Внедрение корпоративного портала для работы с дилерами

Многие компании среднего и крупного бизнеса, внедряя Битрикс24, преследуют главной целью оптимизацию совместной работы сотрудников в рамках единой IT-платформы. Кроме того, для эффективного взаимодействия с внешними пользователями часто реализуется функционал CRM-системы.
В этом кейсе расскажем о достаточно типичном процессе взаимодействия B2B-контрагентов (дистрибьютера и дилеров) и решении задачи нашего клиента на платформе Битрикс24.

О клиенте: 
Stiga - известный производитель садовой техники на электрическом или ДВС-приводе.
Дилерская сеть компании насчитывает более 100 представителей во всех регионах РФ.
Перед компанией встала задача создания ресурса, который позволит реализовать процесс взаимодействия с дилерами максимально просто и удобно.

Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?

1. Обеспечить единое информационное пространство для участников бизнес-процесса.

• Реализовать систему внешних\внутренних пользователей и ролей с функциональными ограничениями
• Обеспечить Регистрацию и Авторизацию пользователей
• Обеспечить коммуникации между участниками бизнес-процесса

2. Автоматизировать процедуру создания и утверждения Заявок на отгрузку товаров.

• Создание и редактирование Дилеров
• Создание Товарного Каталога
• Формирование Заявок в электронном виде
• Реализация логики прохождения Заявки по всем этапам бизнес-процесса

3. Обеспечить информирование всех участников процесса на всех его этапах.

• Реализовать систему нотификаций

4. Реализовать быстрый и удобный доступ Представительства к финансовой информации по отгрузкам и статистике продаж.

• Система отчетов

5. Обеспечить взаимодействие с другими информационными системами, участвующими в бизнес-процессе.

• Интеграция с 1С

Реализация системы предполагается на базе программного продукта "1С-Битрикс24" с кастомизацией и разработкой некоторых модулей для соответствия функционала системы бизнес-требованиям заказчика. Система также будет интегрирована с “1С: Предприятие”.


Реализация 

В процессе реализации были созданы удобные интерфейсы для дилера:

1. Каталог продукции (с поиском и фильтрами)
Позволяет дилеру просматривать актуальную информацию о номенклатуре, остатках и ценах (обновляемую в реальном времени). Также, предусмотрен удобный импорт данных в Excel для дальнейшей локальной работы с каталогом.
2. Форма оформления заявки
Позволяет пользователю сформировать заказ с учетом всех существенных параметров (список и количество конкретных позиций, информации об оплате и доставке).
3. Форма оформления рекламации
Кроме того, на портале реализована удобная форма для оформления рекламаций.
Когда Дилер создает заявку он указывает все необходимые параметры, в том числе и продукцию, по которой составляется Рекламация. А в состав самой Рекламации добавляются конкретные позиции (работы, детали), которые участвуют в ремонте или требуют замены.
4. Список рекламаций
Удобный интерфейс для сотрудника, обрабатывающего рекламации. Рекламации попадают в список в хронологическом порядке. При этом, в списке отображается текущий статус рекламации с визуальной маркировкой цветом.
5. Список заявок
Данный раздел предназначен для отображения списка созданных дилером заявок. По каждой из них, не переходя внутрь можно увидеть статус и скачать документацию.
6. Интерфейсы обработки заявки и обработки рекламации
Для создания, редактирования и изменения статуса Заявки используется один и тот же интерфейс, с различным отображением некоторых элементов, в зависимости от Роли пользователя и статуса Заявки.
Реализация логики бизнес-процессов

Для работы на портале были разработаны следующие ролевые модели пользователей.

Интранет (сотрудники компании):

• Администратор
• Представитель
• Сервисник представителя
• Региональный представитель

Экстранет (внешние, сотрудники дилеров):

• Менеджер Дилера
• Сервисник Дилера
• Сотрудник Дилера

Каждый пользователь, в зависимости от роли, имеет ограниченные права.

Интеграция с 1С, формирование документации

Для полноценной работы портала была настроена интеграция с 1С, которая позволяет:
Выгружать на портал позиции каталога, добавленные в БД (номенклатура)
В реальном времени обновлять остатки и цены на продукцию
Формировать бухгалтерские документы
Все это значительно сократило время на коммуникации между сотрудниками компании и дилеров.
Интеграция со службами уведомлений
Система нотификаций подразумевает адресную рассылку автоматических сообщений пользователям Портала при наступлении определенных событий в системе. Предназначена для оповещения всех заинтересованных участников бизнес-процесса о событиях, требующих их внимания и действий.
Каждая нотификация отправляется через SMS и\или e-mail. Реализована настройка включения\выключения режима “и\или” для каждого вида нотификации через административную панель Битрикс24.
Для каждого вида нотификаций разработан шаблон автоматического сообщения\письма.



Внедрение решения помогло оптимизировать бизнес-процессы взаимодействия компании с дилерами и представителями:

• Каждый пользователь, в зависимости от своей роли и уровня доступа, получает всю необходимую и достаточную для работы информации в максимально удобном виде благодаря новым интерфейсам.
• Информация в системе (например, цены и наличие продукции) обновляется в реальном времени, что значительно сокращает процессы коммуникации между сотрудниками и контрагентами.

Документы по заказам и рекламациям формируются и подгружаются в 1С автоматически.

Преимущества от внедрения

В результате внедрения решения процесс создания и обработки заявок (заказов и рекламаций) значительно ускорился.
Автоматизация процессов и интеграция с 1С практически исключают человеческий фактор в значимых бизнес-процессах, что выводит работу системы на новый качественный уровень.

Вывод

Выстраивание бизнес-процессов в компаниях с большим количеством сотрудников и контрагентов невозможно без IT-платформы, соответствующей высоким требованиям по стабильности, гибкости и возможностям интеграции со сторонними сервисами. Выбор Битрикс24 для решения задачи клиента во всех отношениях оправдал себя.
Грамотно составленное техническое задание на этапе планирования и сильная команда разработчиков позволила реализовать нестандартные решения, которые полностью закрыли задачи клиента в части интерфейсных решений, интеграций и получения конечных результатов работы (таких как отчеты и бухгалтерская документация).
Команда PWD продолжает обеспечивать техническую поддержку проекта и, при необходимости, всегда готова к разработке и внедрению дополнительного функционала под стремительно меняющиеся требования бизнеса.


Благодаря этому проекту нам удалось объединить в одном месте, и систему заказов, логистику и работу с претензиями от наших клиентов. Каждый сотрудник может в любой момент времени получить нужную ему информацию в рамках своего процесса, а так же доступна и развернутая статистика по выполним процессам. Все это позволяет быстро реагировать на внештатные ситуации или решать иные проблемы возникающие в бизнес процессах. Простая, интуитивно понятная оболочка позволяет быстро провести обучение как для наших сотрудников, так и для наших партнеров. Не возникло проблем и с интеграцией аутсорсинговых служб, все процессы быстро интегрировались как в 1С так и в другие специальные программы.