Корпоративный портал для энергетической компании “СТИ”

Группа СТИ объединяет ведущие российские компании в области комплексного управления и поставки энергоресурсов.

Основным заказчиком работ был владелец компании. Ему необходимо прозрачно видеть деятельность организации, получать сводные отчеты о деятельности подразделений через своего секретаря. Второстепенными заказчиками внедрения были руководители отделов, с которых владелец требует отчетности и прозрачности их работы. Важность внедрения такого инструмента как Битриск24 подчеркивается наличием у компании географически удаленных офисов.

Отдел развития (продаж) и отдел реализации получили настроенную CRM, где на каждом этапе система сама подсказывает что нужно сделать и отправляет уведомления при бездействии. Руководители подразделений и собственник видят на каких этапах находятся сделки, кто ответственный, и могут оперативно повлиять на ситуацию. Все сотрудники прошли двухдневное обучение использованию инструментария коробочного Битрикс24 и получили ответы на все интересующие их вопросы, как они могут переложить свои ежедневные операции и обязанности на имеющийся функционал портала.

Начало сотрудничества

Клиент обратился к нам с задачей настройки CRM и обучения сотрудников эффективному использованию портала. Процесс продажи может длиться от трех месяцев до трех лет, поэтому очень важно контролировать сделки на каждом этапе и знать “на чьей стороне мяч”. Без системы, заточенной под такой процесс сложно знать и помнить в какой момент времени кто что должен сделать, а человеку со стороны (например Владельцу, который получил тревожный сигнал и хочет разобраться) понять ситуацию по проекту, в какой точке он находится. 

Портал используется всеми офисными сотрудниками компании, обоих региональных представительств, в Санкт-Петербурге и Новосибирске. Воронка продаж общая, но можно смотреть ее в различных срезах, в том числе и по региональному расположению офиса.

С порталом интегрирована почта сотрудников, автоматически идет сбор входящих сообщений с ящиков сотрудников, которые привязываются к сделкам, компаниям и контактам в CRM. Менеджеры видят информацию о прочитанности писем и могут соответственно реагировать на это событие. Это заложено в схеме ведения сделок и реализована автоматизация.

Автоматизация и контроль

Компания Улей провела брифинг ключевых сотрудников заказчика по вопросу ведения сделок, каналов получения лидов, какие данные должны быть получены от клиента на каком этапе, какие занесены в CRM. По итогам брифинга выявлены шаги ведения сделки, выявлены узкие моменты, в которые может теряться контроль. Определено время по прошествии которого при отсутствии действий со стороны сотрудника необходимо повлиять на ситуацию. Определены меры контроля и уровни автоматизации.

Разработка схемы процесса продаж

В ходе брифинга выявили, что канал получения потенциальных клиентов один. Руководитель отдела развития самостоятельно подбирает таких клиентов, используя интернет и желтые страницы. Найденные контакты передает списком своим менеджерам, которые их обрабатывают. На основе этого решено было не использовать в Битрикс24 такую сущность “Лид”, которую обычно используют для квалификации входящих обращений. Руководитель самостоятельно проводит такую квалификацию и передает контакты уже потенциальных клиентов, которым могут быть интересны услуги компании, своим менеджерам, то есть “забрасывает” их в воронку продаж на первую стадию.
Полностью изучив весь процесс продажи было выявлено 15 стадий сделки, которые необходимо контролировать в воронке и участие двух подразделений в работе над ней. 
В ходе составления данной схемы, то есть uml-диаграммы, сотрудники компании Улей сразу проецировали работу сотрудников на CRM Битрикс24, учитывая ее возможности и особенности: Схема процесса продаж в Битрикс24

В итоге

О будущем

В дальнейшей проработке у нас стоит задача автоматизации постановки групповых задач по шаблонам. Задачи должны быть сразу выстроены по заранее известным срокам в виде Ганта, могут они быть и параллельные и последовательные. 
Таких групповых шаблонов может быть неограниченное количество, они могут создаваться обычными сотрудниками компании заказчика. Запускаться они могут из сделок с автоматической привязкой к рабочей группе проекта.
Есть еще ряд требований к этой автоматизации, которая не доступна в штатной поставке Битриск24.