Автоматизация процессов согласования договоров и исходящей корреспонденции

Компания «Комплексные системы безопасности» оказывает инжиниринговые услуги в области обеспечения пожарной и антикриминальной безопасности объектов жилого, общественного, производственного, административного и складского назначения. Все нормативно-технические услуги и мероприятия по проектированию, разработке, внедрению и техническому обслуживанию систем безопасности осуществляются высококвалифицированными специалистами, имеющими высокий уровень компетенции в вопросах действующей нормативной базы и богатый опыт работы с оборудованием от ведущих отечественных и мировых производителей. Компания образовалась в 2010 году и располагается в городе Москва. Имидж и стиль работы компании предполагает высокие требования к систематизации деятельности и качеству документации.

Нас пригласил к участию в закрытом конкурсе технический директор компании Владимир Лифшиц. У заказчика уже функционировал коробочный портал, и было техническое задание на выполнение работ по автоматизации его деятельности, включая внедрение не настроенных прежде функций платформы. Компания уже пыталась работать с несколькими партнерами 1С-Битрикс, но не получила ожидаемых результатов. Мы обсудили ТЗ, ознакомились с дополнительными исходными данными, доказали наши компетенции и конкурентоспособность, в результате чего выиграли конкурс и заключили договор.

В целях соблюдения очередности внедрения по приоритетам, заявленным Заказчиком, работа изначально разделена на этапы: в первую очередь настроили интеграцию с телефонией, сайтами и электронной почтой, настроены стадии сделок и других сущностей CRM с учетом специфики технологий заказчика. Параллельно был заключен договор на сопровождение (для текущей поддержки и обучения новых сотрудников) и дополнительное соглашение к основному контракту на автоматизацию процессов согласования договоров и управления корреспонденцией. Работы по последнему договору выполнены в полном объеме и уже приносят пользу компании, они освещены ниже.

Первым стал процесс подписания и отправки исходящей корреспонденции: составили и утвердили техническое задание на настройку процесса в ленте; настроили поля процесса и его права, разработали шаблон бизнес-процесса со статусами и протестировали его при всех возможных условиях; составили текстовую инструкцию со скриншотами для сотрудников; наконец – протестировали бизнес-процесс с техническим директором по ролям. Далее сотрудники, по инструкции, и с помощью Владимира, начали использовать настроенный процесс. По мере усвоения возможностей и ограничений, диктуемых автоматизированным регламентом процесса, стали появляться дополнительные пожелания и предложения от сотрудников, чтобы сделать процесс более эффективным, удобным и исчерпывающим все сценарии работы с документом. Сейчас отправка пакета документов, предполагающая возврат экземпляра, подписанного получателем, запускает ветку контроля этого возврата.

Вторым стал процесс согласования договоров, поскольку процесс по корреспонденции является вложенным, т.е. из процесса по согласованию договоров автоматически создаётся элемент процесса по корреспонденции, так как операция подписания и отправка договора контрагенту целиком вписана в алгоритм бизнес-процесса корреспонденции. Все документы, которые ранее заполнялись вручную, сейчас формируются автоматически. Также реализовано автоматическое присвоение регистрационных номеров исходящих документов для каждого юридического лица компании. Весь процесс нагляден – история согласования, из-за кого задержка, причины несогласований. Работа над вторым процессом проводилась одновременно с доработкой первого. Последовательность работ по настройке процесса согласования договоров была полностью аналогичной, однако, из-за того, что процесс намного сложнее, финальное тестирование проводилось с реальными сотрудниками по ролям.

Изменения в работе затронули большинство отделов компании, так как почти все сотрудники инициируют отправку писем и участвуют в подготовке или согласовании договоров. Теперь оба процесса, которые существуют в любой компании и периодически приносят головную боль, когда возникает всплеск коммуникативной активности, а поиски реального ответственного за документ на нужном шаге занимает много времени, в «Комплексных системах безопасности» автоматизированы. В настоящий момент продолжается опытная эксплуатация, сопровождаемая доработками и улучшениями.

Первые положительные результаты нововведений уже очевидны, а потому приняты сотрудниками с одобрением и интересом; тем временем, продолжается работа над автоматизацией других процессов компании. На данный момент годовой показатель вовлеченности по «пульсу» 59%: Задачи и проекты и Чат и видео имеют по 73%, CRM – 60%, Социальная сеть – 59%.

Отзыв технического директора Владимира Лифшица:

При подготовке конкурса на модернизацию портала, в ходе предварительного отбора, мы ориентировались на рекомендации партнера-вендора 1С-Битрикс, который проводил у нас аудит портала, оказал услуги по предпроектному обследованию и разработке Технического задания, а также на рекламу партнеров производителя на сайте https://www.bitrix24.ru/partners/. После предварительного отбора к конкурсу было приглашено семь участников.

У нас были следующие существенные критерии выбора победителей конкурса:

·         Опыт автоматизации работы проектно-монтажных и сервисных организаций, работающих в секторе B2B;

·         Готовность следовать индивидуальным требованиям, заявленным в ТЗ, в соответствии с ГОСТ 34.602-89 ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ НА СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ, а также разработать и выполнить программу испытаний, доказывающую соответствие действующей системы заявленным требованиям. Мы отслеживали реакцию на эти требования, обсуждали с участниками готовность их соблюдения;

·         Готовность выпустить документацию на систему и её части в соответствии с действующими стандартами для технической документации;

·         Цена на оказание размещаемой в рамках конкурса услуги в совокупности с ценой на последующее сопровождение.

Кроме того, в дополнение к ТЗ, мы заявили о возможности предоставить по запросу дополнительные исходные данные – укрупненные блок-схемы и табличные описания наших технологических процессов, которые мы планируем автоматизировать последующими очередями проекта. Компания Трионикс оказалась в числе двух из семи, кто запросил эти материалы, и единственной, кто содержательно обсудил их. В результате она выиграла конкурс по совокупности критериев и проявляет изрядное упорство в том, чтобы доказать своё соответствие той высокой планке, которая нами востребована.

Надеемся на скорое завершение первой очереди проекта и продолжение сотрудничества.