Коротко о клиенте.
Картинг-центр в городе миллионнике: 4 филиала, штат от 20 до 40 человек в зависимости от сезона. Основные направления:
аренда спортивной техники и трассы,
проведение соревнований,
корпоративные мероприятия,
школа картинга.
Положение дел до внедрения: основные проблемы и цель.
Клиент обратился в нашу компанию за внедрением CRM-системы. Цель внедрения - переход на цифровые инструменты, автоматизация бизнес-процессов.
Основные проблемы:
база клиентов не ведется,
сайт компании морально и технически устарел,
общение с клиентами ведется в офлайне и по телефону,
подарочные сертификаты и абонементы фиксируются в тетради и продаются только офлайн,
нет удобной системы фиксации резервов трасс;
договора, счета и др. документы подготавливаются в Microsoft Word,
важные файлы хранятся локально на ПК, при необходимости пересылаются через почту,
корпоративная почта не организована, используются личные почтовые ящики.
Обновление сайта и внедрение Битрикс24.
Так как сайт компании морально и технически устарел, плюс недавно пережил взлом, было решено перенести его с бесплатной CMS на 1С-Битрикс: Управление сайтом. В качестве CRM-системы был выбран Битрикс24, благодаря выгодному сочетанию цены и функционала.
Параллельно стартовали работы по обновлению сайта и внедрению Битрикс24.Внедрение проходило в несколько этапов.
1. Регистрация портала и приглашение пользователей, настройка структуры компании.Аренда картов - разовая аренда. Подготовлен специальная CRM-форма для упрощения регистрации на заезд. Клиенты могут заполнить форму самостоятельно с помощью смартфона или на специальном ПК-терминале. При заполнении формы проводится регистрация участников на заезд, сбор согласий и ознакомление с правилами техники безопасности. Результаты регистрации фиксируются в CRM. На основании введенных данных подготавливается печатная форма согласий для подписания клиентом. Аренду карта можно оплатить с помощью подарочного сертификата или абонемента.
Данный функционал позволил ускорить процесс регистрации и упростил работу менеджеров.
Групповые мероприятия. В сделках указывается время и бронируемая трасса, менеджеры всегда в курсе текущего графика. Также с помощью REST API Битрикс24 на сайте реализован раздел с графиками бронирования трасс. Клиенты в реальном времени могут посмотреть свободное/занятое время и подобрать дату аренды.
В данном направлении настроены документы CRM для подготовки договоров и печатных форм счетов. Менеджеры были очень рады автоматическому заполнению реквизитов по ИНН в карточках компаний.
Данный функционал дал возможность ускорить подготовку документов для организации групповых мероприятий, а также позволил реализовать прозрачную и понятную систему бронирования трасс.
Продажа сертификатов. Подготовлен реестр подарочных сертификатов, которые позволяет отслеживать действующие, использованные и просроченные сертификаты. Реестр сделан на базе списков. Проведена настройка бизнес-процесса генерации сертификатов с автоматической отправкой на email-клиента, а также сменой статуса по истечению срока действия сертификата.
На сайте компании подготовлен раздел по продаже подарочных сертификатов. Все заказы фиксируются в Битрикс24 в качестве сделки в данном направлении. После оплаты сделка автоматически закрывается и генерируется новый сертификат в реестре. Подарочный сертификат можно учесть при аренде карта или в качестве предоплаты для группового мероприятия.
Настроены отчеты, позволяющие отслеживать статусы сертификатов, а также расчитывать прибыль в данном направлении.
Данный функционал позволил отказаться от ведения реестра в тетради, автоматизировал и увеличил продажи подарочных сертификатов.
Продажа абонементов. Подготовлен реестр абонементов, воронка и бизнес-процессы по аналогии с сертификатами. Отличие только в том, что в абонементе учитывается количество посещений.
После настройки воронок к CRM были подключены все необходимые каналы коммуникации: чат на сайте, мессенджеры, социальные сети, телефония, электронная почта (настроена корпоративная почта в домене компании), СМС. Это позволило упростить коммуникацию менеджеров с клиентами: началось ведение базы клиентов, общение с клиентами в чатах ведется в рамках «одного окна», звонки клиентам и письма автоматически фиксируются в CRM - всегда можно найти кто и когда коммуницировал с клиентом.
Настроенные роботы позволяют отправлять автоматические оповещения клиентам о грядущих резервах.
К Битрикс24 подключен рекламный кабинет Яндекс.Директ для отслеживания эффективности рекламы, настроена сквозная аналитика.
Все важные файлы были загружены на Битрикс24.Диск. Больше не нужно искать где хранится векторный логотип компании :)
Итог внедрения спустя 3 года.
Сложно говорить о пользе внедрения сразу после завершения процесса. Поэтому мы и решили написать этот кейс спустя три года.
Что мы получили в итоге? Очень довольного клиента, с которым мы работаем и по сей день.
Что получил клиент? Тут коротко не скажешь. Если по пунктам, то:
В базе CRM уже более 9 тысяч клиентов. База активно используется для маркетинговых активностей, настроены сегменты клиентов.
Сквозная аналитика позволяет отслеживать эффективность рекламных каналов.
Все запросы клиентов обрабатываются максимально быстро, всегда можно поднять историю взаимодействия с клиентом.
Продажи подарочных сертификатов выросли.
Автоматизированы рутинные процессы по подготовке документов и фиксации данных.
Ну и самый главный итог - прибыль компании выросла.
Адрес г.Челябинск, Проспект Ленина 79, офис 510
Телефон +7 (351) 799-59-30
По Битрикс24 звоните: +7 (351) 799-59-30
E-mail: info@plexrise.com