Корпоративный портал "Универсал-Комплект24"

ООО «Универсал-Комплект» – оптово-розничное предприятие, предлагающее широкий выбор посуды, промышленных и хозяйственных товаров. Ассортимент включает товары от крупнейших поставщиков России и зарубежных стран. Более 30000 наименований посуды, промышленных и хозяйственных товаров. Компания имеет ряд торговых марок: Катунь, Astell, inomata, Yamada.

Компания на рынке достаточно молодая - 3 года (2016 года основания), но уже с внушительным штатом сотрудников - 48 (на сегодняшний день работают в Битрикс24).

Офис компании находится в столице Алтайского края - в Барнауле, но есть склады в г. Москва, г. Краснодар.

Необходимость внедрения Битрикс24.

Компания “Универсал-Комплект” обратились к нам с такой проблемой - из-за большого количества сотрудников, генеральному директору сложно отследить эффективность каждого сотрудника, загрузку на сегодняшний день/неделю, тем самым хотелось бы получать отчет производительности в несколько кликов. Отсюда вытекает аналогичная задача касаемо начальника отдела продаж, так как имеется большое количество сотрудников, то хотелось бы понимать их загрузку.

Процесс внедрения, особенности проекта.

Учитывая вышеописанную задачу, наиболее подходящим тарифом является коробочное решение на 50 сотрудников. Для правильной и корректной работы, нам, как исполнителю, было предоставлено оборудование заказчика, которое для начала пришлось настроить. Так как все сотрудники компании “Универсал-комплект” понимают с какой целью внедряется Битрикс24, то сложностей с привлечением к работе в данной системе - нет. Для обучения всему функционалу мы разработали календарь, по каким дням наш сотрудник приезжает к заказчику и уже всему персоналу на большом экране реализуется обучение в работе с корпоративным порталом, тем самым, вопросы которые возникают в процессе эксплуатации в течении недели, задаются и решаются здесь на месте.

Достигнутые результаты.

• активное использование CRM. Были экспортированы все компании, с которыми ранее работала и работает заказчик, тем самым сейчас все вопросы решаются в рамках определенной компании, с помощью сделок, задач, групп, что дает возможность определенному сотруднику просматривать на какой стадии находится диалог/решение вопросом с любой из компанией.

• сотрудники сделали чаты “по интересам” для решения насущных вопросов: чат с обсуждением цен, чат по вопросу отгрузок и т.д.

• все сотрудники работают через постановку задач, что структурирует работу и можно отследить проделанную работу и потраченное количество времени на ее решение.

• сейчас заведен тестовый номер телефонии. В планах все входящие звонки перевести на телефонию, в том числе  и звонки на сотовый сотрудникам.

• все сотрудники пользуются активно календарем.

• было желание полностью перевести почтовую переписку в “Битрикс24” и вот тут мы столкнулись со сложностью. Так как у всех сотрудников не было единства в заведении корпоративной почты, мы всем создали корпоративную почту, все были заведены в корпоративный портал с привязкой новой почты. Вот тут и произошел непредвиденный казус. Так как много было заведено новой почты, то система подумала, что это спамовая почта и перестала загружать входящие/исходящую корреспонденцию. Спустя время, почта себя зарекомендовала, как не спам и все стало работать корректно.      

• в корпоративный портал компании планируется завести бизнес-процессы, но для начала сам заказчик их подробно пропишет, что бы без ошибок и лишних потом правок реализовывал у себя в работе.

• был отключен учет рабочего времени, так как в данной компании он оказался не нужен (имеется своя система учета рабочего времени)

• в данный момент активно используют приложение Битрикс24 на телефонах.

Преимущества внедрения:

• работа отделов структурируется, что в дальнейшем приходит понимание (как отделу, так и руководству)

• руководители отделов могут видеть производительность каждого из сотрудников (сколько сделано в течении дня звонков, сколько написано писем и т.д., что решает изначально поставленную задачу перед корпоративным порталом.

Заказчик очень доволен проделанной работе и в планах все больше и больше вникать в работу в данном портале. На это работа не заканчивается, планируется предоставить от нас сотрудника в аренду на месяц, чтобы всю консультативную работу производить на месте.