Внедрение CRM Битрикс24 в ГК Бизнес Гарант

О КОМПАНИИ

Группа компаний «Бизнес-Гарант» была основана в 2005 году и вначале занималась только оказанием юридических услуг. Компания находится в постоянном развитии, каждый год открываются новые офисы и запускаются новые услуги.

ОСОБЕННОСТЬ ПРОЕКТА

После года использования корпоративного портала Битрикс24 были подведены неутешительные итоги. Система работала не стабильно, не решала поставленных перед ней бизнес-задач, и периодически теряла пользовательские данные за несколько дней в результате технических сбоев. Пользователи негативно относилась к необходимости работать в системе. Потеряв нужную информацию о делах и клиентах несколько раз сотрудники в отделах продаж не хотели продолжать тратить время на внесение бесполезных данных в Битрикс24 и не получать от этого ничего.

В результате проведенного Компанией «Смарт Проект» аудита оказалось, что установленная на тот момент инсталляция системы имеет целый ряд проблем с настройками безопасности, с доработанным не стандартным функционалом, настройками прав доступа, недоступностью обновлений; а главное в своём неконтролируемом развитии после первого внедрения проект зашел в идеологический тупик.

В результате стихийных настроек и доработок CRM системы, клиентская база собиралась неправильно и была непригодна для использования.

Взвесив все за и против на совете директоров Бизнес-Гарант, было принято единственное верное стратегическое решение инициировать новый проект внедрения Битрикс24 в котором будет учтен весь накопленный удачный и не удачный опыт ведения ИТ проектов.

Бизнес Гарант динамично развивающаяся компания и к моменту, когда начался новый этап внедрения Битрикс24 старое техническое задание по которому когда-то была настроена система полностью устарело. Специалисты «Смарт Проект» провели обследование бизнес-процессов в 12 направлениях бизнеса ГК «Бизнес Гарант» разработали новую концепцию и новые требования к системе.

На совете директоров «Бизнес Гаранта» были сформулированы новые приоритетные цели проекта внедрения CRM системы 2.0

ЦЕЛИ ПРОЕКТА

1) Обеспечить высокий уровень отказоустойчивости системы и сохранность пользовательских данных

2) Спроектировать и запустить процессы CRM системы таким образом то бы в Битрикс24 автоматически формировалась необходимая и достаточная управленческая отчетность.

3) Сохранить возможность обновления платформы Битрикс24, которая была утрачена в ходе доработок ранее.

4) Вовлечь персонал, преодолеть сопротивление внедрению сотрудников компании получивших негативный опыт ранее и не желающих работать в Битрикс24 далее. Сделать систему понятной и удобной для пользователей во всех направлениях.

5) Формирование клиентской базы и создания инструмента сегментирования клиентов для повторных и кросс продаж. 

Кроме общих требований к проекту были так же сформированы индивидуальные требования для каждого отдельно взятого направления, по управлению задачами, различным интеграциям с внешними системами, сервисами и сайтами.

РЕЗУЛЬТАТЫ

Работы производились поэтапно. После настройки Битрикс24 по техническому заданию каждое направление прошло подробное обучение в соответствии с новыми настройками системы и сценариями работы и переведено в новую версию Битрикс24. В некоторых случаях удалось перенести и часть пользовательских данных, со старого портала на новый. Перевод всех пользователей в новую систему занял около 8 месяцев.

Все поставленные ГК Бизнес Гарант задачи были реализованы:

— портал работает стабильно

— пользовательские данные бэкапируются раз в 3 часа

— решены проблемы с безопасностью и сохранностью информации

— все направления Бизнес Гарант работают в CRM системе и видят в этом реальную пользу для компании и для себя лично

— управленческая отчетность в Битрикс24 соответствует действительности

— налажены процессы передачи клиентов из разных направлений для осуществления кросс-продаж

По итогу решены все текущие бизнес-задачи заказчика и портал не потерял возможность получать обновления от компании 1С-Битрикс.