Проект по внедрению бизнес-процесса "Инспектирование обособленных подразделений" и работе CRM

ARBEN  - крупнейший поставщик мебельных тканей на российском рынке с  1994  года. Приоритеты компании: качество мебельных тканей и самые  свежие  тенденции интерьерной моды.

ARBEN оперативно и  профессионально  удовлетворяет запросы по товарному ассортименту и  сервису через  многочисленные филиалы и представительства на территории  России и  Ближнего зарубежья

Огромный ассортимент обивочных тканей для широкого круга клиентов:

• - крупных и небольших фабрик по      производству мягкой мебели,
  
• - региональных дилеров и      продавцов,
  
• - индивидуальных      предпринимателей,
  
• - частных покупателей.
  

Руководителю   бизнеса всегда хотелось облегчить работу по проверке отделов. Нужно   было, чтобы информация была собрана в одном месте, была нагляднее   представлена и уходила быстрее ему на оценку. Остановили выбор на   сервисе Б24, потому как задачи были связаны с другими инструментами   портала, что позволяло работать в одной программной среде.

В   компании был зарегистрирован корпоративный портал и использовался, в   основном, для быстрой коммуникации между сотрудниками, использовались   такие инструменты, как чат, сообщения в живой ленте, календарь.   Количество сотрудников, использующих сервис Битрикс24 превысило 30   пользователей.

Позже заинтересовал такой инструмент, как задачи. В   компании знали, что можно подчинять одну задачу другой. И это очень   подходило для постановки задач по проверке регламентной работы   подразделений. Но механизм шаблонов был недостаточно гибок для   постановки задач на инспектирование, так как не допускал вариативности.   Так пришла идея использовать инструмент бизнес-процессов. Наиболее   удобными оказались бизнес-процессы именно из живой ленты. Сначала был   создан процесс, который формирует список задач. При запуске процесса   задавались параметры: какое подразделение проверять, каких сотрудников   поставить участниками, а также в какие сроки проводить проверку. Далее,   чтобы была возможность создавать подзадачи, которая отсутствует в   стандартном функционале Б24, было написано приложение «Генератор   подзадач». Приложение проверяло наличие новых задач, задач, которые   должны быть к ним привязаны, и запускалось с некоторой периодичностью   планировщиком заданий «Крон». В результате, сотрудники стали получать   быстрее задания на проверку, информация по проверкам стала более   структурированной. Особенно удобно то, что задачи доступны и в  мобильном  приложении Битрикс24. А поскольку в комментарии к задачам  можно  прикреплять изображения, в том числе и снимки со смартфона, то  сам  процесс инспектирования стал производиться гораздо быстрее.

Далее   был задуман конкурс фотографий с использованием материалов   производителя. Решено было использовать блок CRM. Появилась возможность   согласовывать и утверждать фотографии без лишних писем и звонков,  такая  возможность появилась благодаря роботам CRM, которые рассылают   уведомление ответственному лицу по каждому событию процесса, а также   сообщить отправителю об утвержденной фотографии. Очень помог инструмент   CRM-маркетинг, который позволяет гибко настраивать рассылки,если   проходит какая-либо акция.  Далее встал вопрос о поступлении фотографий  с  других регионов, для этого была реализована возможность работы с   данными о геолокации. Отслеживание местоположения помогает понять,   откуда отправлена фотография. В отличие от процесса по конкурсу   фотографий, который основан на роботах, этот процесс основан на шаблоне   обычного процесса, который срабатывает при создании сделки. Процесс   задействует двух участников: первый сотрудник согласовывает фотографии и   распределяет ответственность по клиентам, второй начисляет для   фотографии баллы.Фотография и сведения о геолокации так же приходили в   портал с помощью приложения и рассматривались без дополнительных затрат   времени на письма и звонки.

После запуска системы пользователи отмечают удобство и простоту работы с   сервисом Б24, использование сервиса в "полях" с помощью мобильных   устройств, оперативное получение заданий и уведомлений, ускоренную   коммуникацию между отделами и сотрудниками, легкую коммуникацию с  клиентами и более удобный сбор информации по ним.