Pro Гимнастика, центр художественной гимнастики

О КОМПАНИИ

Центр художественной гимнастики «Pro гимнастика» – одна из самых быстро растущих спортивных сетей в Москве и Московской области, сеть состоит из 21 филиала. В компании работает более 20 сотрудников, 15 из них являются пользователями Bitrix24.

ЗАДАЧИ

• Внедрить систему управления продажами на базе Bitrix24.
  
  
• Четко понимать конверсию лидов в пробные занятия и конверсию пробных занятий в сделку.
  
  
• Интегрировать сложную схему IP-телефонии с CRM Bitrix24.
  
  
• Возможность работы и распределения входящих заявок между франчайзи.
  
  
• Отслеживание посещаемости занятий по абонементам тренерами.
  
  
• Реализовать в виде автоматизированных бизнес-процессов алгоритмы ведения сделок.

ОСОБЕННОСТИ ПРОЕКТА

• Необходимо спроектировать структуру работы основного колл-центра и распределения заявок на всю сеть с учетом разных регионов и городов. При этом заявки распределяются как на головную компанию, так и на франчайзи. 

• Для решения этой задачи внедрена CRM система с жестко заданными процессами обработки лидов и разграничение прав доступа к базе клиентов. 

• Разработан бизнес-процесс – автоматические поздравления с днем рождения клиентов по СМС. 

• Провести обучение и подготовить команду к использованию Bitrix24 за одни сутки. В итоге, провели 3-х часовой вебинар с подробной демонстрацией функций CRM-системы. Создали чаты в Skype, куда все администраторы могли писать и получать оперативный ответ. 

ПРОЦЕСС

1. Внедрение блока CRM:

• Подключены интеграции с лендингом на Tilda и Flexbe, CallBackHunter, IP-телефония Zadarma и сервис SMS.ru.
  
  
• Оптимизирована карточка лида, сделки и контакта.
  
  
• Загружена действующая база клиента.
  
  
• Настроены роботы для ускорения и автоматизации работы с клиентом.
  
  

2. Разработан бизнес-процесс поздравления клиентов с днем рождения

ПРИМЕРЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СИСТЕМЫ

• По факту получения заявки назначается ответственный, который получает автоматическую задачу «связаться с потенциальным клиентом». После связи с клиентом администратор вносит информацию о потенциальном клиенте в карточку лида и переносит карточку на этап «Обработан» (если лид – целевой). Если лид не обработан в течение 3-х дней, руководитель получает уведомление. 

• На этапе «Обработан» администратор получает задание договориться о пробном занятии, а также проконтролировать его посещение. Если занятие не было посещено, администратор получает задание связаться с клиентом, узнать о причинах и назначить новую дату пробного занятия. Через день, руководитель проверяет назначение новой даты. В случае посещения клиентом пробного занятия лид переходит в статус «Был на пробном».

• Администратору ставится задача «связаться с клиентом» по поводу оформления абонемента. Лид конвертируется в сделку иначе указывается причина отказа. 

• На первом этапе работы со сделкой, администратору ставится задача «забронировать абонемент для клиента».

• На следующем этапе проводится оплата абонемента и ее контроль.

• По факту получения оплаты выставляется задача на выбор тренера и контроль окончания абонемента, а также контроль посещения занятий.

• По окончании абонемента сделка считается успешной и ставится задача на продление абонемента.

РЕЗУЛЬТАТ

• Собственник бизнеса может осуществлять контроль работы компании онлайн из любой точки мира. 
  
  
• Исключена возможность «потери» заявки от потенциальных клиентов. Все заявки попадают в CRM систему, где они фиксируются руководством.  
  
  
• Четкое понимание конверсии лидов в клиентов. 
  
  
• Оперативное реагирование на изменения в компании. 
  
  
• Благодаря интеграции с IP-телефонией, администраторы могут звонить напрямую из Bitrix24, все звонки записываются и хранятся в карточке клиента.