О клиенте
TravelLine — компания, помогающая средствам размещения находить новых гостей и получать больше броней.
Компания обратилась к нам с целью автоматизировать работу партнера в Казахстане.
Задачи
Систематизировать работу отдела продаж при помощи CRM.
Автоматизировать процесс ведения клиента в последовательные шаги с постановкой задач сотрудникам.
Усовершенствовать процесс выставления счетов.
Реализовать приложение для формирования отчета партнеру.
Реализовать автоматическую генерацию договоров.
Систематизировать и автоматизировать хранение материалов по клиентам партнера.
CRM
Переориентированы сущность “Лид”, “Сделка”, “Контакт” и “Компания” под специфику компании.
В карточке сделки добавлены вкладки “Доступы” (для хранения доступов к сайту клиента с ограничением прав доступа) и “Регулярные счета” (для хранения перечня регулярных счетов, выставляемых клиенту)
Переориентирована карточка товара под специфику компании.
Настроена интеграция контрагентов и счетов с 1С: Бухгалтерия 8.3
Настроена генерация актов и счетов-фактур с совершением электронной подписи.
Сценарий работы с CRM
Менеджеры ездят на встречи с клиентами, вручную заносят и ведут карточку клиента. Сделки ведутся в полуавтоматическом режиме с автоматической постановкой задач и ручном добавлении дополнительной информации о сделке. Головной офис по отчетам CRM контролирует работу филиала и дает дополнительные указания через обсуждение в Живой ленте.
С участием бизнес-процессов реализован контроль над регулярным выставлением счетов и их оплаты после заключения договора с клиентом
Бизнес-процессы
Реализован процесс для автоматического создания папки компании и подпапок для хранения соответствующих материалов и документов по клиенту. Папка привязывается как к сделке, так и к компании, к которой относятся материалы.
Реализован процесс для загрузки сканированной версии подписанного договора.
Реализован процесс для генерации документов (договор, коммерческое предложение) в зависимости от состава товара в сделке.
Реализован процесс пошагового предоставления услуги с автоматической постановкой задач на соответствующих сотрудников с привязкой к рабочей группе и сделке. В процесс предусмотрены уведомления при просрочке предоставления результатов задач и автоматическое сохранение материалов в папке компании.
Реализован процесс для отдельной постановки шаблонных задач по клиентам.
Реализован процесс передачи клиентов от одного партнера другому с автоматической генерацией необходимых для передачи документов.
Реализован бизнес-процесс для автоматического создания новых счетов по клиентам и отправке их на электронный адрес через специальный сервис.
Описание процесса “Постановка задачи”
Запуск процесса происходит как из карточки сделки, так и из процесса “Предоставление услуг”.
При запуске происходит проверка состава услуг в сделке.
По итогу проверки в зависимости от набора услуг устанавливается соответствующий перечень задач на предустановленных исполнителей с динамически формирующимся текстом задачи.
В зависимости от услуги устанавливаются разовые задачи или цепочка последовательных задач, которые могут быть выполнены только друг за другом.
Для разных услуг цепочки задач устанавливаются параллельно, если это возможно по бизнес-логике.
По завершению процесса все материалы по задачам сохраняются в папке клиента, а менеджер клиента получает уведомление о завершении работ.
Внешние приложения
Реализовано приложение для парсинга отчетов по клиентам для генерации на их основе файлов счетов, файлов отчетов и создании новых счетов в разделе “Счета”.
Реализовано приложение для отправки писем клиентам с данными о счетах и отчетах по всем счетам в нужном статусе.
Реализовано приложение для контроля отправки писем через приложения портала.
Реализовано приложение для генерации на основе выставленных за выбранным период счетов на портале отчета партнеру.
Проведен аудит и собрана проектная информация.
Используя инструментарий CRM систематизирована информация по клиентам
Через бизнес-процессы реализовано последовательное предоставление услуги.
Все шаблонные действия автоматизированы и производятся бизнес-процессами на основе данных по клиентам.
Расширен функционал отправки писем.
Реализованы приложения для генерации отчетных документов в 1 шаг, вместо их ручного сбора в течении нескольких дней.
В итоге, почти полностью автоматизирована работа бухгалтера, генерация документов. Все задачи по предоставлению услуг создаются автоматически на основе состава договора и услуг в нем. Письма отправляются через сервис для контроля их получения и прочтения. Все действия фиксируются в CRM,а документы загружаются на общий диск с привязкой к клиентам и сделкам.
Таким образом, головной офис компании контролирует работы филиала в Казахстане и может быстро сделать срез по эффективности.
Адрес 424002, Респ. Марий Эл, г. Йошкар-Ола, ул. Красноармейская 61а, 3 этаж
Телефон +7 836 238-10-80
По Битрикс24 звоните: +7(8362)38-10-80
E-mail: info@citrus-soft.ru