр, оборудованный современной электронной техникой с усовершенствованными программами. Любой житель может решить свои вопросы достаточно быстро и в режиме online.  Все эти преимущества привели компанию к стабильному успеху.

Задачи с которыми к нам пришел клиент:
Основные задачи которые поставил перед нам клиент это проанализировать, автоматизировать, настроить и перенести в Бирикс24 два процесса происходящих в компании до недавнего момента не бессистемно, этими процессами являлись согласование счетов на оплату и регистрация входящей и исходящей корреспонденции.

Кроме того был поставлен ряд подзадач:
Провести аудит и анализ бизнес процессов заказчика
1. Произвести анализа бизнес процессов клиента и требований, в соответствии с полученными данными произвести настройку портала.
2.Настроить реестры учета документации
3. Обучить сотрудников заказчика работе с общими инструментами на портале и отдельно с задачами и реестрами.

До внедрения Битрикс24 у клиента происходил системный сбой в цикле согласования счетов на оплату и регистрации входящей и исходящей документации. На всем этапе внедрения не возникло сложных и не решаемых проблем.

Основными критериями повлиявшими на клиента в выборе в строну Битрикс24 были: понятный и дружественный интерфейс, многообразие удобных инструментов, наличие возможности интегрировать портал с множествами сторонних сервисов, качественная и быстрая техподдержка, постоянная модернизация продукта, конкурентная цена тарифов в идеальном сочетании с наборам инструментов, положительные отзывы о продукте.

Клиент выбрал именно нашу компанию благодаря тому, что у нас слаженная команда продавцов и технических специалистов, большой опыт качественного внедрения продукта, подтвержденный многочисленными отзывами.

При реализации проекта в первую очередь были решены проблемы отдела секретариата и, а также отделов продаж и бухгалтерии.
Проблем с вовлечением сотрудников компании в рабу с порталом не наблюдалось благодаря тому, что руководство компании активно участвовало в процессе внедрения и всячески стимулировало и поощряло подчиненных к использованию портала в работе по максимуму.

Для обучения сотрудников заказчика была перемена разработанная нами система обучения включающая в себя разделы обучающие основным стандартным возможностям продукта таким как Живая лента, Чаты и звонки, Группы, Диск, Календарь, Сотрудники, Задачи и проекты, кроме того отдельно был сделан упор в обучении сотрудников по работе с реестрами.

Достигнутые результаты.
Главным достигнутым результатом является то, что были решены основные задачи заказчика которые заключались в том, что нужно было автоматизировать процесс регистрации входящей и исходящей документации, ускорить обработку документов и наладить систему хранения и быстрого доступа к документам. А так же необходимо было автоматизировать процесс согласования счетов на оплату.

Преимущества от внедрения
Основные преимущества внедрения: экономия времени работы с входящей и исходящей корреспонденцией быстрый доступ к документам и экономия в времени при согласовании счетов на оплату

Теперь когда секретарь принимает или отправляет исходящую корреспонденцию, для регистрации теперь он использует не бумажный журнал учета, специально настроенные для этих целей реестры которые значительно автоматизировали процесс. При согласовании счета оплату теперь ответственный не контролирует переход по ответственны как ранее звонками и личными визитами к согласователю, а запускает процесс согласования на портале и оперативно его отслеживает.